आइजनहावर मैट्रिक्स आपके कार्यों को उनकी तात्कालिकता के आधार पर प्राथमिकता देने का एक तरीका है। यह आपको यह निर्धारित करने में मदद करता है कि कौन सी गतिविधियाँ महत्वपूर्ण हैं और कौन सी आपके ध्यान के योग्य नहीं हैं।
प्रसिद्ध आइजनहावर मैट्रिक्स के निर्माता ड्वाइट आइजनहावर हैं।
यह उद्धरण ड्वाइट आइजनहावर के व्यक्तिगत समय प्रबंधन की नींव भी रखता है। मैट्रिक्स पर आगे बढ़ते हुए, मैट्रिक्स मूल रूप से आपके कार्यों को 4 क्वाड्रंट में वर्गीकृत करता है, जो आपको दिन के दौरान निश्चित समय पर करने की आवश्यकता होती है।
ये 4 चतुर्थांश हैं:
- कार्रवाई।
- समाधान।
- प्रतिनिधिमंडल।
- निकालें।
कार्रवाई
आइजनहावर मैट्रिक्स के पहले चतुर्थांश में आपके सबसे महत्वपूर्ण कार्य शामिल हैं। जिन पर तत्काल कार्यवाही करने की आवश्यकता है। इस श्रेणी में आमतौर पर आगामी समय सीमा वाले कार्य शामिल होते हैं या जिन्हें स्थगित नहीं किया जा सकता है।
इस श्रेणी में कार्यों को रखने के लिए, आपको पहले अपनी प्राथमिकताओं का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना होगा और फिर यह तय करना होगा कि क्या यह “अभी करें” मानदंड को पूरा करता है। यदि किसी कार्य को एक दिन के भीतर या अगले दिन से अधिक समय में पूरा करने की आवश्यकता है, तो यह एक जरूरी कार्य है।
इसे संदर्भ में रखने का एक और तरीका है मार्क ट्वेन के प्रसिद्ध “ईट द फ्रॉग” सिद्धांत को याद रखना कि आपको दिन की सबसे जरूरी चीजें सुबह सबसे पहले करनी चाहिए।
आइए आपके लिए चीजों को आसान बनाने के लिए एक विशिष्ट कार्य उदाहरण देखें। प्रत्येक सप्ताह के अंत में, आपको अपने प्रबंधक को एक व्यापक रिपोर्ट प्रदान करने की जिम्मेदारी सौंपी जाती है। अब आपका सप्ताहांत शुक्रवार है। गुरुवार की सुबह है और आपने अभी तक अपनी रिपोर्ट समाप्त नहीं की है। क्या यह जरूरी कार्यों पर लागू होता है? बिल्कुल!
समाधान
आइजनहावर मैट्रिक्स का दूसरा चतुर्थांश समाधान है। इसमें महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं कि जरूरी कार्य शामिल हों। इसमें कई तरह की जिम्मेदारियां शामिल हो सकती हैं, जिनमें पेशेवर पत्र, अनुवर्ती कार्रवाई से लेकर अधिक व्यक्तिगत बैठकें और प्रतिबद्धताएं शामिल हैं।
इस चतुर्थांश में कार्यों को किसी अन्य समय के लिए निर्धारित किया जाना चाहिए। एक नियम के रूप में, ये कार्य आपके दीर्घकालिक लक्ष्यों के अनुरूप हैं और आपके विकास में योगदान करते हैं। एक सामान्य दैनिक उदाहरण व्यायाम होगा। आप जानते हैं कि यह अच्छे स्वास्थ्य के लिए महत्वपूर्ण है, लेकिन आप इसके लिए समय नहीं निकाल सकते। इसलिए, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि आप कब हड़ताल करने के लिए तैयार हैं।
कार्यों को इस तरह से शेड्यूल करें कि वे “तत्काल” श्रेणी में न जाएं। सुनिश्चित करें कि आपके पास उन्हें पूरा करने के लिए पर्याप्त समय है जबकि वे अभी भी उस इकाई में फिट हैं।
प्रतिनिधिमंडल
आइजनहावर मैट्रिक्स का 3 चतुर्थांश – प्रतिनिधिमंडल। इस श्रेणी में महत्वहीन लेकिन जरूरी कार्य शामिल हैं। जबकि यह उल्टा लगता है, क्योंकि स्वाभाविक रूप से आपकी पहली वृत्ति यह होगी कि गैर-जरूरी कार्य भी महत्वपूर्ण हैं? आवश्यक नहीं!
ये गतिविधियाँ आमतौर पर यह भ्रम देती हैं कि आप महत्वपूर्ण हैं, जब वास्तव में वे आपकी उत्पादकता में ज्यादा योगदान नहीं देते हैं। आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि क्या आपको इस घटना को फिर से निर्धारित करने की आवश्यकता है या यदि कोई और इसे कर सकता है।
कुछ उदाहरणों में इंटरव्यू शेड्यूल करना, कुछ ईमेल का जवाब देना, या टीम मीटिंग शामिल हो सकती हैं, जो आपके क्वाड्रेंट 1 गतिविधियों में व्यस्त होने के दौरान कोई और होस्ट कर सकता है।
उन्मूलन
आइजनहावर मैट्रिक्स की अंतिम श्रेणी उन्मूलन है। उनमें ऐसे कार्य शामिल हैं, जो वास्तव में, आपकी उत्पादकता को नष्ट करते हैं। वे आपके लक्ष्यों में बिल्कुल भी योगदान नहीं देते हैं। अपनी उत्पादकता में सुधार के लिए इन गतिविधियों की पहचान करें और उन्हें समाप्त करें।
ऐसी गतिविधियों के सामान्य उदाहरण हैं सोशल मीडिया पर बिना सोचे-समझे सर्फ करना, कॉल या संदेशों के लिए अपने फोन की लगातार जांच करना, वीडियो गेम खेलना, या सामान्य गतिविधियां जिन्हें आप टालने के लिए उपयोग करते हैं।
समय प्रबंधन के लिए आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग कैसे करें?
