La popularidad de los seminarios web se ha disparado en los últimos años, y por una buena razón. Los seminarios web de marketing, por ejemplo, tienen una tasa de conversión impresionante de más del 39 %, mientras que las investigaciones muestran que hasta el 40 % de los asistentes a los seminarios web se convierten en clientes potenciales calificados.
No importa cuán grande o pequeña sea su empresa, debe organizar seminarios web regulares si desea tener éxito. Sin embargo, si la idea de crear u organizar un seminario web lo ha dejado desconcertado, no se preocupe. Esta útil guía está escrita para informarle todo lo que necesita saber sobre los seminarios web para su empresa, incluido un proceso paso a paso para crear los suyos de forma rápida y sencilla, incluso si tiene un presupuesto ajustado.
¿Qué es un seminario web?
A menudo son utilizados por empresas y organizaciones para intercambiar ideas y noticias. Los elementos visuales se transmiten a través de un navegador de Internet o una herramienta de conferencia web, mientras que los elementos de audio se pueden transmitir a través de los parlantes de una computadora o teléfono. Durante la presentación, el presentador puede compartir presentaciones de PowerPoint, contenido multimedia, páginas web y más. Además, los participantes pueden responder y hacer preguntas en tiempo real, creando un ambiente colaborativo.
Los seminarios web permiten a los creadores difundir mensajes que no se limitan a la ubicación del visitante, lo que ayuda a lograr muchos objetivos, desde crear autoridad de marca hasta establecer relaciones. Si bien le ahorran la molestia de alquilar un lugar físico, tienen su propio conjunto de requisitos que pueden ser difíciles, como elegir el lugar adecuado, el software adecuado y brindar una buena calidad de sonido.
¿Cuál es el propósito?
Las empresas pueden organizar seminarios web para una variedad de propósitos, tales como:
- Posicionarse como experto y líder intelectual. Un seminario web le brinda la oportunidad de colocarse a sí mismo o a alguien de su organización en un pedestal virtual. Cuando un seminario web está lleno de información útil y se entrega de manera profesional, puede ayudar a su marca a ganarse la confianza, el respeto y la confianza de los asistentes.
- Para ayudar a atraer nuevos clientes de calidad. Si bien los clientes potenciales se pueden generar de varias maneras, puede ser difícil encontrar clientes potenciales de calidad que puedan convertir. Sin embargo, al organizar un seminario web sobre un tema que sea relevante para su negocio, tendrá la oportunidad de causar una impresión duradera en los asistentes que ya han mostrado interés en el área de especialización de su negocio. Se necesita un mayor nivel de compromiso y compromiso que simplemente hacer clic en un enlace o descargar un activo a cambio de su dirección de correo electrónico.
- Para informar a su público objetivo sobre un tema sobre el que quieren aprender más, especialmente uno que les ayude a superar un problema o lograr su mayor deseo. Esto es posible gracias a la capacidad del seminario web de incluir diapositivas, expertos invitados, cuadros de chat para preguntas y más, lo que facilita el proceso de aprendizaje.
- Para demostrar las características de un producto o servicio y sus beneficios. Esto es especialmente útil cuando una empresa está lanzando un nuevo producto o servicio, o incluso actualizando un producto o servicio existente.
- Para instruir cómo funciona un producto o servicio y cómo usarlo. Los seminarios web pueden hacer que su audiencia se interese en comprar productos y servicios, o incluso actualizarse a funciones premium, ya que le permiten mostrar, en lugar de simplemente decirles, el valor de su producto o servicio.
¿Por qué organizar un seminario web?
Los seminarios web tienen muchos beneficios para su negocio, cada uno de los cuales discutiremos con más detalle a continuación.
- Le permite mantenerse al día con las grandes ligas: las principales empresas como LinkedIn, Harvard y Procter and Gamble organizan seminarios web regulares, tanto internos como externos, como parte de un enfoque multifacético para la gestión y comunicación. Ellos cosechan el éxito de los seminarios web y usted también puede hacerlo, sin importar el tamaño o el presupuesto de su negocio.
- Conéctese con audiencias de todo el mundo: los seminarios web se ven en línea desde cualquier parte del mundo, lo que permite que audiencias de diferentes regiones geográficas se conecten en tiempo real, independientemente de su zona horaria. Esto aumenta enormemente su alcance potencial ya que los miembros de la audiencia ya no están limitados por el tiempo y el lugar.
