Ngày nay, mỗi doanh nhân đang cố gắng tìm ra những cách thức mới và mới để cải thiện, phát triển và kiểm soát hoạt động kinh doanh của chính mình.
Nếu như trước đây mọi phương thức kinh doanh đều tập trung vào tàn tích của Liên Xô thì ngày nay các phương thức và xu hướng ngoại lai ngày càng trở nên phổ biến. Do đó, trong bài viết này, chúng tôi quyết định nói về một trong những cách kinh doanh phổ biến nhất – KPI – các chỉ số hiệu suất chính và nó là gì, chúng tôi sẽ xem xét bên dưới.
Làm quen với chỉ số KPI
Theo các cuộc khảo sát được thực hiện ở Nga, hơn một nửa số quản lý làm việc ở các công ty khác nhau không hài lòng với hệ thống đánh giá kết quả công việc của họ. Đối với mỗi nhà quản lý, điều này là vô cùng lớn với thực tế là chất lượng công việc của mỗi nhân viên sẽ thấp hơn và công ty có thể bị thua lỗ. Vì vậy, kế hoạch kết nối-hoàn thành-kết quả-động lực-khuyến khích nên rõ ràng cho mỗi nhân viên. Đây là điều đảm bảo việc sử dụng KPI trong kinh doanh.
Thông thường, các doanh nhân Nga coi KPI là một “chỉ số hiệu suất chính” – nhưng đây là ý nghĩa quá mơ hồ của phương pháp này. Tên tốt nhất cho KPI sẽ là “chỉ số hiệu suất chính”, vì từ “hiệu suất” trong tiếng Anh có nghĩa là “kết quả”. Do đó, để hiểu được ý nghĩa của KPI, người ta nên xác định sự khác biệt giữa chỉ số hoạt động và chỉ số hiệu suất và tìm hiểu nó là gì:
Sẽ rất khó để hiểu ý nghĩa của KPI chỉ bằng lý thuyết. Vì vậy, điều quan trọng là phải biết tại sao nó được sử dụng trong thực tế. Tốt nhất nên sử dụng hệ thống KPI cho các doanh nghiệp lớn và các công ty thuộc nhóm doanh nghiệp vừa. Tất nhiên, hệ thống tốt hơn để sử dụng cho những người sắp mở rộng hoạt động kinh doanh nhỏ của họ, vì kiểm soát hiệu quả thích hợp là chìa khóa thành công. Trong thực tế, người quản lý tính KPI cho từng nhân viên riêng biệt, sau một thời gian, các chỉ số của các nhân viên khác nhau có tương quan với nhau: những người tốt nhất được khuyến khích, và những người kém nhất bị trừng phạt.
Ưu và nhược điểm của việc sử dụng KPI trong kinh doanh
Người quản lý là người quan tâm hàng đầu đến hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp mình, phải giám sát mọi quá trình diễn ra trong sản xuất, từng nhân viên, đưa ra những chỉ dẫn, động viên tinh thần cho nhân viên.
Ngoài ra, người quản lý không phải lúc nào cũng có thể theo dõi từng nhân viên đang thực hiện công việc của họ như thế nào, đặc biệt nếu có nhiều nhân viên trong số họ và KPI được tính toán cho từng nhân viên là cơ hội tuyệt vời để có được thông tin về hiệu suất của từng nhân viên. Một hệ thống như vậy cũng có lợi cho người lao động – bản thân anh ta thấy được đánh giá khách quan về kết quả của mình, có thể đánh giá hợp lý điểm mạnh và phát triển trong hoạt động nghề nghiệp của mình. Ngoài ra, một kế hoạch hoàn thành đúng thời hạn cho phép người lao động nhận được tiền thưởng dưới hình thức thưởng hoặc tăng lương, và đây là một lợi thế tuyệt đối.
