مصفوفة أيزنهاور هي طريقة لتحديد أولويات مهامك بناءً على مدى إلحاحها. يساعدك هذا في تحديد الأنشطة المهمة والتي لا تستحق اهتمامك على الإطلاق.
مبتكر مصفوفة أيزنهاور الشهيرة هو دوايت أيزنهاور.
يضع هذا الاقتباس أيضًا الأساس لإدارة الوقت الشخصي لـ دوايت أيزنهاور. بالانتقال إلى المصفوفة ، تصنف المصفوفة مهامك بشكل أساسي إلى 4 أرباع وفقًا لما تحتاج إلى القيام به في أوقات معينة خلال اليوم.
هذه الأرباع الأربعة هي:
- إجراء.
- الحل.
- التفويض.
- إزالة.
الإجراء
يتكون الربع الأول من مصفوفة أيزنهاور من أهم مهامك. الإجراءات التي يجب اتخاذها على وجه السرعة. تتضمن هذه الفئة عادةً المهام ذات الموعد النهائي القادم أو المهام التي لا يمكن تأجيلها.
من أجل وضع المهام في هذه الفئة ، تحتاج أولاً إلى تحليل أولوياتك بعناية ثم تحديد ما إذا كانت تفي بمعايير “افعلها الآن”. إذا كانت المهمة تحتاج إلى إكمالها في غضون يوم أو ليس أكثر من اليوم التالي ، فهي مهمة عاجلة.
هناك طريقة أخرى لوضع هذا في سياقه وهي أن تتذكر مبدأ مارك توين الشهير “أكل الضفدع” والذي ينص على أنه يجب عليك القيام بأكثر الأشياء إلحاحًا في اليوم أول شيء في الصباح.
لنلقِ نظرة على مثال عملي محدد لتسهيل الأمور عليك. في نهاية كل أسبوع ، يتم تفويضك بمسؤولية تزويد مديرك بتقرير شامل. الآن عطلة نهاية الأسبوع هي الجمعة. إنه صباح الخميس ولم تنتهِ من تقريرك بعد. هل هذا ينطبق على المهام العاجلة؟ قطعاً!
الحل
الربع الثاني من مصفوفة أيزنهاور هو الحل. وهي تتألف من مهام مهمة ولكنها ليست بالضرورة مهام عاجلة. يمكن أن يشمل ذلك مجموعة من المسؤوليات ، بدءًا من الرسائل المهنية والمتابعات إلى المزيد من الاجتماعات والالتزامات الشخصية.
يجب جدولة المهام في هذا الربع لوقت آخر. كقاعدة عامة ، تتوافق هذه المهام مع أهدافك طويلة المدى وتساهم في نموك. من الأمثلة اليومية الشائعة التمرين. أنت تعلم أنه مهم للصحة الجيدة ، لكن لا يمكنك تخصيص الوقت لذلك. لذا ، عليك أن تقرر متى تكون مستعدًا للإضراب.
قم بجدولة المهام بطريقة لا تدخل ضمن فئة “المستعجلة”. تأكد من أن لديك وقتًا كافيًا لإكمالها بينما لا تزال تتناسب مع تلك الوحدة.
التفويض
3 رباعي من مصفوفة أيزنهاور – التفويض. تتضمن هذه الفئة مهامًا غير مهمة ولكنها عاجلة. في حين أن هذا يبدو غير بديهي ، لأنه من الطبيعي أن تكون غريزتك الأولى هي أن المهام غير العاجلة مهمة أيضًا؟ ليس من الضروري!
عادة ما توهم هذه الأنشطة أنك مهم ، بينما في الواقع لا تساهم كثيرًا في إنتاجيتك. عليك أن تقرر ما إذا كنت بحاجة إلى إعادة جدولة هذا الحدث أو ما إذا كان يمكن لشخص آخر القيام به.
قد تتضمن بعض الأمثلة جدولة المقابلات أو الرد على رسائل بريد إلكتروني معينة أو اجتماعات الفريق التي قد يستضيفها شخص آخر أثناء انشغالك بالقيام بأنشطة Quadrant 1 الخاصة بك.
القضاء
الفئة الأخيرة من مصفوفة أيزنهاور هي القضاء. إنها تتكون من مهام تقتل إنتاجيتك في الواقع. لا يساهمون في أهدافك على الإطلاق. حدد هذه الأنشطة وقم بإزالتها لتحسين إنتاجيتك.