- Interactuar directamente con personas reales: las marcas prefieren la naturaleza en vivo de un seminario web, pero las herramientas de interacción adicionales, como cuadros de chat, encuestas, etc., le permiten interactuar directamente con su audiencia en tiempo real. Esto le permite probar las reacciones de los espectadores a su contenido a medida que se desarrolla el seminario web, en lugar de después.
- Ahorra tiempo y dinero: Organizar un evento físico puede ser costoso, pero los eventos virtuales eliminan la necesidad de viajes, comida y costos de impresión. El bajo costo de hospedar seminarios web los hace extremadamente beneficiosos para empresas de todos los tamaños, y se pueden configurar rápida y fácilmente sin necesidad de habilidades especiales.
- Promoción de la educación: los seminarios web de negocios de promoción educan a su audiencia sobre por qué vale la pena comprar sus productos o servicios y, por lo tanto, brindan valor y también tienen como objetivo vender. Cuando el contenido de su seminario web se enfoca en identificar las necesidades de su audiencia que su propuesta puede satisfacer, además de explicar por qué y cómo pueden hacerlo, aumenta drásticamente sus posibilidades de éxito.
- Posicionarse como un experto: los seminarios web se consideran una oferta de contenido valiosa, por lo que cuando los organiza sobre un tema en el que es particularmente bueno, inmediatamente se posiciona como un experto en ese nicho. Incluso si su seminario web es gratuito, las personas esencialmente «pagan» con su tiempo, lo que significa que están dispuestas a hacer ese tipo de sacrificio para aprender de usted.
- Efectivo para el aprendizaje: los seminarios web también son increíblemente versátiles, lo que significa que no tiene que crearlos para el cliente objetivo. También se pueden usar dentro de una organización para capacitar a los empleados o enseñarles conocimientos adicionales. Todo esto se puede ofrecer de manera presencial, virtual. Esto significa que los empleados pueden seguir un tema desde la comodidad de su hogar u oficina en otro lugar. Las repeticiones de seminarios web también les permiten acceder a la información nuevamente cuando sea necesario.
- Crear conocimiento de la marca: los eventos en línea, como los seminarios web, son una excelente manera de atraer a su audiencia y aumentar su interés, lo que los hace ideales para generar conocimiento de su marca, productos y servicios. Le permiten hacer una declaración sobre su marca y discutir cosas como sus valores, propósito y lo que lo diferencia de la competencia.
- Ampliar el alcance con contenido reutilizable: puede grabar su seminario web para reutilizarlo o más tarde, lo que le ayudará a ampliar aún más su alcance inicial y ahorrar tiempo en la creación de contenido adicional. Un seminario web grabado también se puede utilizar como imán de clientes potenciales o tipo de contenido cerrado, lo que significa que las personas primero deben proporcionar su información o pagar para ver el seminario web, lo que aumentará sus clientes potenciales o ventas.
Tipos de seminarios web
Puede organizar muchos tipos de seminarios web, incluidos:
- Seminario web educativo: permite al anfitrión mostrar su experiencia y educar a la audiencia sobre un tema específico. Estos son los tipos de seminarios web más comunes.
- Enfocado en la audiencia (Preguntas y respuestas): el contenido del seminario web está determinado por las necesidades de la audiencia sobre un tema en particular. El papel del facilitador es responder a estas preguntas.
- Panel de discusión: Permita que un grupo de expertos en la materia o personas influyentes participen juntos en un seminario web, cada uno presentando sus propios conocimientos e ideas. El moderador actúa como facilitador y dirige la discusión.
- Clase magistral: el seminario web está organizado, con el anfitrión guiando a la audiencia a través de un proyecto o tarea específica mediante el uso compartido de pantalla o un método de presentación de diapositivas.
- Reuniones: aunque es menos común, las empresas con una gran cantidad de empleados que trabajan desde ubicaciones remotas o con oficinas en diferentes ubicaciones geográficas también pueden usar el software de seminarios web para reuniones internas.
