Quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Những tiến bộ hiện đại cho phép các cấp độ tối ưu hóa hoạt động và thông tin chi tiết về dữ liệu chưa từng có trước đây.
Các công cụ có sẵn cho các chủ doanh nghiệp ngày nay gần như là vô hạn, có thể vừa là lợi vừa có hại. Có các công cụ có sẵn để quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp từ hàng tồn kho đến dịch vụ khách hàng và thuế. Mỗi phần mềm được thêm vào hệ thống công nghệ của một công ty sẽ giúp chịu gánh nặng quản lý và cũng làm tăng tính phức tạp của toàn bộ tổ chức.
Tiến độ và sự phức tạp thường đi đôi với nhau. Điều này đặc biệt đúng đối với tiến bộ công nghệ. Tin tốt là trong khi các hệ thống ngày càng trở nên phức tạp, chúng cũng đang trở nên hiệu quả và chính xác hơn. Điều này không ngăn được khó khăn tạo ra trở ngại.
Một trong những trở ngại cồng kềnh nhất khi làm việc trong một hệ thống phức tạp là việc phân tích tính tối ưu của nó. Mỗi bộ phận chuyển động đóng một vai trò có thể khó đánh giá cao và bản thân các bộ phận đó có thể có những khối phồng không cần thiết trong đó. Đây là nơi quản lý quy trình kinh doanh (BPM) có thể được giới thiệu để giúp các tổ chức tận dụng tối đa các nguồn lực của họ.
BPM là gì?
Quản lý quy trình kinh doanh là phương pháp mà các tổ chức quản lý và cải tiến quy trình của họ.
BPM bao gồm phân tích từng quy trình cũng như phân tích về vai trò của quy trình đó trong bức tranh kinh doanh tổng thể. BPM là tất cả về các quy trình tinh chỉnh để loại bỏ từng điểm tối ưu hóa có thể xảy ra. Nó có thể đơn giản như loại bỏ một bước bổ sung trong quy trình hoặc xây dựng lại toàn bộ quy trình từ đầu.
Trước khi đi sâu vào quản lý quy trình kinh doanh, điều quan trọng đầu tiên là phải xác định quy trình là gì trong bối cảnh này.
Quy trình kinh doanh là gì?
Quy trình kinh doanh có thể được mô tả là một chuỗi các bước lặp đi lặp lại được thiết kế để đạt được mục tiêu. Lặp lại là một khía cạnh quan trọng của quy trình kinh doanh. Chúng nên được thực hiện thường xuyên và nhiều hơn hoặc ít hơn mỗi lần.
Các quy trình không giống như các dự án hoặc nhiệm vụ. Dự án là những thể hiện riêng lẻ của một tác phẩm cụ thể. Khi thực hiện một dự án, mục tiêu là đạt được một kết quả duy nhất, một lần. Mặt khác, nhiệm vụ là các nhiệm vụ riêng lẻ hoặc các phần của dự án phải được hoàn thành để dự án được coi là hoàn thành.
Quy trình là những công việc được thực hiện thường xuyên, chẳng hạn như giới thiệu nhân viên mới, xử lý khiếu nại của khách hàng hoặc bán hàng.
BPM hoạt động như thế nào?
Quản lý quy trình kinh doanh, như một kỷ luật, cố gắng coi mỗi quy trình được thực hiện bởi một tổ chức như một công việc riêng biệt, biệt lập, đồng thời coi chúng như một phần của câu đố tổ chức lớn hơn.
Việc sử dụng các phương pháp và công cụ BPM đòi hỏi khả năng nhìn song song hoạt động kinh doanh ở quy mô vi mô và vĩ mô. Mỗi quá trình cần được tối ưu hóa bên trong chính nó, nhưng tác động của nó đối với các quá trình hoặc hoạt động khác cũng cần được xem xét.
BPM là một chu trình liên tục bao gồm bốn giai đoạn chính: phân tích, thiết kế, mô hình hóa và thực hiện.
Phân tích
Mỗi quy trình kinh doanh được phân tích về tính hiệu quả và tối ưu hóa của nó. Mục đích của giai đoạn này là giám sát hoạt động và xác định các cơ hội để cải tiến. Phân tích liên quan đến việc đi qua từng quy trình để xem điều gì hiệu quả và điều gì không. Giai đoạn phân tích là một quá trình liên tục.
Thiết kế
Sau khi xác định các cơ hội để cải tiến, các chuyên gia BPM bắt đầu phát triển các ý tưởng về cách tốt nhất để giải quyết một vấn đề hoặc tối ưu hóa một quy trình. Đây là lúc để tạo ra bàn thắng. Các quy trình nên được thiết kế như một phiên bản lý tưởng của chính chúng ở giai đoạn này.
Lập mô hình
Các kỹ thuật tạo mô hình có thể khác nhau tùy thuộc vào quy trình đang được tinh chỉnh, nhưng tạo mẫu hoặc chạy các trường hợp thử nghiệm luôn là một cách tuyệt vời để xem các thay đổi được đề xuất sẽ ảnh hưởng đến hoạt động như thế nào. Bước này là cần thiết để tinh chỉnh các ý tưởng thiết kế và kết hợp các khái niệm thành những thay đổi có thể thực hiện được.
Đưa nó vào cuộc sống
Một khi mô phỏng xác nhận rằng những thay đổi được đề xuất có tác động tích cực đến quy trình và hoạt động kinh doanh nói chung, đã đến lúc thực hiện thay đổi và gắn kết tất cả các phần lại với nhau. Thực hiện các quy trình mới hoặc quy trình sửa đổi có thể là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nếu các bước trước đó đã thành công, thì bạn biết rằng nỗ lực là xứng đáng với kết quả cuối cùng.
