Trong bối cảnh xã hội phát triển như vũ bão và hàng ngày phải tiếp nhận một lượng lớn thông tin, một người ngày càng cần nhiều thời gian hơn để sử dụng đầy đủ các nguồn tài nguyên được cung cấp.
Nhịp sống tăng nhanh dẫn đến việc con người phải hy sinh một điều gì đó vì lợi ích của các mục tiêu chính, hoặc xây dựng các hoạt động sao cho hợp lý và hiệu quả nhất, giảm chi phí thời gian.
Sự ngẫu nhiên trong việc xây dựng các hoạt động, sự lộn xộn trong lịch trình hoạt động và thiếu một kế hoạch hành động được chu đáo dẫn đến việc một người không có thời gian để làm tất cả những việc cần thiết. Hậu quả là căng thẳng, hồi hộp, lãng phí thời gian và sức lực, ảnh hưởng xấu đến kết quả cuộc sống của con người.
Quản lý thời gian nhằm mục đích hợp lý hóa các hành động và hoạt động của bạn, cũng như xây dựng lịch trình thực hiện chúng nhằm đạt được mục tiêu của bạn một cách đầy đủ nhất có thể và với thời gian tối thiểu.
Lịch sử quản lý thời gian
Ngay từ thời cổ đại, con người đã cố gắng xây dựng phương thức sinh hoạt sao cho thực hiện các biện pháp cần thiết trong thời gian ngắn, đồng thời đạt được hiệu quả tối đa. Tuy nhiên, việc quản lý thời gian không được quan tâm đúng mức vì không có nhu cầu đặc biệt.
Với sự phát triển của tiến bộ khoa học công nghệ và sự gia tăng của nhịp độ cuộc sống trong xã hội, một hướng tư tưởng mới xuất hiện – quản lý thời gian – là khoa học về quản lý thời gian. Sự hình thành của khái niệm này có từ nửa sau thế kỷ 20. (70-80 năm), khi cả các nhà khoa học của cộng đồng thế giới và đồng bào của chúng ta bắt đầu nghiêm túc giải quyết vấn đề này.
Trong thế kỷ 21, lý thuyết và thực hành về quản lý thời gian được sử dụng rộng rãi bởi các hạng người và nhóm người khác nhau. Những người này bao gồm nhân viên của các doanh nghiệp, người làm nghề tự do và người nội trợ, và những người tham gia vào hoạt động sáng tạo tự do, tức là hầu hết mọi người nên nghiên cứu chi tiết các quy tắc và phương pháp quản lý thời gian để tăng năng suất tại nơi làm việc và ở nhà.
Mục đích và mục tiêu của quản lý thời gian
Mục tiêu chính của quản lý thời gian, dựa trên bản chất của khái niệm này, là quản lý thời gian và đạt được kết quả tích cực nhất. Phù hợp với mục tiêu, quản lý thời gian giải quyết các nhiệm vụ sau:
- sắp xếp các hoạt động và hành động theo thứ tự ưu tiên cho một người;
- xếp hạng các mục tiêu theo mức độ quan trọng;
- phân bổ nhiệm vụ và trách nhiệm giữa các thành viên của nhóm hoặc đội;
- xây dựng lịch trình để thực hiện các hoạt động như một cách hiệu quả nhất để lập kế hoạch thời gian;
- xây dựng mô hình hành vi hợp lý nhất khi sử dụng tài nguyên tạm thời;
- tăng năng suất lao động và kết quả là hiệu quả và hiệu lực của nó;
- Tìm kiếm các nguồn dự trữ thời gian ẩn có thể được sử dụng hiệu quả hơn.
Các nhiệm vụ được liệt kê là các lĩnh vực hoạt động được mở rộng và do đó mỗi khối có thể được chia thành nhiều nhiệm vụ con nhỏ hơn. Chính xác thì chúng sẽ như thế nào – tùy thuộc vào mỗi người. Cái chính là tất cả đều phải phục tùng mục tiêu chính.
Bằng cách giải quyết những vấn đề này, mỗi người có thể học cách quản lý thời gian của mình một cách hợp lý, sử dụng nó một cách hiệu quả nhất có thể. Những hoạt động như vậy cho phép bạn học cách tự kiểm soát và phân tích, nghiên cứu độc lập về các phương pháp và thực hành khác nhau, tổ chức thời gian cá nhân cho công việc và nghỉ ngơi.
