Sự phổ biến của hội thảo trên web đã tăng vọt trong những năm gần đây, và vì lý do chính đáng. Ví dụ: hội thảo trên web về tiếp thị có tỷ lệ chuyển đổi ấn tượng hơn 39%, trong khi nghiên cứu cho thấy có tới 40% người tham dự hội thảo trên web trở thành khách hàng tiềm năng đủ điều kiện.
Bất kể doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, bạn cần tổ chức hội thảo trên web thường xuyên nếu bạn muốn thành công. Tuy nhiên, nếu ý nghĩ tạo hoặc tổ chức hội thảo trên web khiến bạn không khỏi bối rối, thì đừng lo lắng. Hướng dẫn hữu ích này được viết để cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết về hội thảo trên web cho doanh nghiệp của mình, bao gồm quy trình từng bước để nhanh chóng và dễ dàng tạo hội thảo của riêng bạn, ngay cả khi bạn có ngân sách eo hẹp.
Hội thảo trên web là gì?
Chúng thường được các doanh nghiệp và tổ chức sử dụng để trao đổi ý tưởng và tin tức. Yếu tố hình ảnh được truyền qua trình duyệt Internet hoặc công cụ hội nghị web, trong khi yếu tố âm thanh có thể được truyền qua loa của máy tính hoặc điện thoại. Trong khi trình bày, người thuyết trình có thể chia sẻ bản trình bày PowerPoint, nội dung đa phương tiện, trang web, v.v. Ngoài ra, người tham gia có thể trả lời và đặt câu hỏi trong thời gian thực, tạo ra một môi trường hợp tác.
Hội thảo trên web cho phép người sáng tạo truyền bá thông điệp không giới hạn ở vị trí của khách truy cập, giúp đạt được nhiều mục tiêu – từ xây dựng uy tín thương hiệu đến xây dựng mối quan hệ. Mặc dù họ tiết kiệm cho bạn những rắc rối khi thuê một địa điểm thực tế, nhưng họ có những yêu cầu riêng có thể khó khăn, chẳng hạn như chọn địa điểm phù hợp, phần mềm phù hợp và cung cấp chất lượng âm thanh tốt.
Mục đích là gì?
Các công ty có thể tổ chức hội thảo trên web cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như:
- Vị trí là một chuyên gia và nhà lãnh đạo tư tưởng. Hội thảo trên web mang đến cho bạn cơ hội đặt bản thân hoặc ai đó trong tổ chức của bạn lên một bệ đỡ ảo. Khi hội thảo trên web có đầy đủ thông tin hữu ích và được truyền tải một cách chuyên nghiệp, hội thảo đó có thể giúp thương hiệu của bạn nhận được sự tin tưởng, tôn trọng và niềm tin của những người tham dự.
- Để giúp thu hút khách hàng chất lượng mới. Mặc dù khách hàng tiềm năng có thể được tạo ra theo nhiều cách khác nhau, nhưng có thể khó tìm được khách hàng tiềm năng chất lượng có thể chuyển đổi. Tuy nhiên, bằng cách tổ chức hội thảo trên web về chủ đề có liên quan đến doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ có cơ hội tạo ấn tượng lâu dài với những người tham dự đã thể hiện sự quan tâm đến lĩnh vực chuyên môn của doanh nghiệp bạn. Cần có mức độ cam kết và mức độ tương tác cao hơn so với việc chỉ nhấp vào liên kết hoặc tải nội dung xuống để đổi lấy địa chỉ email của họ.
- Để nói với đối tượng mục tiêu của bạn về chủ đề mà họ muốn tìm hiểu thêm, đặc biệt là chủ đề giúp họ vượt qua vấn đề hoặc đạt được mong muốn lớn nhất của họ. Điều này có thể thực hiện được nhờ vào khả năng hội thảo trên web bao gồm các trang trình bày, các chuyên gia được mời, hộp trò chuyện cho các câu hỏi và hơn thế nữa, giúp quá trình học tập dễ dàng hơn.
