Toyota là một trong những tập đoàn ô tô lớn nhất thế giới, trong bài viết chúng ta sẽ chú ý đến những nguyên tắc nào làm nền tảng cho hoạt động kinh doanh nổi bật này.
Chiến lược dài hạn
Dựa trên các quyết định của bạn dựa trên triết lý lập kế hoạch dài hạn
- Tìm hiểu sâu hơn để hiểu mục tiêu thực sự và phát triển chiến lược dài hạn, ngay cả khi bạn phải hy sinh kết quả tài chính ngắn hạn.
- Đừng thử các giải pháp ngắn hạn, có thể là chắp vá.
- Để làm việc, trưởng thành và phát triển toàn bộ tổ chức hướng tới một mục tiêu chung không chỉ đơn thuần là kiếm tiền.
- Hiểu vị trí của bạn trong lịch sử của công ty và nỗ lực để đưa công ty lên một cấp độ phát triển tiếp theo.
- Tạo ra giá trị cho khách hàng, xã hội và nền kinh tế là điểm khởi đầu. Hãy xem xét mọi quy trình chu trình làm việc trong công ty liên quan đến điểm này.
- Có trách nhiệm. Hãy nỗ lực để xác định số phận của chính mình. Hãy tự tin hành động vào bản thân và khả năng của mình.
Triết lý này là nền tảng cho tất cả các nguyên tắc khác và các định đề của chúng.
Quy trình được tổ chức hợp lý – kết quả chính xác
Tạo một vòng lặp quy trình tích hợp, liên tục để giải quyết tất cả các sự cố có thể xảy ra
- Tái thiết kế các quy trình kinh doanh để đạt được chu kỳ liên tục. Cố gắng giảm càng nhiều càng tốt thời gian không hoạt động của dự án hoặc thời gian chờ đợi thông tin từ một trong những người tham gia trong chu trình.
- Tạo một chu trình làm việc trong đó thông tin hoặc giá trị vật lý di chuyển với tốc độ tối đa. Điều này sẽ cho phép bạn “phơi bày” mọi vấn đề ngay lập tức.
- Làm cho quy trình làm việc rõ ràng và minh bạch với mọi người trong tổ chức. Đây là chìa khóa cho sự phát triển không ngừng của công ty và nhân viên.
Sử dụng quy trình làm việc tích hợp để tránh sản xuất thừa
- Tất cả những người tham gia tham gia vào chuỗi quy trình phải nhận được thông tin họ cần để làm việc kịp thời và đúng số lượng. Chỉ nên bổ sung đồ khi cần – đây là nguyên tắc mọi lúc.
- Giảm thiểu mọi hoạt động chưa hoàn thành của quy trình tổng thể và dự trữ không cần thiết. Các kho phải có mức tối thiểu cần thiết và được cập nhật khi chúng được sử dụng.
- Luôn sẵn sàng cho những biến động hàng ngày của nhu cầu và ít phụ thuộc vào hệ thống và biểu đồ điện tử. Điều này sẽ giúp tránh thất thoát hàng tồn kho và tránh tích trữ hàng loạt.
Cần phải phân phối đều tải
- Loại bỏ chất thải chỉ là một phần của nỗ lực tổng thể để tạo ra một quy trình “tinh gọn”. Điều quan trọng là phải loại bỏ tình trạng quá tải về người và thiết bị, cũng như tiến độ sản xuất tăng vọt.
- Cần phải phân bổ đều phụ tải trong toàn bộ chu trình sản xuất và dịch vụ. Đây là một giải pháp thay thế cho việc dừng và bắt đầu lại công việc liên tục do quá tải của các bộ phận riêng lẻ, đây là điều điển hình trong quy trình của hầu hết các công ty.
Dừng quá trình để giải quyết vấn đề và duy trì chất lượng
- Chất lượng sản phẩm cho khách hàng cuối cùng là động cơ của toàn bộ hệ thống.
- Sử dụng tất cả các phương pháp đánh giá chất lượng hiện đại.
- Tích hợp hệ thống phát hiện và tắt sự cố tự động vào thiết bị. Phát triển hệ thống trực quan để theo dõi sự cố thiết bị để cảnh báo kịp thời cho nhân viên bảo trì và người quản lý. Jidoka – những cỗ máy có trí thông minh của con người – nền tảng của một quy trình chất lượng.
- Phát triển các hệ thống hỗ trợ sẽ giải quyết và phản hồi nhanh chóng các vấn đề mới nảy sinh.
- Tích hợp văn hóa dừng / làm chậm chu kỳ vào các quy trình kinh doanh để khắc phục sự cố và duy trì chất lượng.
Tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ là nền tảng cho sự phát triển liên tục
- Sử dụng các phương pháp làm việc nhất quán, có thể lặp lại để quản lý và tăng khả năng dự đoán về thời hạn và thời hạn giao hàng.
- Liên tục ghi lại các bài học kinh nghiệm và chuẩn hóa các phương pháp hay nhất. Đừng khuyến khích sự sáng tạo và thể hiện bản thân nếu làm như vậy sẽ dẫn đến cải thiện tiêu chuẩn công việc. Và sau đó, kinh nghiệm mà một nhân viên thu được có thể nhanh chóng được chuẩn hóa và chuyển giao cho người tiếp theo.
Kiểm soát trực quan – kiểm soát toàn bộ sự cố
- Sử dụng các chỉ báo trực quan đơn giản để phát hiện các điểm sai lệch so với tiêu chuẩn.
