Dziś każdy biznesmen stara się znaleźć nowe i nowe sposoby na usprawnienie, rozwój i kontrolę własnego biznesu.
O ile wcześniej wszystkie metody prowadzenia biznesu koncentrowały się na pozostałościach Związku Radzieckiego, dziś coraz bardziej popularne stają się metody i trendy zagraniczne. Dlatego w tym artykule postanowiliśmy porozmawiać o jednym z najpopularniejszych sposobów prowadzenia działalności – KPI – kluczowych wskaźnikach wydajności i co to jest, rozważymy poniżej.
Zapoznanie się ze wskaźnikiem KPI
Według badań przeprowadzonych w Rosji ponad połowa menedżerów pracujących w różnych firmach nie jest zadowolona z systemu oceny wyników ich pracy. Dla każdego menedżera jest to obarczone faktem, że jakość pracy każdego pracownika będzie niższa, a firma może ponieść straty. Dlatego plan połączeń-spełnienie-wynik-motywacja-zachęcanie powinien być jasny dla każdego pracownika. To właśnie zapewnia wykorzystanie KPI w biznesie.
Najczęściej rosyjscy biznesmeni postrzegają KPI jako „kluczowy wskaźnik wydajności” – ale jest to zbyt niejasne znaczenie tego podejścia. Najlepszą nazwą KPI byłoby „kluczowy wskaźnik wydajności”, ponieważ słowo „wydajność” w języku angielskim oznacza „wynik”. Dlatego, aby zrozumieć znaczenie KPI, należy określić różnice między wskaźnikiem wydajności a wskaźnikiem wydajności i dowiedzieć się, co to jest:
Trudno będzie zrozumieć znaczenie KPI tylko przez teorię. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, dlaczego jest stosowany w praktyce. Najlepiej stosować system KPI dla dużych przedsiębiorstw oraz firm należących do średnich przedsiębiorstw. Oczywiście system jest lepszy dla tych, którzy zamierzają rozwinąć swój mały biznes, ponieważ odpowiednia kontrola wydajności jest kluczem do sukcesu. W praktyce kierownik wylicza KPI dla każdego pracownika z osobna, po pewnym czasie wskaźniki różnych pracowników są skorelowane: najlepsi są zachęcani, a najgorsi są karani.
Wady i zalety wykorzystania KPI w biznesie
Menedżer to osoba, która jest zainteresowana przede wszystkim sprawnym funkcjonowaniem swojego przedsiębiorstwa, musi monitorować każdy proces zachodzący na produkcji, każdego pracownika, udzielając instrukcji, motywując personel.
Ponadto menedżer nie zawsze może śledzić, jak każdy pracownik wykonuje swoją pracę, zwłaszcza jeśli jest ich wielu, a wyliczony wskaźnik KPI dla każdego z nich jest świetną okazją do uzyskania informacji o wydajności każdego z nich. Taki system jest również korzystny dla pracownika – on sam widzi obiektywną ocenę swojego wyniku, potrafi rozsądnie ocenić swoje mocne strony i rozwijać się w swoich działaniach zawodowych. Dodatkowo, terminowo zrealizowany plan pozwala pracownikowi na otrzymywanie premii w postaci premii lub podwyżki wynagrodzenia, a to jest absolutna zaleta.
Wady systemu KPI
Jeśli chodzi o niedociągnięcia, to znajdują się one w takim systemie. Pomiędzy nimi:
- W dużych przedsiębiorstwach, gdzie jest wiele działów, najczęściej KPI są liczone nie dla każdego pracownika, ale dla wszystkich pracowników każdego konkretnego działu, więc jeśli jedna osoba „przebiła”, to cały dział będzie miał wynik ujemny , co wpłynie na wynagrodzenia wszystkich pracowników działu. Dlatego przy stosowaniu KPI konieczne jest również uwzględnienie poziomu efektywności i pracy zespołowej, aby przeprowadzić dodatkowe działania teambuildingowe. A najlepiej opracować KPI dla działów i dla każdego pracownika z osobna, wtedy będzie można bardziej obiektywnie ocenić pracę pracowników;
- System KPI jest opracowywany zgodnie z określonymi cechami przez upoważnionych pracowników, więc opinia wszystkich pracowników bardzo często nie jest brana pod uwagę podczas opracowywania;
- Zdarzają się przypadki, kiedy system KPI działa na zasadzie jednostronnej, często bez korzyści dla pracownika: wykonał pracę dobrze – dobrze wykonał, zarobił, zrobił to źle – obniżył wynagrodzenie. Oznacza to, że system nagród działa gorzej niż system kar;
- Wadą systemu jest również to, że dość trudno obiektywnie określić KPI dla programisty czy inżyniera, gdyż ci specjaliści często mają unikatowe zadania (rozwiązania, wynalazki), na które nie ma jasno określonego czasu, a pracownicy wykonują nie masz doświadczenia w pracy z podobnymi zadaniami;
- Wypracowanie KPI przez specjalistów to dodatkowa praca, czas, wysiłek i pieniądze, które również trzeba brać pod uwagę. Ważne jest, aby zrozumieć, czy takie podejście jest racjonalne w konkretnym przypadku.
Aby system KPI działał poprawnie w przedsiębiorstwie, konieczne jest kompleksowe i odpowiedzialne podejście do jego rozwoju, wszystko stopniowo. Wtedy pracownicy będą zadowoleni, a kierownik będzie zadowolony z wyników pracy.
Jak KPI są wykorzystywane w biznesie
KPI są wykorzystywane w dużych firmach, małych i średnich przedsiębiorstwach, które sprzedają np. różne towary. Tutaj KPI jest obliczany na podstawie stosunku liczby połączeń przychodzących do firmy i rzeczywistych faktów sprzedaży.
Na przykład kierownik firmy sprzedającej polisy ubezpieczeniowe zna wskaźniki, które musi spełnić w określonym czasie i już sam oblicza, ile polis musi sprzedać i w jakich ramach czasowych. Dla tych, którzy dopiero zaczynają sprzedawać polisy ubezpieczeniowe, KPI wynosi 1/10. Oznacza to, że na dziesięć spotkań przynajmniej jedna polisa musi zostać sprzedana. Najczęściej dla kierownika sprzedaży stosuje się następujące wskaźniki: liczba nowych klientów, wielkość sprzedaży, wielkość średniej kwoty otrzymanej od jednego klienta, liczba odmów.
Aby takie KPI działały efektywnie, nie możesz ich „powiesić” w 10 kawałkach na pracownika, lepiej zatrzymać się na 3-5. Najważniejsze nie jest ilość, ale jakość sformułowania. Ważne jest, aby uniknąć niejasności w wyjaśnianiu wskaźników KPI.
Innym przykładem skuteczności wykorzystania KPI w biznesie jest obszar logistyki, gdzie praca menedżera jest najbardziej podstawowa. Tutaj KPI pozwoli nie tylko stymulować pracownika, ale także zidentyfikować słabości i spróbować się ich pozbyć. Problem można skutecznie rozwiązać tylko wtedy, gdy znane są jego przyczyny. Może menedżer wykonuje kilka telefonów i nie otrzymuje niezbędnej ilości informacji, nie spotyka się osobiście z klientem, nie stara się poszerzać bazy klientów, nie rozwiązuje problemów niezadowolonych klientów.