- Để chứng minh các tính năng của sản phẩm hoặc dịch vụ và lợi ích của chúng. Điều này đặc biệt hữu ích khi một công ty đang tung ra một sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc thậm chí cập nhật một sản phẩm hoặc dịch vụ hiện có.
- Để hướng dẫn cách sản phẩm hoặc dịch vụ hoạt động và cách sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ đó. Hội thảo trên web có thể khiến khán giả quan tâm đến việc mua sản phẩm và dịch vụ hoặc thậm chí nâng cấp lên các tính năng cao cấp, vì chúng cho phép bạn giới thiệu, thay vì chỉ cho họ biết giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Tại sao tổ chức hội thảo trên web?
Hội thảo trên web có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, mỗi lợi ích chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết hơn bên dưới.
- Cho phép bạn theo kịp các giải đấu lớn: Các công ty lớn như LinkedIn, Harvard và Procter and Gamble tổ chức hội thảo trên web thường xuyên, cả nội bộ và bên ngoài, như một phần của phương pháp quản lý nhiều mặt và liên lạc. Họ gặt hái thành công từ các hội thảo trên web và bạn cũng có thể làm được – bất kể quy mô hay ngân sách của doanh nghiệp bạn.
- Kết nối với khán giả trên khắp thế giới: Hội thảo trên web được xem trực tuyến từ mọi nơi trên thế giới, cho phép khán giả từ các khu vực địa lý khác nhau kết nối trong thời gian thực, bất kể múi giờ của họ. Điều này làm tăng đáng kể phạm vi tiếp cận tiềm năng của bạn vì khán giả không còn bị giới hạn bởi thời gian và địa điểm.
- Tương tác trực tiếp với người thật: Các thương hiệu thích tính chất trực tiếp của hội thảo trên web, nhưng các công cụ tương tác bổ sung như hộp trò chuyện, cuộc thăm dò ý kiến, v.v. cho phép bạn tương tác trực tiếp với khán giả của mình trong thời gian thực. Điều này cho phép bạn kiểm tra phản ứng của người xem đối với nội dung của bạn khi hội thảo trên web diễn ra, thay vì sau đó.
- Tiết kiệm thời gian và tiền bạc: Tổ chức một sự kiện thực có thể tốn kém, nhưng các sự kiện ảo loại bỏ nhu cầu đi lại, ăn uống và chi phí in ấn. Chi phí tổ chức hội thảo trên web thấp khiến chúng cực kỳ có lợi cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, đồng thời, chúng có thể được thiết lập nhanh chóng và dễ dàng mà không cần có kỹ năng đặc biệt.
- Quảng cáo Giáo dục: Hội thảo trên web dành cho doanh nghiệp về xúc tiến giáo dục khán giả của bạn về lý do tại sao sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đáng mua và do đó cung cấp giá trị và cũng nhằm mục đích bán được hàng. Khi nội dung hội thảo trên web của bạn tập trung vào việc xác định nhu cầu của khán giả mà đề xuất của bạn có thể đáp ứng, cũng như giải thích lý do và cách họ có thể làm điều này, bạn sẽ tăng đáng kể cơ hội thành công.
- Định vị mình là một chuyên gia: Hội thảo trên web được coi là một dịch vụ cung cấp nội dung có giá trị, vì vậy khi bạn tổ chức chúng về một chủ đề mà bạn đặc biệt giỏi, bạn ngay lập tức tự định vị mình như một chuyên gia trong lĩnh vực đó. Ngay cả khi hội thảo trên web của bạn là miễn phí, về cơ bản, mọi người đang “trả tiền” bằng thời gian của họ, điều đó có nghĩa là họ sẵn sàng hy sinh như vậy để học hỏi từ bạn.
