Ma trận Eisenhower là một phương pháp để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn dựa trên mức độ khẩn cấp của chúng. Điều này giúp bạn xác định hoạt động nào là quan trọng và hoạt động nào không đáng để bạn quan tâm.
Người tạo ra Ma trận Eisenhower nổi tiếng là Dwight Eisenhower.
Trích dẫn này cũng đặt nền tảng cho việc quản lý thời gian cá nhân của Dwight Eisenhower. Chuyển sang ma trận, về cơ bản ma trận phân loại nhiệm vụ của bạn thành 4 góc phần tư tùy theo những việc bạn cần làm vào những thời điểm nhất định trong ngày.
4 góc phần tư này là:
- Hành động.
- Giải pháp.
- Ủy quyền.
- Xóa.
Hành động
Góc phần tư đầu tiên của Ma trận Eisenhower bao gồm các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Các hành động cần được thực hiện gấp. Danh mục này thường bao gồm các nhiệm vụ có thời hạn sắp tới hoặc những nhiệm vụ không thể hoãn lại.
Để xếp các nhiệm vụ vào danh mục này, trước tiên bạn cần phân tích kỹ các mức độ ưu tiên của mình và sau đó quyết định xem nó có đáp ứng tiêu chí “Làm ngay” hay không. Nếu một nhiệm vụ cần được hoàn thành trong một ngày hoặc không quá ngày hôm sau, thì đó là một nhiệm vụ khẩn cấp.
Một cách khác để đưa điều này vào ngữ cảnh là hãy nhớ nguyên tắc “ăn ếch” nổi tiếng của Mark Twain rằng bạn nên làm những việc khẩn cấp nhất trong ngày trước tiên vào buổi sáng.
Hãy xem xét một ví dụ làm việc cụ thể để giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn với bạn. Vào cuối mỗi tuần, bạn được giao trách nhiệm cung cấp cho người quản lý của mình một báo cáo toàn diện. Bây giờ cuối tuần của bạn là thứ sáu. Đó là sáng thứ Năm và bạn vẫn chưa hoàn thành báo cáo của mình. Điều này có áp dụng cho các nhiệm vụ khẩn cấp không? Chắc chắn rồi!
Giải pháp
Góc phần tư thứ 2 của ma trận Eisenhower là lời giải. Nó bao gồm các nhiệm vụ quan trọng nhưng không nhất thiết phải khẩn cấp. Điều này có thể bao gồm một loạt trách nhiệm, từ thư từ chuyên môn, theo dõi, đến các cuộc họp và cam kết cá nhân hơn.
Các nhiệm vụ trong góc phần tư này nên được lên lịch cho một thời điểm khác. Theo quy luật, những nhiệm vụ này phù hợp với mục tiêu dài hạn của bạn và đóng góp vào sự phát triển của bạn. Một ví dụ phổ biến hàng ngày sẽ là tập thể dục. Bạn biết điều quan trọng đối với sức khỏe tốt, nhưng bạn không thể dành thời gian cho nó. Vì vậy, bạn cần quyết định khi nào bạn sẵn sàng tấn công.
Lên lịch các nhiệm vụ theo cách mà chúng không đi vào danh mục “khẩn cấp”. Đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để hoàn thành chúng trong khi chúng vẫn vừa với đơn vị đó.
Ủy quyền
3 góc phần tư của ma trận Eisenhower – ủy quyền. Danh mục này bao gồm các nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp. Trong khi điều này nghe có vẻ trái ngược, bởi vì bản năng đầu tiên của bạn tự nhiên là những nhiệm vụ không khẩn cấp cũng rất quan trọng? Không cần thiết!
Những hoạt động này thường tạo ra ảo tưởng rằng bạn là người quan trọng, trong khi thực tế chúng không đóng góp nhiều vào năng suất của bạn. Bạn cần quyết định xem bạn có cần lên lịch lại sự kiện này hay không hoặc liệu người khác có thể làm điều đó.
Một số ví dụ có thể bao gồm lên lịch phỏng vấn, trả lời một số email nhất định hoặc các cuộc họp nhóm mà người khác có thể tổ chức trong khi bạn đang bận thực hiện các hoạt động Phần tư 1 của mình.
Loại bỏ
Loại cuối cùng của ma trận Eisenhower là loại bỏ. Trên thực tế, chúng bao gồm các nhiệm vụ giết chết năng suất của bạn. Chúng hoàn toàn không đóng góp vào mục tiêu của bạn. Xác định những hoạt động này và loại bỏ chúng để cải thiện năng suất của bạn.
