ทุกวันนี้ นักธุรกิจทุกคนต่างพยายามหาวิธีใหม่ๆ ในการปรับปรุง พัฒนา และควบคุมธุรกิจของตนเอง
หากก่อนหน้านี้วิธีการทำธุรกิจทั้งหมดมุ่งเน้นไปที่เศษของสหภาพโซเวียตในปัจจุบันวิธีการและแนวโน้มต่างประเทศกำลังได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ ดังนั้น ในบทความนี้ เราจึงตัดสินใจพูดถึงวิธีการทำธุรกิจที่ได้รับความนิยมมากที่สุดวิธีหนึ่ง – KPI – ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก และเราจะพิจารณาว่ามันคืออะไรกันด้านล่าง
ทำความคุ้นเคยกับตัวบ่งชี้ KPI
จากการสำรวจที่ดำเนินการในรัสเซีย ผู้จัดการมากกว่าครึ่งที่ทำงานในบริษัทต่างๆ ไม่พอใจกับระบบการประเมินผลงานของตน สำหรับผู้จัดการแต่ละคน สิ่งนี้เต็มไปด้วยความจริงที่ว่าคุณภาพงานของพนักงานแต่ละคนจะลดลงและบริษัทอาจประสบกับความสูญเสีย ดังนั้น แผนการเชื่อมต่อ – การปฏิบัติตาม – ผลลัพธ์ – แรงจูงใจ – การสนับสนุนควรมีความชัดเจนสำหรับพนักงานแต่ละคน นี่คือสิ่งที่รับประกันการใช้ KPI ในธุรกิจ
นักธุรกิจชาวรัสเซียส่วนใหญ่มักมองว่า KPI เป็น “ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก” แต่นี่เป็นแนวทางที่คลุมเครือเกินไป ชื่อที่ดีที่สุดสำหรับ KPI ก็คือ “ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก” เพราะคำว่า “ประสิทธิภาพ” ในภาษาอังกฤษหมายถึง “ผลลัพธ์” ดังนั้น เพื่อให้เข้าใจความหมายของ KPI เราควรกำหนดความแตกต่างระหว่างตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพและตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพ และค้นหาว่ามันคืออะไร:
มันจะเป็นการยากที่จะเข้าใจความหมายของ KPI โดยทฤษฎีเท่านั้น ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรู้ว่าเหตุใดจึงใช้ในทางปฏิบัติ เป็นการดีที่สุดที่จะใช้ระบบ KPI สำหรับองค์กรขนาดใหญ่และบริษัทที่อยู่ในธุรกิจขนาดกลาง แน่นอนว่าระบบนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการขยายธุรกิจขนาดเล็ก เนื่องจากการควบคุมประสิทธิภาพอย่างเหมาะสมคือกุญแจสู่ความสำเร็จ ในทางปฏิบัติ ผู้จัดการจะคำนวณ KPI สำหรับแต่ละพนักงานแยกกัน หลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ตัวชี้วัดของพนักงานที่แตกต่างกันมีความสัมพันธ์กัน: สิ่งที่ดีที่สุดได้รับการสนับสนุน และผู้ที่แย่ที่สุดจะถูกลงโทษ
ข้อดีและข้อเสียของการใช้ KPI ในธุรกิจ
ผู้จัดการคือบุคคลที่มีความสนใจในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพขององค์กรเป็นหลัก เขาต้องตรวจสอบทุกกระบวนการที่เกิดขึ้นในการผลิต พนักงานทุกคน ให้คำแนะนำ จูงใจพนักงาน
นอกจากนี้ ผู้จัดการไม่สามารถติดตามว่าพนักงานแต่ละคนทำงานอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีหลายคน และ KPI ที่คำนวณสำหรับแต่ละคนก็เป็นโอกาสที่ดีในการรับข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของแต่ละคน ระบบดังกล่าวยังเป็นประโยชน์สำหรับพนักงานด้วย – เขาเห็นการประเมินผลลัพธ์ของเขาตามวัตถุประสงค์ สามารถประเมินจุดแข็งของเขาอย่างสมเหตุสมผล และพัฒนาในกิจกรรมทางวิชาชีพของเขา นอกจากนี้ แผนงานที่เสร็จตรงเวลายังช่วยให้พนักงานได้รับโบนัสในรูปแบบของโบนัสหรือเงินเดือนที่เพิ่มขึ้น ซึ่งถือเป็นข้อได้เปรียบอย่างยิ่ง
ข้อเสียของระบบ KPI
สำหรับข้อบกพร่องนั้นพบได้ในระบบดังกล่าว ในหมู่พวกเขา:
- ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีแผนกต่างๆ จำนวนมาก ส่วนใหญ่มักจะไม่ได้คำนวณ KPI สำหรับพนักงานแต่ละคน แต่สำหรับพนักงานทุกคนในแต่ละแผนก ดังนั้นหากคนหนึ่ง “เจาะ” ทั้งแผนกจะมีผลลบ ซึ่งจะกระทบต่อเงินเดือนพนักงานทุกคนในแผนก ดังนั้นเมื่อใช้ KPI จึงจำเป็นต้องคำนึงถึงระดับประสิทธิภาพและการทำงานเป็นทีมเพื่อดำเนินกิจกรรมการสร้างทีมเพิ่มเติม และเป็นการดีที่สุดที่จะพัฒนา KPI สำหรับแผนกและสำหรับพนักงานแต่ละคนแยกกัน จากนั้นจะเป็นไปได้ที่จะประเมินงานของพนักงานอย่างเป็นกลางมากขึ้น
- ระบบ KPI ได้รับการพัฒนาตามลักษณะเฉพาะโดยพนักงานที่ได้รับอนุญาต ดังนั้นความคิดเห็นของพนักงานทุกคนจึงมักไม่นำมาพิจารณาในระหว่างการพัฒนา
- มีบางกรณีที่ระบบ KPI ทำงานบนหลักการด้านเดียว ซึ่งมักจะไม่มีประโยชน์สำหรับพนักงาน: ทำงานได้ดี – ทำได้ดี, ได้เงิน, ทำได้แย่ – ลดเงินเดือน นั่นคือระบบการให้รางวัลทำงานได้แย่กว่าระบบการลงโทษ
- นอกจากนี้ยังเป็นข้อเสียของระบบที่เป็นการยากที่จะกำหนด KPI สำหรับโปรแกรมเมอร์หรือวิศวกรอย่างเป็นกลาง เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้มักมีงานเฉพาะ (การพัฒนา การประดิษฐ์) ซึ่งไม่มีเวลากำหนดที่ชัดเจน และพนักงานทำ ไม่มีประสบการณ์ในการทำงานที่คล้ายคลึงกัน
- การพัฒนา KPI โดยผู้เชี่ยวชาญคืองาน เวลา ความพยายาม และเงินเพิ่มเติม ซึ่งต้องนำมาพิจารณาด้วย สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าวิธีการนี้มีเหตุผลในบางกรณีหรือไม่
เพื่อให้ระบบ KPI ทำงานได้อย่างถูกต้องในองค์กร จำเป็นต้องเข้าหาการพัฒนาอย่างครอบคลุมและมีความรับผิดชอบ เพื่อทำทุกอย่างทีละน้อย จากนั้นพนักงานจะพอใจและผู้จัดการจะพอใจกับผลงาน
วิธีการใช้ KPI ในธุรกิจ
KPI ใช้ในบริษัทขนาดใหญ่ ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่ขายสินค้าต่างๆ เป็นต้น ที่นี่ KPI คำนวณตามอัตราส่วนของจำนวนการโทรเข้าไปยังบริษัทและข้อเท็จจริงการขายจริง
ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการของบริษัทที่ขายกรมธรรม์ประกันภัยคุ้นเคยกับตัวบ่งชี้ที่เขาต้องพบในช่วงระยะเวลาหนึ่ง และคำนวณด้วยตนเองแล้วว่าต้องขายกรมธรรม์กี่กรมธรรม์และในกรอบเวลาใด สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มขายกรมธรรม์ KPI คือ 1/10 ซึ่งหมายความว่าจากการประชุม 10 ครั้ง ต้องขายนโยบายอย่างน้อยหนึ่งรายการ ผู้จัดการฝ่ายขายมักใช้ตัวบ่งชี้ต่อไปนี้: จำนวนลูกค้าใหม่ ปริมาณการขาย ขนาดของจำนวนเงินเฉลี่ยที่ได้รับจากลูกค้ารายหนึ่ง จำนวนการปฏิเสธ
เพื่อให้ KPI ดังกล่าวทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณไม่สามารถ “แฮง” พวกมันออกเป็น 10 ส่วนต่อพนักงาน 1 คน หยุดที่ 3-5 จะดีกว่า สิ่งสำคัญไม่ใช่ปริมาณ แต่คุณภาพของถ้อยคำ สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงความคลุมเครือในการอธิบาย KPI
อีกตัวอย่างหนึ่งของประสิทธิผลของการใช้ KPI ในธุรกิจคือในด้านโลจิสติกส์ ซึ่งงานของผู้จัดการเป็นงานพื้นฐานที่สุด ที่นี่ KPI ไม่เพียงแต่จะกระตุ้นให้พนักงานเท่านั้น แต่ยังระบุจุดอ่อนและพยายามกำจัดพวกเขาด้วย ปัญหาสามารถแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อทราบสาเหตุของปัญหาเท่านั้น บางทีผู้จัดการอาจโทรไปไม่กี่ครั้งและไม่ได้รับข้อมูลในปริมาณที่จำเป็น ไม่พบปะกับลูกค้าเป็นการส่วนตัว ไม่พยายามขยายฐานลูกค้า ไม่แก้ปัญหาของลูกค้าที่ไม่พอใจ