- Hiệu quả cho việc học tập: Hội thảo trên web cũng cực kỳ linh hoạt, có nghĩa là bạn không cần phải tạo chúng cho khách hàng mục tiêu. Chúng cũng có thể được sử dụng trong một tổ chức để đào tạo nhân viên hoặc dạy họ kiến thức bổ sung. Tất cả điều này có thể được cung cấp trực tiếp, hầu như. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể theo dõi một chủ đề từ sự thoải mái tại nhà hoặc văn phòng của họ ở nơi khác. Các bản phát lại của hội thảo trên web cũng cho phép họ truy cập lại thông tin khi cần.
- Xây dựng nhận thức về thương hiệu: Các sự kiện trực tuyến như hội thảo trên web là một cách tuyệt vời để thu hút khán giả của bạn và tăng sự quan tâm của họ, làm cho họ trở nên lý tưởng để xây dựng nhận thức về thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của bạn. Chúng cho phép bạn tuyên bố về thương hiệu của mình và thảo luận về những thứ như giá trị, mục đích của bạn và điều gì khiến bạn khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
- Mở rộng phạm vi tiếp cận với Nội dung có thể tái sử dụng: Bạn có thể ghi lại hội thảo trên web của mình để sử dụng lại hoặc sau này, giúp bạn mở rộng hơn nữa phạm vi tiếp cận ban đầu và tiết kiệm thời gian tạo nội dung bổ sung. Hội thảo trên web được ghi lại cũng có thể được sử dụng làm nam châm dẫn đầu hoặc loại nội dung được kiểm soát, có nghĩa là trước tiên mọi người phải cung cấp thông tin của họ hoặc trả tiền để xem hội thảo trên web, điều này sẽ làm tăng khách hàng tiềm năng hoặc doanh số bán hàng của bạn.
Các loại hội thảo trên web
Bạn có thể tổ chức nhiều loại hội thảo trên web, bao gồm:
- Hội thảo trên web về giáo dục: Cho phép người tổ chức giới thiệu kiến thức chuyên môn của họ và hướng dẫn khán giả về một chủ đề cụ thể. Đây là những loại hội thảo trên web phổ biến nhất.
- Tập trung vào khán giả (Q & amp; A): Nội dung của hội thảo trên web được xác định bởi nhu cầu của khán giả về một chủ đề cụ thể. Người điều hành có vai trò trả lời những câu hỏi này.
- Thảo luận nhóm: Cho phép một nhóm các chuyên gia về chủ đề hoặc những người có ảnh hưởng cùng nhau tham gia vào hội thảo trên web, mỗi người trình bày kiến thức và hiểu biết sâu sắc của riêng họ. Người điều hành đóng vai trò là người điều phối và dẫn dắt cuộc thảo luận.
- Master Class: Hội thảo trên web được tổ chức, với người dẫn chương trình hướng dẫn khán giả thông qua một dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể bằng cách sử dụng phương pháp chia sẻ màn hình hoặc phương pháp trình bày trang chiếu.
- Cuộc họp: Mặc dù ít phổ biến hơn nhưng các công ty có số lượng lớn nhân viên làm việc từ xa hoặc có văn phòng ở các vị trí địa lý khác nhau cũng có thể sử dụng phần mềm hội thảo trên web cho các cuộc họp nội bộ.
Cách hoạt động của hội thảo trên web
Vậy hội thảo trên web hoạt động như thế nào? Câu hỏi hay, và may mắn là bạn sẽ học được từ phần này của hướng dẫn rằng mọi thứ không phức tạp đến vậy, và tất cả những gì bạn cần là:
Tìm phần mềm hội thảo trên web đáng tin cậy
Phần mềm hội thảo trên web rất quan trọng vì nó cho phép các sự kiện trực tuyến tương tác này được truyền tải đến khán giả toàn cầu. Khi chọn phần mềm hội thảo trên web, hãy cân nhắc những điều sau:
- Đối tượng của bạn sẽ lớn đến mức nào vì phần mềm cần có khả năng xử lý lượng lưu lượng truy cập đó.
