Macierz Eisenhowera to metoda ustalania priorytetów zadań na podstawie ich pilności. Pomoże Ci to określić, które czynności są ważne, a które w ogóle nie zasługują na Twoją uwagę.
Twórcą słynnej Matrycy Eisenhowera jest Dwight Eisenhower.
Ten cytat stanowi również podstawę osobistego zarządzania czasem Dwighta Eisenhowera. Przechodząc do macierzy, macierz zasadniczo dzieli Twoje zadania na 4 ćwiartki w zależności od tego, co musisz zrobić w określonych porach dnia.
Te 4 kwadranty to:
- Akcja.
- Rozwiązanie.
- Delegacja.
- Usuń.
Akcja
Pierwsza ćwiartka matrycy Eisenhowera składa się z twoich najważniejszych zadań. Działania, które należy podjąć pilnie. Ta kategoria obejmuje zazwyczaj zadania z nadchodzącym terminem lub takie, których nie można przełożyć.
Aby umieścić zadania w tej kategorii, musisz najpierw dokładnie przeanalizować swoje priorytety, a następnie zdecydować, czy spełnia kryteria „Zrób to teraz”. Jeśli zadanie musi zostać wykonane w ciągu jednego dnia lub nie dłużej niż następnego dnia, jest to zadanie pilne.
Innym sposobem umieszczenia tego w kontekście jest przypomnienie słynnej zasady Marka Twaina „zjedz żabę”, zgodnie z którą najpilniejsze rzeczy dnia należy robić z samego rana.
Przyjrzyjmy się konkretnemu przykładowi pracy, aby ułatwić ci pracę. Pod koniec każdego tygodnia masz delegowany obowiązek dostarczenia swojemu kierownikowi kompleksowego raportu. Teraz twój weekend to piątek. Jest czwartek rano, a ty nie ukończyłeś jeszcze raportu. Czy dotyczy to pilnych zadań? Absolutnie!
Rozwiązanie
Rozwiązaniem jest 2. ćwiartka macierzy Eisenhowera. Składa się z ważnych, ale niekoniecznie pilnych zadań. Może to obejmować szereg obowiązków, od listów zawodowych, kontynuacji, po bardziej osobiste spotkania i zobowiązania.
Zadania w tym kwadrancie należy zaplanować na inny czas. Z reguły te zadania są zgodne z Twoimi długoterminowymi celami i przyczyniają się do Twojego rozwoju. Typowym przykładem na co dzień może być ćwiczenie. Wiesz, że to ważne dla dobrego zdrowia, ale nie możesz znaleźć na to czasu. Musisz więc zdecydować, kiedy jesteś gotowy do uderzenia.
Zaplanuj zadania w taki sposób, aby nie trafiały do kategorii „pilne”. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu, aby je ukończyć, gdy nadal pasują do tej jednostki.
Delegacja
3 ćwiartka macierzy Eisenhowera – delegacja. Ta kategoria obejmuje nieważne, ale pilne zadania. Brzmi to sprzecznie z intuicją, ponieważ naturalnie Twoim pierwszym odruchem byłoby stwierdzenie, że ważne są również zadania, które nie są pilne? Niekoniecznie!
Te czynności zwykle dają złudzenie, że jesteś ważny, podczas gdy w rzeczywistości nie przyczyniają się one zbytnio do Twojej produktywności. Musisz zdecydować, czy musisz przełożyć to wydarzenie, czy może to zrobić ktoś inny.
Niektóre przykłady mogą obejmować planowanie rozmów kwalifikacyjnych, odpowiadanie na niektóre e-maile lub spotkania zespołu, które ktoś inny może organizować, gdy jesteś zajęty wykonywaniem czynności w kwadrancie 1.
Eliminacja
Ostatnią kategorią matrycy Eisenhowera jest eliminacja. Składają się z zadań, które w rzeczywistości zabijają Twoją produktywność. W ogóle nie przyczyniają się do realizacji twoich celów. Zidentyfikuj te działania i wyeliminuj je, aby poprawić swoją produktywność.
