Khả năng hiểu và quản lý dòng tiền được coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp nếu bạn muốn kinh doanh thành công.
Dòng tiền là gì
Dòng tiền của doanh nghiệp có thể dương hoặc âm. Nó thực sự có nghĩa là gì?
- Tích cực – doanh nghiệp nhận được nhiều tiền hơn số tiền bỏ ra.
- Tiêu cực – doanh nghiệp chi tiêu nhiều hơn số tiền nhận được.
Một cách dễ dàng để hiểu đúng về dòng tiền là ghi nhớ tổng số tiền vào và ra khỏi tài khoản ngân hàng trong một tháng. Nếu cuối tháng ngân hàng nhận được nhiều tiền hơn lúc đầu thì kết quả là số dương. Nếu có ít tiền hơn vào cuối tháng, thì điều này có nghĩa là một kết quả tiêu cực.
Tầm quan trọng của Dòng tiền đối với DNVVN
Dòng tiền rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thiếu tiền mặt miễn phí là một trong những lý do phổ biến nhất khiến các doanh nghiệp thất bại. Ngay cả doanh nghiệp thành công nhất cũng có thể nhanh chóng gặp rắc rối nếu tiền bị ràng buộc vào các hóa đơn quá hạn hoặc chưa thanh toán và doanh nghiệp sau đó sẽ không còn thanh toán các hóa đơn chưa thanh toán nữa.
Nhiều doanh nhân trải qua thời kỳ khó khăn khi dòng tiền khan hiếm trong những ngày đầu thành lập doanh nghiệp. Các doanh nhân sẽ có chi phí cao để bắt đầu kinh doanh của riêng mình, nhưng cả khách hàng và khách hàng đều không tạo ra dòng doanh thu cần thiết. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem xét tình hình dòng tiền tiềm năng của bạn ngay từ đầu và đảm bảo rằng bạn có khả năng tiếp cận nguồn vốn mình cần. Nó có thể là tiền tiết kiệm hoặc vốn lưu động có thể thu được bằng nguồn tài chính bổ sung. Điều này sẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục trong khi bạn chờ tiền vào.
Một nhiệm vụ quan trọng khác là theo dõi dòng tiền, đặc biệt nếu hoạt động kinh doanh mang tính thời vụ. Nếu thu nhập của bạn biến động lớn vào các thời điểm khác nhau trong năm, bạn cần theo dõi và quản lý cẩn thận dòng tiền của mình. Trong loại hình kinh doanh này, nó có thể khó khăn hơn để làm như vậy, nhưng chắc chắn là có thể.
Có một dòng tiền dương có nghĩa là doanh nghiệp sẽ được chuẩn bị tốt hơn cho những giai đoạn suy thoái kinh tế có thể xảy ra. Quản lý dòng tiền là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp vì nó cho phép bạn:
- Đưa ra các quyết định tài chính thông minh;
- Cải thiện mô hình kinh doanh của riêng bạn;
- Trả nợ;
- Đầu tư vào một công việc kinh doanh cá nhân;
- Đặt giá ưu đãi;
- Xác định chiều cao được hỗ trợ;
- Trả lại tiền cho cổ đông;
- Bán hàng hoặc kế hoạch kinh doanh thành công
Những thách thức chung về dòng tiền mà các DNVVN phải đối mặt
Hãy xem xét các vấn đề về dòng tiền phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ:
- Lãng phí tiền bạc: Bắt đầu và điều hành một doanh nghiệp là một trải nghiệm tuyệt vời, nhưng một số doanh nhân chi quá nhiều tiền vào hàng hóa và dịch vụ không cần thiết cho hoạt động kinh doanh trực tiếp hoặc sẽ không cần thiết trong thời gian tới tương lai.
- Thanh toán hóa đơn chậm: Đây là vấn đề chung mà nhiều doanh nhân phải đối mặt. Để khuyến khích thanh toán nhanh hơn, điều quan trọng là phải ghi ngày đến hạn trên hóa đơn. Điều này sẽ tăng khả năng nhận thanh toán nhanh hơn và đúng hạn. Và cũng ghi rõ điều khoản thanh toán và lãi suất trong hóa đơn nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn. Nếu ghi các điều khoản thanh toán trên hóa đơn, thì khả năng bạn nhận được thanh toán đúng hạn cao hơn 1,5 lần.
- Đơn giản hóa quy trình thanh toán cho khách hàng của bạn. Khách hàng muốn thanh toán bao nhiêu cũng được, hãy cố gắng giúp họ thanh toán dễ dàng.
- Hàng tồn kho hoặc thiết bị dư thừa. Có quá nhiều hàng tồn kho hoặc hàng tồn kho cản trở dòng tiền và đầu tư vào các lĩnh vực khác của doanh nghiệp. Ngoài chi phí mua hàng tồn kho và hàng tồn kho ban đầu, bạn cũng cần trang trải chi phí vận hành để lưu trữ và duy trì hàng tồn kho đó ở tình trạng thích hợp để bán.