- Bạn cần những tính năng hoặc tích hợp nào, chẳng hạn như phát lại, cuộc gọi điện thoại, lời kêu gọi hành động hoặc bảng trắng, lịch hoặc tích hợp email.
- Số tiền bạn sẵn sàng chi cho phần mềm hội thảo trên web dựa trên lợi ích của gói hoặc phần mềm có thể hợp lý hơn dựa trên giá hội thảo trên web.
Lên lịch hội thảo trên web
Khi bạn đã chọn phần mềm hội thảo trên web của mình, đã đến lúc đặt ngày và giờ cho sự kiện trực tuyến của bạn. Nó khá đơn giản, chỉ cần xem xét các múi giờ khác nhau và chọn một ngày phù hợp với nhiều người, đặc biệt là đối tượng mục tiêu của bạn.
Tạo nội dung hội thảo trên web phù hợp cho những người tham dự của bạn
Đây là bước rất quan trọng, nếu không muốn nói là quan trọng nhất. Nội dung là vua và nếu nội dung của bạn không mang lại lợi ích cho đối tượng mục tiêu bằng cách giải quyết một số điểm hoặc vấn đề chính của họ, thì sẽ khó thuyết phục họ rằng hội thảo trên web của bạn đáng để họ dành thời gian. Để đảm bảo nội dung hội thảo trên web của bạn có liên quan và hấp dẫn đối tượng mục tiêu, có một số điều bạn nên làm trước khi tổ chức hội thảo trên web.
- Xác định mục tiêu hội thảo trên web của bạn. Bắt đầu bằng cách xác định một bộ mục tiêu rõ ràng cho bản thân và khán giả của bạn. Khi làm như vậy, bạn tạo ra sự khởi đầu cho một hội thảo trên web thành công bằng cách trình bày chi tiết rõ ràng mọi thứ bạn muốn đạt được với bản trình bày của mình.
- Xác định giá trị của hội thảo trên web của bạn. Đề cập đến mục đích của hội thảo trên web dành cho đối tượng mục tiêu của bạn và giá trị của nó khác với hội thảo trên web khác như thế nào. Đây là một khía cạnh quan trọng để tạo nên một bài thuyết trình thành công vì nó khuyến khích khán giả muốn tham dự và chuẩn bị cho họ những gì sắp xảy ra trong sự kiện của bạn.
- Chọn chủ đề cho hội thảo trên web. Cho dù hội thảo trên web của bạn là về bán sản phẩm hay học một kỹ năng, bằng cách tập trung vào một chủ đề, bạn có thể thiết kế phần còn lại của hội thảo trên web cho phù hợp để đáp ứng nhu cầu của chủ đề và truyền tải thông điệp của bạn một cách hiệu quả.
Quảng cáo hội thảo trên web của bạn càng sớm và thường xuyên càng tốt
Quảng cáo hội thảo trên web của bạn thường xuyên và tốt trước là một cách tốt để thu hút người tham dự. Bạn muốn thông tin về bạn lan truyền thông qua phương tiện truyền thông xã hội và tiếp thị trên trang web của bạn. Bằng cách làm điều này sớm, những người tham dự sẽ có thể chuẩn bị đúng cách và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho sự kiện của bạn. Để quảng bá thành công hội thảo trên web của mình, bạn cần:
- Tạo thẻ bắt đầu bằng # cho hội thảo trên web của bạn. Tạo thẻ bắt đầu bằng # là một trong những công cụ tiếp thị đơn giản nhưng hiệu quả để quảng bá về hội thảo trên web của bạn trực tuyến trên nhiều nền tảng. Hashtags phục vụ hai mục đích chính. Đầu tiên, chúng cho phép bạn tổ chức tất cả nội dung quảng cáo, thông tin và tiếp thị của mình dưới một tiêu đề. Thứ hai, bạn có thể khuyến khích khán giả đăng bài bằng cách sử dụng thẻ bắt đầu bằng # để quảng cáo hội thảo trên web và thu hút nhiều người tham dự hơn.