Ví dụ phổ biến về các hoạt động như vậy là lướt mạng xã hội một cách vô tâm, liên tục kiểm tra điện thoại của bạn để tìm cuộc gọi hoặc tin nhắn, chơi trò chơi điện tử hoặc các hoạt động phổ biến mà bạn sử dụng để trì hoãn.
Làm cách nào để sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian?
Nếu bây giờ bạn đang tự hỏi rằng cuộc sống của bạn sẽ được tổ chức một cách kỳ diệu với ma trận này, nó không phải là dễ dàng! Nhưng với một chút nỗ lực, bạn có thể đi đúng hướng.
Đầu tiên bạn cần phân loại các công việc khẩn cấp và quan trọng của mình. Để làm được điều này, bạn cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định mức độ khẩn cấp một cách chính xác.
Các nhiệm vụ khẩn cấp của bạn thường đi kèm với hạn chế về thời gian. Tất cả các lớp này đều nói “làm ngay bây giờ” và yêu cầu bạn chú ý tối đa.
Mặt khác, các nhiệm vụ quan trọng của bạn có xu hướng dài hạn và tập trung. Theo quy luật, chúng không cung cấp kết quả ngay lập tức và tập trung nhiều hơn vào việc đưa ra các quyết định lâu dài hiệu quả hơn.
Khi bạn đã phân loại xong các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng của mình, đây là một số điều bạn cần làm để tận dụng hết tiềm năng của Ma trận Eisenhower trong việc quản lý thời gian:
Cung cấp mã màu cho các góc phần tư
Gán mã màu cho các góc phần tư của bạn để nhanh chóng hiểu được mức độ nghiêm trọng của tình huống. Bằng cách phân phối màu sắc, bạn có thể nhanh chóng tìm ra những việc cần làm tiếp theo. Các mã màu này cũng giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình để đưa ra quyết định sáng suốt.
Ví dụ: Góc phần tư Trước có thể được tô màu đỏ để biểu thị mức độ khẩn cấp của nhiệm vụ.
Phân loại các hoạt động nghề nghiệp và cá nhân của bạn
Để tránh trùng lặp các cam kết, hãy tạo các ma trận riêng biệt cho các nhiệm vụ chuyên môn và cá nhân của bạn. Điều này sẽ giúp bạn hiểu những gì còn ở phía trước và sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến cách bạn quản lý thời gian của mình. Mẹo ở đây có thể là dành ra những giờ cụ thể trong ngày cho cả hai loại cam kết và xem cách đó hiệu quả với bạn.
Giới hạn số phần tử trong một phần tư
Thêm quá nhiều phần tử vào góc phần tư sẽ làm mọi thứ quá phức tạp và mục đích của việc sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian sẽ bị mất. Để tối ưu hóa nó, hãy giới hạn số lượng hành động ở mức 7 hoặc 8. Bằng cách đó, bạn sẽ không bị choáng ngợp với những gì mình cần làm.
Marina siêng năng hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn của mình. Trong ngày, cô ấy làm những gì được mong đợi ở cô ấy và thường xuyên hơn thế. Việc ngồi làm việc muộn, bỏ bê nghĩa vụ cá nhân vì nghĩa vụ nghề nghiệp là điều quá bình thường đối với cô.
Và tất cả các nghĩa vụ gia đình quan trọng mà cô ấy bỏ qua là một câu chuyện khác. Nhưng tất cả những điều này hiện đang ảnh hưởng đến sức khỏe của cô ấy (cả về tinh thần và thể chất) và năng suất của cô ấy.
Vậy chính xác thì điều gì còn thiếu trong cuộc sống của cô ấy? Như bạn có thể đã đoán, ma trận Eisenhower.
Thường thì bạn có thể không nhận ra điều đó, nhưng điều duy nhất bạn cần trong cuộc sống của mình là tổ chức một chút và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho những việc cần làm để hoàn thành các nghĩa vụ chồng chéo.
Với điều đó đã nói, có lẽ bạn đang nghĩ rằng nó không khó lắm. Bạn đúng và sai cùng một lúc. Sai ở chỗ nếu bạn nghĩ rằng việc lập một danh sách việc cần làm ngẫu nhiên có tác dụng kỳ diệu đối với bạn, thì nó sẽ hiệu quả, nhưng không theo cách bạn muốn.
Và bạn nói đúng, chỉ cần nỗ lực hơn một chút và sử dụng Ma trận Eisenhower, cuộc sống của bạn sẽ tốt đẹp hơn nhiều.