- Chi phí cao: Chi phí cao đặc biệt khó khăn vì nó diễn ra liên tục. Các khoản chi này ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền hàng ngày cho đến khi vấn đề được giải quyết.
- Các chiến lược thu hồi nợ khó đòi. Thông thường, điều cuối cùng chúng tôi muốn nghe là thu hồi nợ, nhưng số dư chưa thanh toán có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và kìm hãm doanh nghiệp. Việc thực hiện chiến lược nhờ thu thanh toán và các thông lệ chấp nhận thanh toán cho các doanh nghiệp sẽ làm tăng khả năng bạn được thanh toán đúng hạn hoặc trả trước.
- Dự báo quá lạc quan. Để giảm nguy cơ không đạt được các mục tiêu, cần phải tuân thủ một cách tiếp cận dự báo thận trọng. Một dự báo lạc quan có thể dẫn đến lãng phí tiền bạc hoặc sự chuẩn bị không tốt, điều này có thể khiến doanh nghiệp cực kỳ dễ bị tổn thương và gặp rắc rối nghiêm trọng.
- Kế toán tồi: Do thiếu thời gian hoặc nguồn lực, hoặc có thể chỉ đơn giản là thiếu hiểu biết về các nguyên tắc cơ bản, nhiều doanh nhân không thể quản lý đúng cách kế toán của công ty mình. Khả năng tổ chức và chuẩn bị các báo cáo tài chính của công ty một cách hợp lý và luôn cập nhật và chính xác là rất quan trọng.
Mặc dù dòng tiền là duy nhất cho mỗi doanh nghiệp, nhưng điều quan trọng là phải hiểu các nguyên tắc chung để biết cách phân tích dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ để bạn có thể hiểu, quản lý và cải thiện nó một cách đúng đắn.
Cách quản lý dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ
Dưới đây là một số cách phổ biến mà các doanh nghiệp nhỏ có thể nhận được tiền mặt để tránh các vấn đề về dòng tiền:
- Tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
- Ước tính thu nhập và chi phí của bạn;
- Lập kế hoạch cho tương lai;
- Xem lại các điều khoản thanh toán;
- Lựa chọn cẩn thận mọi người và các công ty khác để hợp tác thêm;
- Đặt kỳ vọng cho khách hàng và nêu rõ hậu quả trong hợp đồng;
- Xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Cách duy trì dòng tiền lành mạnh
Đừng bỏ bê định hướng kinh doanh của bạn và nhận được một dòng tiền tích cực. Để duy trì dòng tiền lành mạnh, bạn cần:
- Thường xuyên theo dõi dòng tiền của bạn. Cũng như các báo cáo tài chính khác, bạn nên xem báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho từng kỳ.
- Mở hạn mức tín dụng cho các trường hợp khẩn cấp. Bằng cách đảm bảo hạn mức tín dụng cho các vấn đề tiềm ẩn về dòng tiền, bạn có thể nhanh chóng cải thiện tình hình dòng tiền của mình.
- Yêu cầu thanh toán trước. Mặc dù đặt thời hạn cho khách hàng là một cách để khuyến khích thanh toán nhanh hơn, nhưng bạn cũng có thể yêu cầu trả trước hoặc trả góp cho các đơn đặt hàng lớn hơn. Điều này sẽ giúp giảm số lượng các khoản phải thu.
Một cách tiếp cận chủ động được coi là nền tảng của việc quản lý dòng tiền của doanh nghiệp tốt. Bằng cách này, nguồn thu nhập của công ty có thể được bảo vệ.
Quy tắc dòng tiền lành mạnh
Quản lý các khía cạnh hàng ngày của một doanh nghiệp cùng với tài chính và thuế có thể là một quá trình tẻ nhạt dẫn đến những sai lầm mà bạn đơn giản là không thể mắc phải. Dưới đây là một số quy tắc mà bất kỳ doanh nhân nào cũng nên ghi nhớ để duy trì dòng tiền tích cực:
- Tập trung vào dòng tiền, không chỉ là lợi nhuận;
- Chi phí không được vượt quá số tiền hiện có;
- Có một khoản dự phòng trong trường hợp bạn cần bù đắp sự thiếu hụt;
- Bạn muốn mở rộng hoạt động kinh doanh của mình càng nhanh, thì bạn càng cần nhiều tiền hơn;
- Chọn tất cả các khoản đầu tư có thể một cách cẩn thận;
- Đừng lạm dụng nó với hàng tồn kho và nguồn cung cấp;
- Không vay các khoản vay mà bạn không thể trả trong thời gian dài.
Bạn sẽ cần tiền dễ dàng tiếp cận để phát triển doanh nghiệp của mình. Vì vậy, một trong những mục tiêu chính của bạn nên là duy trì một dòng tiền lành mạnh.