- Tạo trang đích đăng ký. Trang đích là nơi bạn khuyến khích khán giả đăng ký hội thảo trên web của mình. Đây là nơi bạn sẽ bao gồm tất cả các chi tiết họ cần biết để chuẩn bị cho bài thuyết trình sắp tới của họ. Một chi tiết quan trọng cần ghi nhớ là đưa tiểu sử của diễn giả vào trang đăng ký. Nó phải ngắn gọn nhưng hiệu quả vì đây là nơi khán giả của bạn sẽ đánh giá mức độ kiến thức được cung cấp trong bài thuyết trình của bạn. Đây là cơ hội tốt để cho khán giả thấy lý do tại sao bạn đủ điều kiện để diễn thuyết và giáo dục về chủ đề này.
- Đặt biểu ngữ nổi bật trên trang web hoặc blog của bạn ít nhất một tuần trước ngày đã lên lịch. Vị trí biểu ngữ cho phép bạn quảng cáo trước hội thảo trên web của mình để tạo thêm sự quan tâm và mong đợi cho sự kiện của bạn. Quảng cáo sự kiện trên biểu ngữ của bạn với cảm giác cấp bách bằng cách sử dụng các công cụ như đồng hồ đếm ngược và lời kêu gọi hành động bằng các cụm từ như “tham gia ngay hôm nay”. Đừng quên liên kết trực tiếp đến trang đích đăng ký của bạn để đăng ký dễ dàng.
- Gửi lời mời đăng ký hội thảo trên web. Đảm bảo luôn cập nhật những người tham dự tiềm năng đã bày tỏ sự quan tâm đến việc tham gia hội thảo trên web của bạn nhưng chưa đăng ký. Tích cực với khán giả của bạn và gửi lời mời đăng ký hội thảo trên web như một lời nhắc nhở cho họ.
- Gửi email xác nhận cho các thành viên tiềm năng. Sau khi thành viên của bạn đăng ký, hãy nhớ gửi một email xác nhận ngay lập tức. Thông tin này phải bao gồm tất cả các thông tin chi tiết của sự kiện cũng như các yêu cầu kỹ thuật mà họ sẽ cần khi tham gia sự kiện để họ có thể chuẩn bị trước.
- Gửi lời nhắc qua email vào ngày trước hoặc vào ngày diễn ra sự kiện. Gửi lời nhắc kèm theo liên kết đến hội thảo trên web trước sự kiện. Đây là một cách hữu ích để đảm bảo những người tham dự của bạn đã sẵn sàng cho hội thảo trên web. Một chi tiết cực kỳ quan trọng cần bao gồm là bất kỳ phần mềm nào họ có thể cần tải xuống để tham gia, cũng như các yêu cầu về kết nối internet. Điều này sẽ đảm bảo việc phát trực tiếp sự kiện mà không bị gián đoạn kỹ thuật tối thiểu từ phía họ và đảm bảo trải nghiệm trực tuyến không rắc rối và suôn sẻ về tổng thể.
Chạy thực hành
Việc chạy thử hội thảo trên web là cực kỳ quan trọng vì điều này sẽ giúp bạn lường trước mọi vấn đề có thể phát sinh vào ngày diễn ra hội thảo trên web thực tế. Bằng cách này, bạn sẽ có thể giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật để hội thảo trên web của bạn chuyên nghiệp và chạy trơn tru.
Khi bạn đã chọn phần mềm hội thảo trên web, lên lịch ngày và giờ hội thảo trên web, lên kế hoạch nội dung, quảng bá trước hội thảo trên web và chạy thử, đã đến lúc bắt đầu và chạy hội thảo trên web.
Cách tổ chức hội thảo trên web?