Nguyên tắc quản lý thời gian
Giống như bất kỳ lĩnh vực kiến thức nào khác, quản lý thời gian dựa trên những nguyên tắc nhất định do các chuyên gia phát triển và lấy làm cơ sở để sử dụng. Các nguyên tắc quản lý thời gian sau đây cần được làm nổi bật:
Lập kế hoạch
Chỉ có thể quản lý thời gian hiệu quả nếu nó được phân chia rõ ràng thành các khoảng thời gian nhất định để thực hiện bất kỳ hành động nào. Đồng thời, để thuận tiện, bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp lập kế hoạch khác nhau – viết vào sổ tay hoặc bảng sắp xếp, trong các ứng dụng đặc biệt trên điện thoại hoặc máy tính của bạn. Lập kế hoạch trực quan cho phép bạn đánh giá trực quan về lịch trình đã lập, giúp phân tích chi tiết hơn về hiệu quả.
Xác định mức độ phức tạp của nhiệm vụ
Khi lập một kế hoạch, cần tập trung vào thực tế là một số nhiệm vụ và hoạt động phức tạp hơn, đòi hỏi sự tập trung tối đa hoặc một lượng lớn thời gian. Đó là chúng nên được thực hiện trước hết và tốt nhất là trong nửa đầu của ngày, vì trong thời gian này một người có nhiều sức lực hơn, anh ta tập trung và hiệu suất của anh ta cao hơn nhiều.
Sau khi hoàn thành các nhiệm vụ phức tạp, bạn đã có thể tham gia vào các hoạt động đơn giản hơn có thể được thực hiện ở chế độ làm quen bán tự động. Nếu bạn xây dựng một lịch trình theo hình thức ngược lại, tức là trước tiên hãy làm những việc dễ, sau đó là những việc khó, thì khả năng cao là một người sẽ không thể làm việc chăm chỉ, vì đơn giản là anh ta sẽ không đủ sức;
Tách các quy trình phức tạp thành các quy trình đơn giản
Nếu trong quá trình lập kế hoạch có những điểm đặc biệt khó khăn cần nguồn lực lớn thì tốt nhất bạn nên chia chúng thành những điểm nhỏ hơn. Trong trường hợp này, một mục tiêu dường như không thể giải quyết được sẽ được thực hiện khi việc thực hiện một tập hợp các mục tiêu con đơn giản đạt được;
Tìm kiếm dự trữ thời gian ẩn
Thường thì mọi người không nhận thấy rằng một số khoảng thời gian có thể được sử dụng hiệu quả hơn, và thay vào đó họ dành chúng cho những việc vô ích. Tai họa của xã hội hiện đại là mạng xã hội và Internet, trong đó có quá nhiều thông tin (hữu ích và không nhiều) đến nỗi đôi khi một người không để ý rằng làm thế nào anh ta có thể dành vài giờ liên tục với máy tính hoặc điện thoại.
Thời gian này có thể đã được sử dụng hiệu quả hơn. Cần xác định cho mình những thao tác không hiệu quả và không cần thiết, và bắt đầu giảm thời gian dành cho chúng. Thay vào đó, bạn có thể đưa ra các hoạt động thực sự mang lại kết quả tích cực cho bản thân.
Ngoài ra, bạn có thể kết hợp hai lớp một cách hiệu quả, nếu chúng không ảnh hưởng đến nhau. Ví dụ, nếu một người đang xếp hàng chờ đợi, anh ta có thể đồng thời đọc một bài báo khoa học giàu thông tin về chuyên môn của mình hoặc bắt đầu lập kế hoạch cho ngày hôm sau;
Động lực
Một người có động cơ thực hiện các hoạt động với năng suất cao hơn nhiều. Động lực bên trong là một loại đòn bẩy hoặc chất xúc tác, do đó mức độ cao hơn của sự kiên trì, tập trung chú ý và tập trung vào việc đạt được kết quả cuối cùng được thể hiện.
Động lực có thể được thể hiện dưới một hình thức cụ thể, và thường là kết quả tài chính, tức là nhận được tiền cho công việc đã hoàn thành. Để tạo động lực cho bản thân, bạn có thể nghĩ xem số tiền sẽ được sử dụng vào việc gì.
Ngoài ra, động lực cũng có thể hoàn toàn là cảm xúc, khi một người nhận được sự thỏa mãn về tâm lý hoặc thể chất từ kết quả hoạt động của mình.
Quy tắc quản lý thời gian
Quản lý thời gian hiệu quả liên quan đến việc tuân theo các quy tắc ứng xử nhất định, như sau:
- Sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để lập kế hoạch thời gian của bạn;
- giữ cho không gian làm việc của bạn sạch sẽ để bạn không mất thời gian tìm kiếm tài liệu;
- không nghiên cứu thông tin không cần thiết cho một nhiệm vụ cụ thể;
- đừng lãng phí thời gian duyệt qua mạng xã hội một cách vô ích;
- không làm nhiều việc cùng một lúc, hãy tập trung vào một việc;
- học cách từ chối mọi người nếu họ yêu cầu bạn làm công việc mà bạn không cần;
- xác định khoảng thời gian bạn có hoạt động trí óc và thể chất cao nhất – hãy làm công việc khó khăn vào thời điểm này;
- Dành thời gian để thư giãn và học cách thư giãn hoàn toàn, không phải bắt đầu và bắt đầu.
