Eisenhower Matrisi, görevlerinizi aciliyetlerine göre öncelik sırasına koyma yöntemidir. Bu, hangi faaliyetlerin önemli olduğunu ve hangilerinin dikkatinizi hiç hak etmediğini belirlemenize yardımcı olur.
Ünlü Eisenhower Matrix’in yaratıcısı Dwight Eisenhower’dır.
Bu alıntı aynı zamanda Dwight Eisenhower‘ın kişisel zaman yönetiminin temellerini de atıyor. Matrise geçilirse, matris temel olarak görevlerinizi gün içinde belirli zamanlarda yapmanız gerekenlere göre 4 çeyreğe ayırır.
Bu 4 kadran şunlardır:
- Eylem.
- Çözüm.
- Delegasyon.
- Kaldır.
Eylem
Eisenhower Matrisinin ilk çeyreği en önemli görevlerinizden oluşur. Acilen alınması gereken önlemler. Bu kategori genellikle son teslim tarihi yaklaşan veya ertelenemeyecek görevleri içerir.
Bu kategoriye görevler yerleştirmek için öncelikle önceliklerinizi dikkatlice analiz etmeniz ve ardından “Şimdi yapın” kriterlerini karşılayıp karşılamadığına karar vermeniz gerekir. Bir görevin bir gün içinde veya ertesi günden daha uzun sürmeyecek şekilde tamamlanması gerekiyorsa, bu acil bir görevdir.
Bunu bağlama oturtmanın başka bir yolu da Mark Twain’in günün en acil şeylerini sabah ilk iş olarak yapmanız gerektiğine dair ünlü “kurbağayı ye” ilkesini hatırlamaktır.
İşleri sizin için kolaylaştırmak için belirli bir çalışma örneğine bakalım. Her haftanın sonunda, yöneticinize kapsamlı bir rapor sunma sorumluluğu size verilir. Artık hafta sonunuz Cuma. Perşembe sabahı ve raporunuzu henüz bitirmediniz. Bu acil görevler için geçerli mi? Kesinlikle!
Çözüm
Eisenhower matrisinin 2. çeyreği çözümdür. Önemli ama mutlaka acil olmayan görevlerden oluşur. Bu, profesyonel mektuplardan, takiplerden daha kişisel toplantılara ve taahhütlere kadar bir dizi sorumluluğu içerebilir.
Bu çeyrekteki görevler başka bir zaman için planlanmalıdır. Kural olarak, bu görevler uzun vadeli hedeflerinizle uyumludur ve büyümenize katkıda bulunur. Yaygın bir günlük örnek egzersiz olacaktır. Sağlık için önemli olduğunu biliyorsun ama buna zaman ayıramıyorsun. Bu nedenle, ne zaman saldırmaya hazır olduğunuza karar vermelisiniz.
Görevleri “acil” kategorisine girmeyecek şekilde planlayın. Hala o birime sığarken onları tamamlamak için yeterli zamanınız olduğundan emin olun.
Delegasyon
Eisenhower matrisinin 3 çeyreği – delegasyon. Bu kategori önemsiz fakat acil görevleri içerir. Bu kulağa mantıksız gelse de, doğal olarak ilk içgüdünüz acil olmayan görevlerin de önemli olduğu yönünde mi? Gerekli değil!
Bu faaliyetler genellikle sizin önemli olduğunuz yanılsamasını verir, ancak aslında üretkenliğinize çok fazla katkıda bulunmazlar. Bu etkinliği yeniden planlamanız gerekip gerekmediğine veya başka birinin yapıp yapamayacağına karar vermelisiniz.
Örneklerden bazıları, görüşmeleri planlamak, belirli e-postaları yanıtlamak veya siz Çeyrek 1 faaliyetlerinizi yapmakla meşgulken başka birinin düzenleyebileceği ekip toplantılarını içerebilir.
Eleme
Eisenhower matrisinin son kategorisi elemedir. Aslında üretkenliğinizi öldüren görevlerden oluşurlar. Hedeflerinize hiçbir şekilde katkıda bulunmazlar. Verimliliğinizi artırmak için bu faaliyetleri belirleyin ve ortadan kaldırın.