Typowymi przykładami takich działań są bezmyślne surfowanie w mediach społecznościowych, ciągłe sprawdzanie telefonu pod kątem połączeń lub wiadomości, granie w gry wideo lub typowe czynności, których używasz do odwlekania.
Jak wykorzystać macierz Eisenhowera do zarządzania czasem?
Jeśli do tej pory zastanawiasz się, że dzięki tej matrycy Twoje życie zostanie magicznie zorganizowane, to nie jest to takie proste! Ale przy odrobinie wysiłku możesz wejść na właściwą ścieżkę.
Najpierw musisz skategoryzować swoje pilne i ważne zadania. Aby to zrobić, musisz odpowiednio ustalić priorytety i określić poziomy pilności.
Twoje pilne zadania są zwykle związane z ograniczeniami czasowymi. Wszystkie te zajęcia mówią „zrób to teraz” i wymagają Twojej najwyższej uwagi.
Z drugiej strony twoje ważne zadania są zazwyczaj długoterminowe i skoncentrowane. Z reguły nie dają natychmiastowych rezultatów i są bardziej nastawione na podejmowanie bardziej efektywnych długofalowych decyzji.
Po zakończeniu kategoryzowania pilnych i ważnych zadań, oto kilka rzeczy, które musisz zrobić, aby w pełni wykorzystać potencjał Macierzy Eisenhowera do zarządzania czasem:
Nadaj kody kolorów ćwiartkom
Przypisz kody kolorów do swoich kwadrantów, aby szybko zrozumieć powagę sytuacji. Rozmieszczając kolory, możesz szybko dowiedzieć się, co dalej. Te kody kolorów pomagają również ustalać priorytety zadań w celu podejmowania świadomych decyzji.
Na przykład: Kwadrant „Przed” może być pokolorowany na czerwono, aby wskazać pilność zadań.
Kategoryzuj swoje działania zawodowe i osobiste
Aby uniknąć powielania zobowiązań, utwórz oddzielne macierze dla swoich zadań zawodowych i osobistych. Pomoże ci to zrozumieć, co nas czeka, i będzie miało duży wpływ na to, jak zarządzasz swoim czasem. Sztuczka może polegać na tym, aby zarezerwować określone godziny dnia dla obu rodzajów zobowiązań i zobaczyć, jak to działa.
Ogranicz liczbę elementów w czwórce
Dodanie zbyt wielu elementów do kwadrantu nadmiernie skomplikuje sprawy, a cel wykorzystania macierzy Eisenhowera do zarządzania czasem zostanie utracony. Aby to zoptymalizować, ogranicz liczbę działań do 7 lub 8. W ten sposób nie będziesz przytłoczony tym, co musisz zrobić.
Marina sumiennie wypełnia swoje obowiązki zawodowe. W ciągu dnia robi to, czego się od niej oczekuje, a często nawet więcej. Siedzenie do późna w pracy, zaniedbywanie obowiązków osobistych na rzecz obowiązków zawodowych jest dla niej aż nazbyt powszechne.
A wszystkie ważne obowiązki rodzinne, które przegapiła, to inna historia. Ale to wszystko teraz odbija się na jej zdrowiu (zarówno psychicznie, jak i fizycznie) i produktywności.
Czego więc właściwie brakuje w jej życiu? Jak można się domyślić, macierze Eisenhowera.
Często nie zdajesz sobie z tego sprawy, ale jedyne, czego potrzebujesz w swoim życiu, to odrobina organizacji i ustalenie priorytetów tego, co należy zrobić, aby wypełnić nakładające się obowiązki.
Powiedziawszy to, prawdopodobnie myślisz, że to nie jest takie trudne. Masz rację i jednocześnie nie masz racji. Źle w tym sensie, że jeśli uważasz, że tworzenie losowej listy rzeczy do zrobienia działa cuda, to zadziała, ale nie w sposób, w jaki byś chciał.
I masz rację, przy odrobinie większego wysiłku i przy użyciu macierzy Eisenhowera twoje życie będzie znacznie lepsze.