Các quy tắc quản lý thời gian nhằm xác định một cách tổng quát các chiến thuật tổ chức quy trình làm việc. Ứng dụng của họ là cần thiết để tăng hiệu quả năng suất của một người và hình thành hành vi của anh ta trong việc thực hiện quy trình làm việc.
Kỹ thuật quản lý thời gian
Quản lý thời gian là một hướng dẫn hành động nhằm quản lý thời gian và nó chứa các phương pháp cụ thể để thực hiện hoạt động này. Trong số đó, các phương pháp được sử dụng phổ biến nhất là:
- Phương pháp tạo lịch làm việc dựa trên nhịp sinh học – “cú” hoặc “chim sơn ca”. Ông gợi ý rằng mỗi người thuộc một trong hai loại nhịp sinh học, hoạt động của chúng được biểu hiện vào các thời điểm khác nhau trong ngày. Cần phải hình thành kế hoạch và thời gian biểu làm việc sao cho hoàn thành những công việc phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất trong thời gian cơ thể hoạt động nhiều hơn.
- Phương pháp bước đầu tiên dựa trên thực tế rằng khởi nghiệp khó khăn luôn luôn khó khăn, nhưng đối với điều này, bạn chỉ cần thực hiện bước đầu tiên. Tiến bộ hơn nữa sẽ dễ dàng hơn, bởi vì một người luôn khó bắt đầu chính xác. Để bước đầu tiên thành công, bạn nên tạo một mẫu cụ thể có thể được sử dụng để thực hiện các thao tác tương tự;
- Phương pháp hạn chế để giúp đưa ra quyết định khi có sự không chắc chắn. Nếu một người không biết phải đưa ra quyết định gì trong một tình huống cụ thể, anh ta tự đặt ra cho mình một giới hạn nhất định – ví dụ: được chọn trong số hai lựa chọn trong 10 phút hoặc nếu anh ta không quyết định thực hiện hành động cụ thể này;
- Phương pháp viết ở dạng phức hợp giả định rằng tất cả các mục nhập phải được thực hiện trong một sổ ghi chép hoặc một công cụ sắp xếp, chứ không phải trên nhiều mảnh giấy rải rác. Vì vậy, việc tìm kiếm thông tin bạn cần sẽ luôn dễ dàng hơn và thông tin đó sẽ không bao giờ bị mất, được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết;
- Phương pháp ghi bằng đồ thị gợi ý rằng đôi khi hiển thị thông tin bằng sơ đồ hoặc đồ thị dễ dàng và thuận tiện hơn. Vì vậy, nó sẽ dễ hiểu và dễ nhớ hơn, đồng thời sẽ tốn ít thời gian hơn cho việc sửa chữa.
Nhược điểm của quản lý thời gian
Lập kế hoạch quản lý thời gian luôn mang lại kết quả hữu hình, nhưng đồng thời nó cũng có một số nhược điểm. Chúng nên bao gồm những thứ như:
- Các trường hợp bất khả kháng phát sinh có thể làm gián đoạn lịch trình. Nhưng, nếu các nhiệm vụ đã được lên kế hoạch, chúng vẫn cần được giải quyết, và sau đó một cuộc tìm kiếm thời gian rảnh mới bắt đầu. Vi phạm lịch trình đã vạch ra có thể dẫn đến căng thẳng và cáu kỉnh, và kết quả là sức khỏe của một người bị suy giảm;
- Việc giải phóng thời gian rảnh bao gồm việc sử dụng nó để thực hiện các nhiệm vụ mới, liên quan đến việc một người cố tình làm mình quá tải với công việc. Trong tình huống tăng khối lượng hoạt động và tăng năng suất, mệt mỏi có thể gia tăng và có thể trở thành mãn tính;
- Một lịch trình rõ ràng là tốt, nhưng có thể cảm thấy như đó là “Ngày của loài chó đất” mỗi ngày. Một người cần làm nhiều việc khác nhau mỗi ngày, sau đó mọi thứ sẽ bắt đầu lại từ đầu.
5 cuốn sách hàng đầu về quản lý thời gian
- Làm việc ít hơn, làm nhiều hơn – K. Gleason
- Quản lý thời gian hiệu quả – N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
- Nghệ thuật sống đúng giờ – A. Lacaine
- Thời gian lái xe. Cách quản lý để sống và làm việc – G. Arkhangelsky
- Quản lý thời gian khó khăn. Kiểm soát cuộc sống của bạn – Dan S. Kennedy
