アイゼンハワーマトリックスは、緊急性に基づいてタスクに優先順位を付けるための方法です。これは、どのアクティビティが重要で、どのアクティビティがまったく注目に値しないかを判断するのに役立ちます。
有名なアイゼンハワーマトリックスの作成者は、ドワイトアイゼンハワーです。
彼の有名な引用の1つは、「緊急のほとんどのものは重要ではなく、最も重要なものは緊急ではない」です。
この引用は、ドワイトアイゼンハワーの個人的な時間管理の基礎にもなります。マトリックスに移ると、マトリックスは基本的に、1日の特定の時間に何をする必要があるかに応じて、タスクを4つの象限に分類します。
これらの4つの象限は次のとおりです。
- アクション。
- 解決策。
- 委任。
- 削除します。
アクション
アイゼンハワーマトリックスの第1象限は、最も重要なタスクで構成されています。緊急に取るべき行動。このカテゴリには通常、期限が迫っているタスクや延期できないタスクが含まれます。
タスクをこのカテゴリに分類するには、最初に優先順位を注意深く分析してから、「今すぐ実行」の基準を満たしているかどうかを判断する必要があります。タスクを1日以内に完了する必要がある場合、または翌日以内に完了する必要がある場合、それは緊急のタスクです。
これをコンテキストに入れる別の方法は、マーク・トウェインの有名な「カエルを食べる」という原則を覚えておくことです。これは、その日の最も緊急なことを朝一番に行う必要があるというものです。
物事を簡単にするための具体的な実例を見てみましょう。毎週の終わりに、あなたは上司に包括的なレポートを提供する責任を委任されます。今、あなたの週末は金曜日です。木曜日の朝ですが、まだレポートを完成させていません。これは緊急のタスクに適用されますか？絶対！
解決策
アイゼンハワー行列の第2象限が解です。これは重要ですが、必ずしも緊急ではないタスクで構成されています。これには、専門家からの手紙、フォローアップから、より個人的な会議やコミットメントに至るまで、さまざまな責任が含まれる場合があります。
この象限のタスクは、別の時間にスケジュールする必要があります。原則として、これらのタスクはあなたの長期的な目標に沿っており、あなたの成長に貢献します。一般的な日常の例は運動です。あなたはそれが健康のために重要であることを知っています、しかしあなたはそれのために時間を作ることができません。だから、あなたはいつストライキをする準備ができているかを決める必要があります。
「緊急」カテゴリに入らないようにタスクをスケジュールします。それらがまだそのユニットに収まっている間にそれらを完了するのに十分な時間があることを確認してください。
委任
アイゼンハワー行列の3象限-委任。このカテゴリには、重要ではないが緊急のタスクが含まれます。これは直感に反するように聞こえますが、当然のことながら、緊急でないタスクも重要であるという最初の本能があるのでしょうか。必要はありません！
これらの活動は通常、あなたが重要であるという幻想を与えますが、実際にはあなたの生産性にはあまり貢献していません。このイベントを再スケジュールする必要があるかどうか、または他の誰かがそれを実行できるかどうかを決定する必要があります。
例のいくつかには、面接のスケジュール、特定の電子メールへの回答、または第1象限の活動で忙しいときに他の誰かが主催する可能性のあるチーム会議が含まれる場合があります。
除去
アイゼンハワーマトリックスの最後のカテゴリは除去です。それらは、実際には生産性を損なうタスクで構成されています。彼らはあなたの目標にまったく貢献していません。これらの活動を特定し、それらを排除して生産性を向上させます。
このような活動の一般的な例としては、ソーシャルメディアを無意識にサーフィンしたり、電話やメッセージを常にチェックしたり、ビデオゲームをプレイしたり、先延ばしにするために使用する一般的な活動があります。
時間管理にアイゼンハワーマトリックスを使用するにはどうすればよいですか？
今までにあなたの人生がこのマトリックスで魔法のように組織化されるのではないかと思っているなら、それはそれほど簡単ではありません！しかし、少しの努力で、あなたは正しい軌道に乗ることができます。
まず、緊急かつ重要なタスクを分類する必要があります。これを行うには、緊急性のレベルに正しく優先順位を付けて決定する必要があります。
緊急のタスクは通常、時間の制約に関連しています。これらのクラスはすべて「今すぐやる」と言っており、細心の注意を払う必要があります。
一方、あなたの重要なタスクは長期的で集中する傾向があります。原則として、それらは即時の結果を提供せず、より効果的な長期的な意思決定を行うことに焦点を当てています。
緊急かつ重要なタスクの分類が完了したら、アイゼンハワーマトリックスの可能性を時間管理に十分に活用するために必要ないくつかのことを次に示します。
象限にカラーコードを与える
象限にカラーコードを割り当てて、状況の重大さをすばやく理解します。色を分散させることで、次に何をすべきかをすばやく理解できます。これらのカラーコードは、情報に基づいた意思決定のためにタスクに優先順位を付けるのにも役立ちます。
例：タスクの緊急性を示すために、前象限を赤に色付けすることができます。
あなたの職業的活動と個人的活動を分類する
コミットメントの重複を避けるために、あなたの専門的および個人的なタスクのために別々のマトリックスを作成してください。これは、何が先にあるかを理解するのに役立ち、時間の管理方法に大きく影響します。ここでの秘訣は、両方のタイプのコミットメントのために1日の特定の時間を取っておき、それがどのように機能するかを確認することかもしれません。
クワッド内の要素の数を制限する
象限に要素を追加しすぎると、作業が複雑になり、時間管理にEisenhowerMatrixを使用する目的が失われます。最適化するには、アクションの数を7または8に制限します。そうすれば、実行する必要のあることに圧倒されることはありません。
マリーナは勤勉に職務を遂行します。日中、彼女は自分に期待されていることを行い、多くの場合それ以上のことをします。仕事で遅くまで起きて、職業上の義務のために個人的な義務を無視することは、彼女にとって非常に一般的です。
そして、彼女が逃したすべての重要な家族の義務は別の話です。しかし、これらすべてが現在、彼女の健康（精神的および肉体的の両方）と生産性に打撃を与えています。
では、彼女の人生には何が欠けているのでしょうか。ご想像のとおり、アイゼンハワー行列。
多くの場合、あなたはそれを理解していないかもしれませんが、あなたの人生で必要なのは小さな組織と重複する義務を果たすために何をする必要があるかという優先順位付けだけです。
そうは言っても、あなたはおそらくそれはそれほど難しいことではないと思っているでしょう。あなたは正しいと同時に間違っています。ランダムなやることリストを作成することがあなたにとって不思議に働くと思うなら、それはうまくいくが、あなたが望む方法ではないという意味で間違っています。
そして、あなたは正しいです。もう少し努力し、アイゼンハワーマトリックスを使用することで、あなたの人生ははるかに良くなります。