- Tránh sử dụng màn hình máy tính vì nó làm mất sự chú ý của khu vực làm việc.
- Cài đặt các hệ thống kiểm tra trực quan đơn giản tại các điểm chính trong quy trình làm việc.
- Giảm báo cáo xuống một trang nếu có thể, ngay cả về các quyết định tài chính quan trọng.
Chỉ sử dụng các công nghệ đáng tin cậy và đã được chứng minh
- Chỉ sử dụng công nghệ như một sự trợ giúp cho mọi người, không phải để thay thế.
- Đôi khi quy trình cần được thực hiện theo cách thủ công trước khi có thể được giao cho phần cứng và tự động hóa.
- Các công nghệ mới thường không đáng tin cậy và khó tiêu chuẩn hóa, gây nguy hiểm cho toàn bộ quy trình. Quy trình sử dụng các công nghệ đã được chứng minh sẽ tốt hơn quy trình sử dụng những công nghệ mới và chưa được kiểm chứng.
Giá trị của tổ chức là tiềm năng của nhân viên và đối tác
Phát triển những nhà lãnh đạo hiểu quy trình làm việc, triết lý và truyền kiến thức cho người khác
- Bạn cần phát triển các nhà lãnh đạo trong công ty chứ không phải cố gắng thu nhận họ ở bên ngoài.
- Đừng xem công việc trở thành một nhà lãnh đạo chỉ đơn giản là trở thành người giỏi hoàn thành công việc và có kỹ năng làm người giỏi. Các nhà lãnh đạo nên thể hiện triết lý của công ty và làm gương.
- Một nhà lãnh đạo giỏi phải có hiểu biết đặc biệt chi tiết về các công việc hàng ngày, chỉ khi đó anh ta mới có thể trở thành người dẫn dắt triết lý của công ty.
Để phát triển những người và đội đặc biệt tuân theo triết lý của công ty
- Tạo ra và duy trì một nền văn hóa vững chắc về các giá trị và niềm tin của công ty sẽ tồn tại trong nhiều năm.
- Hướng dẫn những người và nhóm tài năng làm việc theo một triết lý của công ty để đạt được kết quả đặc biệt.
- Hình thành các nhóm chức năng chéo có thể giải quyết các vấn đề kỹ thuật phức tạp. Điều này sẽ cải thiện chất lượng của toàn bộ quy trình. Cung cấp cho mọi người những công cụ hiện đại để giải quyết các vấn đề của công ty.
- Làm việc theo nhóm là điều bạn có thể học hỏi.
Tôn trọng đối tác và nhà cung cấp, đặt cho họ những mục tiêu khó và giúp họ phát triển
- Tôn trọng các đối tác và nhà cung cấp của bạn và chấp nhận họ như một phần công việc của bạn.
- Tạo điều kiện cho các đối tác phát triển và lớn mạnh. Điều này sẽ cho họ thấy rằng họ được đánh giá cao. Đặt ra những nhiệm vụ khó khăn cho đối tác và giúp giải quyết chúng.
Tìm và loại bỏ nguồn gốc của vấn đề là cách để phát triển liên tục
Hãy tự mình xem tình huống để hiểu
- Giải quyết vấn đề và tối ưu hóa quy trình bằng cách quan sát tình huống trực tiếp tại chỗ, thay vì lý thuyết từ lời nói của con người hoặc dữ liệu máy tính.
- Chỉ suy nghĩ và phát biểu dựa trên dữ liệu đã được xác minh cá nhân.
- Ngay cả những người quản lý cấp cao cũng cần phải có mặt tại hiện trường để tận mắt chứng kiến sự việc, từ đó hiểu được tình hình thực sự.
Đưa ra quyết định không vội vàng, cân nhắc tất cả các lựa chọn. Thực hiện quyết định một cách nhanh chóng
- Đừng cố gắng đi theo một con đường cho đến khi tất cả các lựa chọn thay thế đã được xem xét.
- Thảo luận các vấn đề và giải pháp khả thi với tất cả những người có liên quan để hiểu tất cả các ý tưởng và thống nhất về các bước tiếp theo. Đây là quá trình phát triển một sự đồng thuận. Và mặc dù quy trình như vậy có thể mất thời gian nhưng sẽ giúp tìm ra giải pháp phù hợp và chuẩn bị các điều kiện để thực hiện nhanh chóng.
Trở thành một tổ chức học tập thông qua việc học hỏi và cải tiến liên tục
- Khi bạn đã thiết lập một quy trình ổn định, bạn cần liên tục sử dụng các công cụ cải tiến để phân tích quy trình làm việc, xác định các điểm nghẽn có thể xảy ra và thực hiện hành động kịp thời để loại bỏ chúng.
- Phát triển các quy trình không yêu cầu hàng tồn kho. Điều này sẽ cho phép bạn thấy thời gian và tài nguyên bị lãng phí. Sau khi phát hiện ra tổn thất, chúng có thể được loại bỏ.
- Sau khi hoàn thành chu trình, hãy tiến hành phân tích lần cuối các vấn đề và thiếu sót và phát triển các phương pháp để loại bỏ chúng.
- Bảo vệ cơ sở kiến thức của công ty. Ngăn chặn sự luân chuyển, từng bước thăng chức nhân viên, phát triển cơ chế kế nhiệm.
- Học từ việc chuẩn hóa các phương pháp hay nhất thay vì sáng tạo lại bánh xe trong mọi dự án mới với người quản lý mới.