Cómo funcionan los seminarios web
Entonces, ¿cómo funciona un seminario web? Buena pregunta, y afortunadamente aprenderá de esta sección de la guía que las cosas no son tan complicadas, y todo lo que necesita es:
Encuentre software confiable para seminarios web
El software de seminarios web es vital, ya que permite que estos eventos interactivos en línea se entreguen a una audiencia global. Al elegir un software para seminarios web, tenga en cuenta lo siguiente:
- Qué tan grande será su audiencia ya que el software necesita poder manejar esa cantidad de tráfico.
- Qué funciones o integraciones necesita, como repeticiones, llamadas telefónicas, llamados a la acción o pizarra, o integración de calendario o correo electrónico.
- Cuánto está dispuesto a gastar en el software del seminario web en función de los beneficios del plan o qué podría ser más asequible en función del precio del seminario web.
Programe un seminario web
Una vez que haya elegido el software de su seminario web, es hora de establecer una fecha y hora para su evento en línea. Es bastante simple, solo considere diferentes zonas horarias y elija un día que funcione para una amplia gama de personas, especialmente para su público objetivo.
Cree el contenido de seminario web adecuado para sus asistentes
Este es un paso muy importante, si no el más importante. El contenido es el rey, y si su contenido no beneficia a su público objetivo al abordar algunos de sus principales puntos débiles o problemas, entonces será difícil convencerlos de que su seminario web vale la pena. Para asegurarse de que el contenido de su seminario web sea relevante y atractivo para su público objetivo, hay algunas cosas que debe hacer antes de organizar un seminario web.
- Defina los objetivos de su seminario web. Comience por definir un conjunto claro de objetivos para usted y su audiencia. Al hacerlo, crea el comienzo de un seminario web exitoso al detallar claramente todo lo que desea lograr con su presentación.
- Determine el valor de su seminario web. Consulte el propósito de su seminario web para su público objetivo y cómo su valor difiere de otros seminarios web. Este es un aspecto importante para crear una presentación exitosa, ya que anima a su audiencia a querer asistir y los prepara para lo que vendrá durante su evento.
- Seleccione un tema para el seminario web. Ya sea que su seminario web sea sobre la venta de un producto o el aprendizaje de una habilidad, al centrarse en un tema, puede diseñar el resto del seminario web en consecuencia para satisfacer las necesidades del tema y transmitir su mensaje de manera efectiva.
Promocione su seminario web tan pronto como sea posible
Promocionar su seminario web con frecuencia y con suficiente anticipación es una buena manera de atraer asistentes. Desea que la información sobre usted se difunda a través de las redes sociales y el marketing en su sitio. Al hacer esto desde el principio, los asistentes podrán prepararse adecuadamente y priorizar su evento. Para promocionar con éxito su webinar, necesita:
- Cree un hashtag para su seminario web. Crear un hashtag es una de las herramientas de marketing más simples pero efectivas para difundir su seminario web en línea a través de múltiples plataformas. Los hashtags tienen dos propósitos principales. Primero, le permiten organizar todo su contenido promocional, informativo y de marketing bajo un solo título. En segundo lugar, puede alentar a su audiencia a que también publique con su hashtag para promocionar su seminario web y obtener más asistentes.
- Cree una página de inicio de registro. La página de destino es donde alienta a su audiencia a inscribirse en su seminario web. Aquí es donde incluirá todos los detalles que necesitan saber para prepararlos para su próxima presentación. Un detalle importante a tener en cuenta es incluir la biografía del orador en la página de registro. Debe ser breve pero efectivo porque aquí es donde su audiencia evaluará el nivel de conocimiento ofrecido en su presentación. Esta es una buena oportunidad para mostrarle a su audiencia por qué está calificado para hablar y educar sobre este tema.
- Coloque el banner en un lugar destacado de su sitio web o blog al menos una semana antes de la fecha programada. La ubicación del banner le permite anunciar su seminario web con anticipación para generar más interés y anticipación para su evento. Anuncie el evento en su banner con un sentido de urgencia usando herramientas como temporizadores de cuenta regresiva y un llamado a la acción usando frases como «únase hoy». No olvide vincular directamente a su página de inicio de registro para facilitar el registro.
- Envíe invitaciones a seminarios web para registrarse. Asegúrese de mantenerse actualizado con los asistentes potenciales que han expresado interés en participar en su seminario web pero que aún no se han registrado. Manténgase activo con su audiencia y envíe invitaciones para registrarse en el seminario web como un recordatorio para ellos.