Nhược điểm của hệ thống KPI
Đối với những thiếu sót, sau đó chúng được tìm thấy trong một hệ thống như vậy. Trong số đó:
- Ở các doanh nghiệp lớn, nơi có nhiều phòng ban, thường thì KPIs thường không được tính cho từng cá nhân nhân viên mà cho tất cả nhân viên của từng phòng ban cụ thể, vì vậy nếu một người bị “xỏ mũi” thì cả phòng ban sẽ có kết quả âm. , điều này sẽ ảnh hưởng đến tiền lương của tất cả nhân viên của bộ phận. Vì vậy, khi sử dụng KPI cũng cần tính đến mức độ hiệu quả và tinh thần đồng đội, thực hiện thêm các hoạt động xây dựng đội nhóm. Và tốt nhất nên xây dựng KPI cho các phòng ban và cho từng nhân viên riêng biệt, khi đó sẽ có thể đánh giá khách quan hơn về công việc của nhân viên;
- Hệ thống KPI được phát triển theo các đặc điểm cụ thể của nhân viên được ủy quyền, do đó, ý kiến của tất cả nhân viên thường không được tính đến trong quá trình phát triển;
- Có những trường hợp khi hệ thống KPI hoạt động theo nguyên tắc một chiều, thường không mang lại lợi ích cho nhân viên: làm tốt – hoàn thành tốt thì được trả lương, làm kém – giảm lương. Tức là, hệ thống khen thưởng hoạt động kém hơn hệ thống hình phạt;
- Cũng có một nhược điểm của hệ thống là khá khó khăn để xác định KPI một cách khách quan cho một lập trình viên hoặc kỹ sư, vì các chuyên gia này thường có các nhiệm vụ duy nhất (phát triển, phát minh) mà không có thời gian xác định rõ ràng và nhân viên làm chưa có kinh nghiệm làm việc với các nhiệm vụ tương tự;
- Việc phát triển KPI bởi các chuyên gia là công việc bổ sung, thời gian, công sức và tiền bạc, cũng cần được tính đến. Điều quan trọng là phải hiểu liệu cách tiếp cận này có hợp lý trong một trường hợp cụ thể hay không.
Để hệ thống KPI hoạt động chính xác tại doanh nghiệp, cần tiếp cận sự phát triển của nó một cách toàn diện và có trách nhiệm, làm mọi thứ dần dần. Khi đó nhân viên sẽ hài lòng và người quản lý sẽ hài lòng với kết quả công việc.
KPI được sử dụng như thế nào trong kinh doanh
Ví dụ, KPI được sử dụng trong các công ty lớn, doanh nghiệp vừa và nhỏ bán nhiều loại hàng hóa khác nhau. Ở đây KPI được tính toán dựa trên tỷ lệ giữa số lượng cuộc gọi đến công ty và thực tế doanh số bán hàng.
Ví dụ, một nhà quản lý của một công ty bán các hợp đồng bảo hiểm đã quen thuộc với các chỉ số mà anh ta phải đáp ứng trong một khoảng thời gian nhất định và đã tự tính toán xem mình cần bán bao nhiêu hợp đồng và trong khung thời gian nào. Đối với những người mới bắt đầu bán hợp đồng bảo hiểm, KPI là 1/10. Điều này có nghĩa là trong số mười cuộc họp, ít nhất một chính sách phải được bán. Thông thường, các chỉ số sau được sử dụng cho giám đốc bán hàng: số lượng khách hàng mới, khối lượng bán hàng, quy mô số tiền trung bình nhận được từ một khách hàng, số lượng từ chối.
Để các KPI như vậy hoạt động hiệu quả, bạn không thể “treo” chúng thành 10 phần cho mỗi nhân viên, tốt hơn nên dừng lại ở mức 3-5. Điều chính không phải là số lượng, mà là chất lượng của từ ngữ. Điều quan trọng là tránh sự mơ hồ trong việc giải thích KPI.
Một ví dụ khác về hiệu quả của việc sử dụng KPI trong kinh doanh là trong lĩnh vực hậu cần, nơi công việc của một nhà quản lý là cơ bản nhất. Ở đây, KPI sẽ cho phép không chỉ để kích thích nhân viên mà còn xác định những điểm yếu và cố gắng loại bỏ chúng. Một vấn đề có thể được giải quyết một cách hiệu quả chỉ khi nguyên nhân của nó được biết. Có thể người quản lý thực hiện ít cuộc gọi và không nhận được lượng thông tin cần thiết, không gặp gỡ cá nhân với khách hàng, không cố gắng mở rộng cơ sở khách hàng, không giải quyết các vấn đề của khách hàng không hài lòng.
