Ценность цифровизации сложно переоценить. Она прямым образом влияет на операционную и экономическую эффективность, а также уровень удовлетворенности клиентов. По оценке консалтинговой компании McKinsey, начиная с 2019 года компании перевели на «цифру» от 50% до 70% задач.
Какие процессы следует автоматизировать в 2021 году, рассказывает генеральный директор компании компании SimpleOne — разработчика одноименной ESM-системы, Сергей Чуканов.
Смысл подхода
Цель автоматизации бизнес-процессов — передача части задач, выполняемых человеком, программам, алгоритмам, роботам. Она помогает сократить затраты на выполнение типовых операций и свести к минимуму количество возникающих ошибок. Высокий уровень автоматизации создает предпосылку для цифровизации.
Цифровизация, в свою очередь, открывает возможности для повышения эффективности процессов благодаря анализу разных метрик, таких как время выполнения задачи, количество затраченных ресурсов и другие, и выстраиванию взаимосвязей между процессами. Без нее невозможна цифровая трансформация предприятия.
Почему автоматизация в тренде
Современный мир ускоряется. Теперь даже для того, чтобы «оставаться на месте», необходимо «быстро бежать». Чтобы не потерять свою долю на рынке, нужно постоянно заниматься повышением своей конкурентоспособности. К прошлогодней пандемии и вводимым локдаунам лучше всех оказались подготовлены те компании, которые инвестировали средства в автоматизацию и цифровизацию процессов. Это позволило им оперативно справиться с вопросом организации удаленной работы.
Цифровизация бизнес-процессов становится в последние годы не просто модной, но и жизненно необходимой. Сегодня бизнес воспринимает автоматизацию как способ создания прочного фундамента для построения конкурентных преимуществ и выживания на динамически меняющемся рынке. Цифровая трансформация невозможна без автоматизации. Невозможно гибко и быстро меняться, если в компании «аналоговые» бумажные процессы.
Автоматизация 2021: основные направления
HR-процессы
Одно из популярных направлений — автоматизация HR- процессов. В первую очередь, это внутренний документооборот и кадровые задачи— оформление отгулов и отпусков, просмотр доступного количества дней, оформление расчетных листков и др. Не менее популярна и автоматизация поиска и подбора кандидатов на вакансии, приема на работу и дальнейшего онбординга сотрудников.
Автоматизация онбординга позволяет запланировать и отследить выполнение всех необходимых шагов при адаптации нового сотрудника. Сотрудник быстрее входит в курс дела и начинает приносить пользу, уменьшается вероятность непрохождения испытательного срока. Для массового подбора и проведения интервью начинают использовать роботов-рекрутеров. При дальнейшей автоматизации и цифровизации процессов появляется возможность отслеживания HR-аналитики — прежде всего, показателей текучести кадров.
Информационная безопасность
В последнее время регулярно встречаются новости о взломах корпоративных информационных систем и об утечках данных. В это же время ужесточаются требования и ответственность по защите персональных данных и одновременно увеличивается потребность в удаленном доступе в связи с массовым переходом на удаленную работу. Все это порождает спрос на автоматизацию процессов управления информационной безопасностью.
Система информационной безопасности — это то, что каждый день обеспечивает защиту конфиденциальности, целостности и доступности информации. Она состоит из множества различных процессов, например, управление доступом, управление изменениями, управление инцидентами и др.
Управление ИТ-активами
С увеличением значения использования информационных технологий в бизнесе, автоматизации и цифровизации процессов, растет потребность управления ИТ-активами. Сложно планировать изменения и обеспечивать бесперебойную работу бизнес-процессов и оказываемых услуг, если ты не понимаешь, каким активами обладаешь. Особенно, когда речь идет о крупных, территориально распределенных предприятиях. Под ИТ-активами понимаются аппаратные или программные средства: сервера, системы хранения данных, сетевое оборудование, ноутбуки, принтеры, смартфоны, установленные программы, операционные системы и др.
Автоматизации и цифровизации подвергаются все аспекты «жизни» актива внутри компании — от момента планирования и закупки до списания актива при выводе из эксплуатации. Благодаря этому всегда будет доступна четкая картина — что именно есть у организации, сколько это стоит в определенный момент времени и, самое главное, какова совокупная стоимость услуги, для оказания которой они используются.
Отсутствие управления активами или управление активами старыми «аналоговыми» способами может привести к тому, что значительная часть расходов на лицензирование программного обеспечения и обслуживание оборудования будет относиться к активам, которые больше не используются.
Имплементация алгоритмов машинного обучения и роботизации
Рутинные, повторяющиеся последовательности действий сотрудников можно записать и передать на автоматизированное выполнение роботу (robotic process automation, RPA). В качестве примера таких действий можно привести «офисные» задачи — вычисления и обработка массивов данных в excel-таблицах, публикация информации на сайте компании, проверка входящих и исходящих документов, подбор кандидатов на вакансии, бронирование авиабилетов и гостиниц по заданным критериям и др.
Если заранее точный набор шагов неизвестен, можно попытаться имплементировать (внедрить) алгоритм машинного обучения. На основе анализа исторических данных можно «научить» алгоритм, как правильно поступать в тех или иных ситуациях. Например, возможно научить систему понимать по контексту поступившей заявки, чем она является — сообщением о неисправности или заказом новой услуги. И в зависимости от этого предпринять разные действия — связаться с дежурным инженером или, например, выставить счет на оплату. Конечная цель — устранить или хотя бы уменьшить влияние человека на скорость и качество выполнения процессов.
Результаты внедрения
Назовем три главных результата грамотно внедренной автоматизации бизнес-процессов:
- Основа для цифровых преобразований. Автоматизируя процессы в отделе за отделом, вы внедряете культуру непрерывной трансформации и улучшения.
- Глобальное улучшение процессов. Понимание, что на самом деле происходит в компании, полезно любому бизнесу. Это оптимизирует бизнес-процессы, делает отчетность более прозрачной, избавляет сотрудников от рутинного труда и минимизирует количество ошибок.
- Предсказуемое качество работы. Автоматизация позволяет заранее понимать, какого качества продукт получится на выходе, и улучшить сервисные процессы.
Как следствие, цифровизация помогает повысить не только эффективность работы сотрудников, но и уровень удовлетворенности клиентов, благосостояние компании и всех ее сотрудников.