من الأمثلة الشائعة على هذه الأنشطة تصفح وسائل التواصل الاجتماعي بلا تفكير ، أو التحقق باستمرار من هاتفك بحثًا عن مكالمات أو رسائل ، أو ممارسة ألعاب الفيديو ، أو الأنشطة الشائعة التي تستخدمها للمماطلة.
كيف تستخدم مصفوفة أيزنهاور لإدارة الوقت؟
إذا كنت تتساءل الآن أن حياتك سيتم تنظيمها بطريقة سحرية باستخدام هذه المصفوفة ، فالأمر ليس بهذه السهولة! ولكن بقليل من الجهد ، يمكنك أن تسير على الطريق الصحيح.
تحتاج أولاً إلى تصنيف مهامك العاجلة والمهمة. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تحديد الأولويات وتحديد مستويات الإلحاح بشكل صحيح.
عادة ما ترتبط مهامك العاجلة بقيود الوقت. كل هذه الفئات تقول “افعلها الآن” وتتطلب أقصى اهتمامك.
من ناحية أخرى ، تميل مهامك المهمة إلى أن تكون طويلة المدى ومركزة. كقاعدة عامة ، لا يقدمون نتائج فورية ويركزون أكثر على اتخاذ قرارات أكثر فعالية على المدى الطويل.
بمجرد الانتهاء من تصنيف مهامك العاجلة والمهمة ، إليك بعض الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها للاستفادة الكاملة من إمكانات Eisenhower Matrix لإدارة الوقت:
أعط رموز الألوان لأرباع
قم بتعيين رموز الألوان لأرباعك لفهم خطورة الموقف بسرعة. من خلال توزيع الألوان ، يمكنك بسرعة معرفة ما يجب القيام به بعد ذلك. تساعدك رموز الألوان هذه أيضًا على تحديد أولويات مهامك لاتخاذ قرارات مستنيرة.
على سبيل المثال: الربع السابق يمكن تلوينه باللون الأحمر للإشارة إلى إلحاح المهام.
صنف أنشطتك المهنية والشخصية
لتجنب ازدواج الالتزامات ، قم بإنشاء مصفوفات منفصلة لمهامك المهنية والشخصية. سيساعدك هذا على فهم ما ينتظرنا وسيؤثر بشكل كبير على كيفية إدارتك لوقتك. قد تكون الحيلة هنا هي تخصيص ساعات محددة من اليوم لكلا النوعين من الالتزامات ومعرفة كيف يعمل ذلك من أجلك.
تحديد عدد العناصر في رباعي
ستؤدي إضافة الكثير من العناصر إلى الربع إلى تعقيد الأمور بشكل مفرط ، وسيضيع الغرض من استخدام مصفوفة أيزنهاور لإدارة الوقت. لتحسينه ، حدد عدد الإجراءات إلى 7 أو 8. وبهذه الطريقة لن تشعر بالارتباك مع ما تحتاج إلى القيام به.
مارينا تؤدي واجباتها المهنية بجدية. خلال النهار ، تفعل ما هو متوقع منها ، وفي كثير من الأحيان أكثر. يعد الجلوس متأخرًا في العمل ، وإهمال الالتزامات الشخصية من أجل الالتزامات المهنية أمرًا شائعًا للغاية بالنسبة لها.
وجميع الالتزامات العائلية المهمة التي فاتتها قصة مختلفة. لكن كل هذا يؤثر الآن على صحتها (عقليًا وجسديًا) وإنتاجيتها.
إذن ما الذي ينقصها بالضبط في حياتها؟ كما قد تكون خمنت ، مصفوفات أيزنهاور.
غالبًا قد لا تدرك ذلك ، لكن الشيء الوحيد الذي تحتاجه في حياتك هو القليل من التنظيم وتحديد الأولويات لما يجب القيام به للوفاء بالالتزامات المتداخلة.
مع ذلك ، ربما تعتقد أنه ليس بهذه الصعوبة. أنت على صواب وخطأ في نفس الوقت. خطأ بمعنى أنه إذا كنت تعتقد أن إنشاء قائمة مهام عشوائية يحقق لك المعجزات ، فسوف يعمل ، ولكن ليس بالطريقة التي تريدها.
وأنت على حق ، مع بذل المزيد من الجهد واستخدام مصفوفة أيزنهاور ، ستكون حياتك أفضل بكثير.