यदि अब तक आप सोच रहे हैं कि इस मैट्रिक्स के साथ आपका जीवन जादुई रूप से व्यवस्थित हो जाएगा, तो यह इतना आसान नहीं है! लेकिन थोड़े से प्रयास से आप सही रास्ते पर आ सकते हैं।
सबसे पहले आपको अपने जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों को वर्गीकृत करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, आपको तात्कालिकता के स्तर को सही ढंग से प्राथमिकता देने और निर्धारित करने की आवश्यकता है।
आपके अत्यावश्यक कार्य आमतौर पर समय की कमी से जुड़े होते हैं। ये सभी वर्ग कहते हैं, “इसे अभी करें” और आपको अत्यधिक ध्यान देने की आवश्यकता है।
दूसरी ओर, आपके महत्वपूर्ण कार्य दीर्घकालिक और केंद्रित होते हैं। एक नियम के रूप में, वे तत्काल परिणाम प्रदान नहीं करते हैं और अधिक प्रभावी दीर्घकालिक निर्णय लेने पर अधिक ध्यान केंद्रित करते हैं।
एक बार जब आप अपने जरूरी और महत्वपूर्ण कार्यों को वर्गीकृत करना समाप्त कर लेते हैं, तो यहां कुछ चीजें हैं जो आपको समय प्रबंधन के लिए आइजनहावर मैट्रिक्स की क्षमता का पूरी तरह से उपयोग करने के लिए करने की आवश्यकता है:
चतुर्थांशों को रंग कोड दें
स्थिति की गंभीरता को शीघ्रता से समझने के लिए अपने चतुर्थांशों को रंग कोड निर्दिष्ट करें। रंगों को वितरित करके, आप जल्दी से समझ सकते हैं कि आगे क्या करना है। ये रंग कोड आपको सूचित निर्णय लेने के लिए अपने कार्यों को प्राथमिकता देने में भी मदद करते हैं।
उदाहरण के लिए: कार्यों की तात्कालिकता को इंगित करने के लिए पहले चतुर्थांश को लाल रंग में रंगा जा सकता है।
अपनी पेशेवर और व्यक्तिगत गतिविधियों को वर्गीकृत करें
प्रतिबद्धताओं के दोहराव से बचने के लिए, अपने पेशेवर और व्यक्तिगत कार्यों के लिए अलग-अलग मैट्रिक्स बनाएं। इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि आगे क्या है और आप अपने समय का प्रबंधन कैसे करते हैं, यह बहुत प्रभावित करेगा। यहां तरकीब यह हो सकती है कि दोनों प्रकार की प्रतिबद्धताओं के लिए दिन के विशिष्ट घंटों को अलग रखा जाए और देखें कि यह आपके लिए कैसे काम करता है।
एक क्वाड में तत्वों की संख्या सीमित करें
चतुर्भुज में बहुत से तत्वों को जोड़ने से चीजें जटिल हो जाएंगी, और समय प्रबंधन के लिए आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करने का उद्देश्य खो जाएगा। इसे अनुकूलित करने के लिए, क्रियाओं की संख्या को 7 या 8 तक सीमित करें। इस तरह आप जो करना चाहते हैं उससे आप अभिभूत नहीं होंगे।
मरीना अपने पेशेवर कर्तव्यों को लगन से पूरा करती है। दिन के दौरान, वह वही करती है जिसकी उससे अपेक्षा की जाती है, और अक्सर अधिक। काम पर देर से बैठना, पेशेवर दायित्वों के लिए व्यक्तिगत दायित्वों की उपेक्षा करना उसके लिए बहुत आम है।
और सभी महत्वपूर्ण पारिवारिक दायित्व जो उसने याद किए, एक अलग कहानी है। लेकिन यह सब अब उसके स्वास्थ्य (मानसिक और शारीरिक दोनों) और उसकी उत्पादकता पर भारी पड़ रहा है।
तो उसके जीवन में वास्तव में क्या कमी है? जैसा कि आपने अनुमान लगाया होगा, आइजनहावर मैट्रिसेस।
अक्सर आपको इसका एहसास नहीं हो सकता है, लेकिन आपको अपने जीवन में केवल एक चीज की जरूरत है, वह है एक छोटा सा संगठन और अतिव्यापी दायित्वों को पूरा करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है, इसकी प्राथमिकता।
इसके साथ ही, आप शायद सोच रहे हैं कि यह इतना कठिन नहीं है। आप एक ही समय में सही और गलत हैं। इस अर्थ में गलत कि अगर आपको लगता है कि एक यादृच्छिक टू-डू सूची बनाना आपके लिए अद्भुत काम करता है, तो यह काम करेगा, लेकिन उस तरह से नहीं जैसा आप चाहते हैं।
और आप सही कह रहे हैं, थोड़े और प्रयास से और आइजनहावर मैट्रिक्स का उपयोग करके, आपका जीवन बहुत बेहतर हो जाएगा।