Dưới đây là 7 mẹo để tổ chức hội thảo trên web thành công:
- Kết nối Internet bằng cáp (phải có kết nối liên tục). Để có kết nối Internet tốt nhất có thể, hãy kết nối với bộ định tuyến của bạn bằng cáp. Vì kết nối Wi-Fi có thể hơi không đáng tin cậy nên sử dụng phương pháp này sẽ đảm bảo bài thuyết trình trực tuyến suôn sẻ và không bị gián đoạn.
- Sử dụng các công cụ tương tác chẳng hạn như chia sẻ màn hình để hiển thị đồ thị kỹ thuật số, bảng, chú thích và hình ảnh. Có một thành phần trực quan mạnh mẽ của hội thảo trên web của bạn có thể nâng cao bản trình bày của bạn. Vì nhiều người học trực quan, sử dụng công nghệ và chuẩn bị đồ dùng trực quan. Ngoài ra, đối với người thuyết trình, việc có các công cụ hỗ trợ trực quan có thể giúp bài thuyết trình của bạn diễn ra trôi chảy và mạch lạc, cuối cùng tạo ra môi trường học tập tốt hơn cho khán giả của bạn.
- Bắt đầu bằng cách giới thiệu bản thân một cách thú vị. Việc giới thiệu ngắn gọn về bản thân và giải thích lý do tại sao bạn là chuyên gia trong lĩnh vực này luôn là một ý kiến hay. Tiếp cận khán giả của bạn và cho họ thấy rằng bạn đã từng thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực này, nhưng theo thời gian, với sự giáo dục và đào tạo phù hợp, bạn đã trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực này. Điều này giúp xác nhận quyết định tham gia hội thảo trên web của họ và thiết lập để họ dành cho bạn sự chú ý không phân chia trong suốt sự kiện.
- Nói một cách say mê về những gì bạn đại diện. Nếu bạn mong đợi khán giả hào hứng với nội dung của mình, bạn nên phản ánh điều đó trong quá trình trình bày của mình. Hãy say mê chủ đề bạn đang nói vì cuối cùng nó sẽ phản ánh về khán giả của bạn và cách họ tiếp thu thông tin mà bạn truyền đạt cho họ. Khán giả của bạn đã dành thời gian của họ cho hội thảo trên web của bạn và bạn nên dành cùng một lượng sức lực để đảm bảo rằng trải nghiệm của họ là tốt nhất mà bạn có thể cống hiến.
- Đưa ra các nhận xét có liên quan trong suốt hội thảo trên web. Hãy chắc chắn rằng nó có vẻ dễ thương và tôn trọng. Bạn hoàn toàn không phải là một người máy và trong khi đọc kịch bản sẽ giúp tăng tốc độ trình bày của bạn, lùi lại cũng là một cách hay để giữ cho mọi thứ trở nên thú vị. Nó có thể đơn giản như nói về trải nghiệm cá nhân của bạn về chủ đề đang thảo luận hoặc một trò đùa nhỏ. Điều này không chỉ thu hút khán giả của bạn mà còn giúp họ kết nối cá nhân để hiểu sâu hơn về chủ đề này.
- Trả lời tất cả các câu hỏi và tất cả các nhận xét. Hãy chắc chắn để trả lời tất cả các câu hỏi và mối quan tâm. Hãy tận dụng cơ hội này để sàng lọc và đào sâu hơn cũng như chia sẻ nhiều kiến thức nhất có thể.
- Hỏi ý kiến phản hồi của khán giả. Phê bình mang tính xây dựng là chìa khóa để cải thiện hội thảo trên web của bạn trong tương lai. Nếu bạn chưa quen với thế giới hội thảo trên web, phản hồi là vô cùng quan trọng trong việc cải thiện kỹ năng trình bày của bạn và loại bỏ mọi rủi ro có thể xảy ra trong hội thảo trên web của bạn.
Bây giờ bạn đã học mọi thứ cần biết về hội thảo trên web và cách tạo và tổ chức chúng cho doanh nghiệp của mình, đã đến lúc áp dụng kiến thức đó vào thực tế.