Bu tür etkinliklerin yaygın örnekleri, dikkatsizce sosyal medyada gezinmek, sürekli olarak telefonunuzu aramalar veya mesajlar için kontrol etmek, video oyunları oynamak veya ertelemek için kullandığınız yaygın etkinliklerdir.
Zaman yönetimi için Eisenhower matrisi nasıl kullanılır?
Şimdiye kadar hayatınızın bu matrisle sihirli bir şekilde düzenleneceğini merak ediyorsanız, o kadar kolay değil! Ancak biraz çaba sarf ederek doğru yola gidebilirsiniz.
Öncelikle acil ve önemli görevlerinizi sınıflandırmanız gerekir. Bunu yapmak için, aciliyet seviyelerini doğru bir şekilde önceliklendirmeniz ve belirlemeniz gerekir.
Acil görevleriniz genellikle zaman kısıtlamalarıyla ilişkilendirilir. Bu derslerin tümü “şimdi yap” der ve azami dikkat gerektirir.
Öte yandan, önemli görevleriniz uzun vadeli ve odaklanmış olma eğilimindedir. Kural olarak, anında sonuç vermezler ve daha etkili uzun vadeli kararlar vermeye odaklanırlar.
Acil ve önemli görevlerinizi sınıflandırmayı bitirdikten sonra, zaman yönetimi için Eisenhower Matrisinin potansiyelini tam olarak kullanmak için yapmanız gereken birkaç şey:
Kadranda renk kodları verin
Durumun ciddiyetini hızlı bir şekilde anlamak için kadranlarınıza renk kodları atayın. Renkleri dağıtarak, daha sonra ne yapacağınızı çabucak anlayabilirsiniz. Bu renk kodları ayrıca bilinçli karar verme için görevlerinizi önceliklendirmenize yardımcı olur.
Örneğin: Önce çeyreği, görevlerin aciliyetini belirtmek için kırmızı ile renklendirilebilir.
Profesyonel ve kişisel faaliyetlerinizi kategorilere ayırın
Taahhütlerin tekrarını önlemek için profesyonel ve kişisel görevleriniz için ayrı matrisler oluşturun. Bu, ileride ne olduğunu anlamanıza yardımcı olacak ve zamanınızı nasıl yönettiğinizi büyük ölçüde etkileyecektir. Buradaki hile, her iki tür taahhüt için günün belirli saatlerini ayırmak ve bunun sizin için nasıl çalıştığını görmek olabilir.
Dörtlü öğe sayısını sınırlayın
Çeyreğe çok fazla eleman eklemek işleri fazlasıyla karmaşık hale getirecek ve zaman yönetimi için Eisenhower Matrisini kullanma amacını yitirecektir. Optimize etmek için eylem sayısını 7 veya 8 ile sınırlayın. Bu şekilde yapmanız gerekenlerle bunalmayacaksınız.
Marina profesyonel görevlerini özenle yerine getiriyor. Gün boyunca kendisinden bekleneni ve genellikle daha fazlasını yapar. İşe geç saatlere kadar oturmak, mesleki yükümlülükler uğruna kişisel yükümlülüklerini ihmal etmek onun için çok yaygın.
Ve kaçırdığı tüm önemli aile yükümlülükleri farklı bir hikaye. Ancak tüm bunlar şimdi sağlığına (hem zihinsel hem de fiziksel olarak) ve üretkenliğine zarar veriyor.
Peki hayatında tam olarak ne eksik? Tahmin edebileceğiniz gibi, Eisenhower matrisleri.
Çoğu zaman bunun farkında olmayabilirsiniz, ancak hayatınızda ihtiyacınız olan tek şey, küçük bir organizasyon ve örtüşen yükümlülükleri yerine getirmek için yapılması gerekenlere öncelik vermektir.
Bununla birlikte, muhtemelen o kadar da zor olmadığını düşünüyorsunuz. Aynı anda hem haklısın hem haksızsın. Rastgele bir yapılacaklar listesi hazırlamanın sizin için harikalar yarattığını düşünüyorsanız, işe yarayacaktır, ancak istediğiniz şekilde değil.
Ve haklısın, biraz daha çaba ve Eisenhower Matrisini kullanarak hayatın çok daha iyi olacak.
