Zarządzanie biznesem nigdy nie było łatwym zadaniem. Nowoczesne postępy umożliwiają niespotykane dotąd poziomy optymalizacji operacyjnej i wglądu w dane.
Narzędzia dostępne dzisiejszym właścicielom firm są niemal nieograniczone, co może być zarówno dobrodziejstwem, jak i zmorą. Dostępne są narzędzia do zarządzania każdym aspektem działalności, od zapasów po obsługę klienta i podatki. Każdy element oprogramowania dodany do stosu technologicznego firmy pomaga udźwignąć ciężar zarządzania, a także zwiększa złożoność organizacji jako całości.
Postęp i złożoność często idą w parze. Dotyczy to zwłaszcza postępu technologicznego. Dobrą wiadomością jest to, że chociaż systemy stają się coraz bardziej złożone, stają się również wydajniejsze i dokładniejsze. To nie powstrzymuje trudności przed tworzeniem przeszkód.
Jedną z najbardziej uciążliwych przeszkód podczas pracy w złożonym systemie jest analiza jego optymalizacji. Każda ruchoma część odgrywa rolę, która może być trudna do docenienia, a same części mogą mieć w sobie niepotrzebne rozdęcie. W tym miejscu można wprowadzić zarządzanie procesami biznesowymi (BPM), aby pomóc organizacjom w maksymalnym wykorzystaniu ich zasobów.
Co to jest BPM?
BPM obejmuje analizę każdego procesu, a także analizę roli, jaką odgrywa w ogólnym obrazie biznesowym. BPM polega na dostrajaniu procesów, aby wycisnąć każdą możliwą kroplę optymalizacji. Może to być tak proste, jak usunięcie dodatkowego kroku w procesie lub przebudowanie całego procesu od podstaw.
Zanim zagłębimy się w zarządzanie procesami biznesowymi, ważne jest, aby najpierw zdefiniować, czym jest proces w tym kontekście.
Co to jest proces biznesowy?
Proces biznesowy można opisać jako serię iteracyjnych kroków zaprojektowanych w celu osiągnięcia celu. Powtarzalność to kluczowy aspekt procesów biznesowych. Powinny być wykonywane regularnie i za każdym razem mniej więcej tak samo.
Procesy to nie to samo co projekty lub zadania. Projekty są indywidualnymi instancjami konkretnego dzieła. Podczas realizacji projektu celem jest osiągnięcie jednego, jednorazowego rezultatu. Z drugiej strony zadania to pojedyncze zadania lub części projektu, które muszą zostać ukończone, aby projekt został uznany za kompletny.
Procesy to zadania wykonywane regularnie, takie jak wprowadzanie nowych pracowników, obsługa reklamacji klientów lub sprzedaż.
Jak działa BPM?
Zarządzanie procesami biznesowymi, jako dyscyplina, stara się traktować każdy proces wykonywany przez organizację jako osobną, wyizolowaną pracę, jednocześnie postrzegając je jako część większej organizacyjnej układanki.
Korzystanie z metod i narzędzi BPM wymaga umiejętności spojrzenia na biznes w skali mikro i makro w tandemie. Każdy proces powinien być zoptymalizowany sam w sobie, ale należy również wziąć pod uwagę jego wpływ na inne procesy lub działania.
BPM to ciągły cykl, który obejmuje cztery główne etapy: analizę, projektowanie, modelowanie i wdrożenie.
Analiza
Każdy proces biznesowy jest analizowany pod kątem jego wydajności i optymalizacji. Celem tej fazy jest monitorowanie operacji i identyfikacja możliwości poprawy. Analiza polega na przejściu przez każdy proces, aby zobaczyć, co działa, a co nie. Faza analizy jest procesem ciągłym.
Projekt
Po zidentyfikowaniu możliwości poprawy, specjaliści BPM zaczynają opracowywać pomysły, jak najlepiej rozwiązać problem lub zoptymalizować proces. Nadszedł czas na tworzenie celów. Na tym etapie procesy powinny być zaprojektowane jako idealna wersja samych siebie.
Modelowanie
Techniki modelowania mogą się różnić w zależności od udoskonalanego procesu, ale tworzenie prototypów lub uruchamianie przypadków testowych jest zawsze doskonałym sposobem sprawdzenia, jak proponowane zmiany wpłyną na operacje. Ten krok jest niezbędny, aby udoskonalić pomysły projektowe i połączyć koncepcje w możliwe do zastosowania zmiany.
Ożywianie go
Gdy symulacja potwierdzi, że proponowane zmiany mają pozytywny wpływ na proces i biznes jako całość, nadszedł czas na wprowadzenie zmian i zebranie wszystkich elementów w całość. Wdrażanie nowych lub zmodyfikowanych procesów może być zniechęcającym zadaniem, ale jeśli poprzednie kroki zakończyły się sukcesem, wiesz, że wysiłek jest wart efektu końcowego.