- Envíe correos electrónicos de confirmación a miembros potenciales. Después de que sus miembros se registren, asegúrese de enviar un correo electrónico de confirmación de inmediato. Esto debe incluir todos los detalles del evento, así como los requisitos técnicos que necesitarán para participar en el evento para que puedan prepararse con anticipación.
- Envíe recordatorios por correo electrónico el día anterior o el día del evento. Envíe recordatorios con un enlace al seminario web antes del evento. Esta es una forma útil de asegurarse de que sus asistentes estén listos para el seminario web. Un detalle extremadamente importante a incluir es cualquier software que necesiten descargar para poder participar, así como los requisitos de conexión a Internet. Esto asegurará la transmisión en vivo del evento con interrupciones técnicas mínimas de su parte y garantizará una experiencia en línea fluida y sin problemas en general.
Haz una carrera de práctica
Es extremadamente importante hacer una prueba del seminario web, ya que esto lo ayudará a anticipar cualquier problema que pueda surgir el día del seminario web real. De esta manera, podrá resolver cualquier problema técnico para que su seminario web sea profesional y se desarrolle sin problemas.
Una vez que haya elegido el software de su webinar, programe la fecha y la hora de su webinar, planifique su contenido, promocione su webinar con anticipación y realice una prueba, es hora de poner en marcha su webinar.
¿Cómo organizar un seminario web?
Aquí hay 7 consejos para llevar a cabo un seminario web exitoso:
- Conéctese a Internet mediante un cable (debe tener una conexión ininterrumpida). Para obtener la mejor conexión a Internet posible, conéctese a su enrutador con un cable. Dado que la conexión Wi-Fi puede ser poco confiable, el uso de este método garantizará una presentación en línea fluida e ininterrumpida.
- Use herramientas interactivas como el escritorio compartido para mostrar gráficos, tablas, notas clave e imágenes digitales. Tener un fuerte componente visual de su seminario web puede mejorar su presentación. Dado que muchas personas aprenden visualmente, usan tecnología y preparan ayudas visuales. Además, para el presentador, tener ayudas visuales puede ayudar a que su presentación se desarrolle sin problemas y de manera coherente, lo que en última instancia crea un mejor entorno de aprendizaje para su audiencia.
- Empieza por presentarte de una manera interesante. Siempre es una buena idea presentarse brevemente y explicar por qué es un experto en este campo. Acérquese a su audiencia y demuéstreles que alguna vez fue igual de inexperto en esta área, pero con el tiempo, con la educación y la capacitación adecuadas, se ha convertido en un experto en esta área. Esto ayuda a confirmar su decisión de unirse al seminario web y los prepara para brindarle toda su atención durante todo el evento.
- Habla apasionadamente sobre lo que representas. Si espera que su audiencia esté entusiasmada con su contenido, debe reflejarlo durante su presentación. Sea un apasionado del tema del que está hablando porque, en última instancia, se reflejará en su audiencia y en cómo absorben la información que les transmite. Su audiencia ha dedicado su tiempo a su seminario web y usted debe dedicar la misma cantidad de energía para asegurarse de que su experiencia sea la mejor que pueda brindar.
- Haga comentarios relevantes a lo largo del seminario web. Asegúrate de que suene agradable y respetuoso. De ninguna manera eres un robot, y aunque leer el guión ayudará a acelerar tu presentación, dar un paso atrás también es una buena manera de mantener las cosas interesantes. Puede ser tan simple como hablar sobre su experiencia personal sobre el tema en discusión o una pequeña broma. Esto no solo cautivará a su audiencia, sino que también los ayudará a establecer una conexión personal para comprender mejor el tema.
- Responda todas las preguntas y todos los comentarios. Asegúrese de responder todas las preguntas e inquietudes. Aproveche esta oportunidad para refinar y profundizar y compartir tanto conocimiento como sea posible.
- Pídele comentarios a tu audiencia. La crítica constructiva es la clave para mejorar su seminario web en el futuro. Si es nuevo en el mundo de los seminarios web, los comentarios son extremadamente importantes para mejorar sus habilidades de presentación y eliminar cualquier percance que pueda haber ocurrido durante su seminario web.
Ahora que ha aprendido todo lo que hay que saber sobre seminarios web y cómo crearlos y alojarlos para su negocio, es hora de poner en práctica ese conocimiento.
