Eisenhower Matrix คือวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วน ซึ่งจะช่วยให้คุณทราบได้ว่ากิจกรรมใดมีความสำคัญและไม่สมควรได้รับความสนใจจากคุณเลย
ผู้สร้าง Eisenhower Matrix ที่มีชื่อเสียงคือ Dwight Eisenhower
คำพูดนี้ยังวางรากฐานสำหรับการจัดการเวลาส่วนตัวของ Dwight Eisenhower เมื่อไปที่เมทริกซ์ เมทริกซ์จะจัดหมวดหมู่งานของคุณเป็น 4 ส่วนตามสิ่งที่คุณต้องทำในช่วงเวลาหนึ่งระหว่างวัน
สี่ด้านเหล่านี้คือ:
- การกระทำ
- วิธีแก้ปัญหา
- ผู้แทน
- เอาออก
การกระทำ
จตุภาคแรกของ Eisenhower Matrix ประกอบด้วยงานที่สำคัญที่สุดของคุณ การดำเนินการที่จำเป็นต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วน หมวดหมู่นี้มักจะรวมถึงงานที่มีกำหนดส่งที่จะมาถึงหรืองานที่ไม่สามารถเลื่อนออกไปได้
ในการจัดวางงานในหมวดหมู่นี้ คุณต้องวิเคราะห์ลำดับความสำคัญของคุณอย่างรอบคอบก่อน แล้วจึงตัดสินใจว่าตรงกับเกณฑ์ “ลงมือเลย” หรือไม่ หากงานต้องแล้วเสร็จภายในหนึ่งวันหรือไม่เกินวันถัดไป ถือเป็นงานเร่งด่วน
อีกวิธีหนึ่งในการนำสิ่งนี้ไปใช้ในบริบทคือการจดจำหลักการ “กินกบ” ที่มีชื่อเสียงของ Mark Twain ว่าคุณควรทำสิ่งที่เร่งด่วนที่สุดในวันแรกในตอนเช้า
มาดูตัวอย่างการทำงานเฉพาะเพื่อให้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ ทุกสิ้นสัปดาห์ คุณได้รับมอบหมายให้จัดทำรายงานที่ครอบคลุมแก่ผู้จัดการของคุณ ตอนนี้วันหยุดสุดสัปดาห์ของคุณคือวันศุกร์ เช้าวันพฤหัสบดี คุณยังทำรายงานไม่เสร็จ สิ่งนี้ใช้กับงานเร่งด่วนหรือไม่? อย่างแน่นอน!
วิธีแก้ปัญหา
จตุภาคที่ 2 ของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คือคำตอบ ประกอบด้วยงานที่สำคัญแต่ไม่จำเป็นต้องเร่งด่วน ซึ่งอาจรวมถึงความรับผิดชอบที่หลากหลาย ตั้งแต่จดหมายจากมืออาชีพ การติดตามผล ไปจนถึงการประชุมส่วนตัวและคำมั่นสัญญาเพิ่มเติม
งานในควอแดรนต์นี้ควรถูกจัดกำหนดการสำหรับเวลาอื่น ตามกฎแล้ว งานเหล่านี้สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวของคุณและมีส่วนช่วยในการเติบโตของคุณ ตัวอย่างทั่วไปในชีวิตประจำวันคือการออกกำลังกาย คุณรู้ว่ามันสำคัญต่อสุขภาพที่ดี แต่คุณไม่สามารถหาเวลาได้ ดังนั้น คุณต้องตัดสินใจว่าคุณพร้อมที่จะโจมตีเมื่อใด
จัดกำหนดการงานในลักษณะที่ไม่อยู่ในหมวด “เร่งด่วน” ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอที่จะทำให้เสร็จในขณะที่ยังพอดีกับหน่วยนั้น
ตัวแทน
3 ควอดรันต์ของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ – การมอบหมาย หมวดหมู่นี้รวมถึงงานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน แม้ว่าสิ่งนี้จะฟังดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่โดยธรรมชาติแล้ว สัญชาตญาณแรกของคุณก็คืองานที่ไม่เร่งด่วนก็มีความสำคัญเช่นกัน? ไม่จำเป็น!
กิจกรรมเหล่านี้มักจะให้ภาพมายาว่าคุณมีความสำคัญ โดยที่จริง ๆ แล้วกิจกรรมเหล่านี้ไม่ได้มีส่วนช่วยในการทำงานของคุณมากนัก คุณต้องตัดสินใจว่าจำเป็นต้องจัดกำหนดการกิจกรรมนี้ใหม่หรือมีคนอื่นสามารถทำได้
ตัวอย่างบางส่วนอาจรวมถึงการกำหนดเวลาสัมภาษณ์ การตอบอีเมลบางฉบับ หรือการประชุมทีมที่บุคคลอื่นอาจเป็นเจ้าภาพในขณะที่คุณยุ่งอยู่กับกิจกรรม Quadrant 1
การกำจัด
หมวดหมู่สุดท้ายของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์คือการกำจัด ประกอบด้วยงานที่ทำลายประสิทธิภาพการทำงานของคุณ สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ส่งผลต่อเป้าหมายของคุณเลย ระบุกิจกรรมเหล่านี้และกำจัดกิจกรรมเหล่านี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
ตัวอย่างทั่วไปของกิจกรรมดังกล่าว ได้แก่ การท่องสื่อสังคมออนไลน์อย่างไม่ใส่ใจ คอยตรวจสอบโทรศัพท์ตลอดเวลาสำหรับการโทรหรือข้อความ เล่นวิดีโอเกม หรือกิจกรรมทั่วไปที่คุณใช้เพื่อผัดวันประกันพรุ่ง
วิธีใช้เมทริกซ์ Eisenhower สำหรับการบริหารเวลา
ถ้าตอนนี้คุณกำลังสงสัยว่าชีวิตของคุณจะถูกจัดระเบียบอย่างน่าอัศจรรย์ด้วยเมทริกซ์นี้ มันไม่ง่ายอย่างนั้น! แต่ด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อย คุณก็จะไปถูกทาง
ก่อนอื่นคุณต้องจัดหมวดหมู่งานเร่งด่วนและสำคัญของคุณ ในการทำเช่นนี้ คุณต้องจัดลำดับความสำคัญและกำหนดระดับความเร่งด่วนอย่างถูกต้อง
งานด่วนของคุณมักจะเกี่ยวข้องกับการจำกัดเวลา ชั้นเรียนทั้งหมดเหล่านี้พูดว่า “ทำเดี๋ยวนี้” และต้องการความสนใจสูงสุดจากคุณ
ในทางกลับกัน งานที่สำคัญของคุณมักจะเป็นงานระยะยาวและมีสมาธิ ตามกฎแล้วพวกเขาไม่ได้ให้ผลลัพธ์ในทันทีและเน้นที่การตัดสินใจระยะยาวที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
เมื่อคุณจัดหมวดหมู่งานเร่งด่วนและงานสำคัญเสร็จแล้ว ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อใช้ศักยภาพของ Eisenhower Matrix อย่างเต็มที่สำหรับการจัดการเวลา:
ให้รหัสสีแก่จตุภาค
กำหนดรหัสสีให้กับจตุภาคของคุณเพื่อทำความเข้าใจแรงโน้มถ่วงของสถานการณ์อย่างรวดเร็ว การกระจายสีจะช่วยให้คุณทราบได้อย่างรวดเร็วว่าต้องทำอะไรต่อไป รหัสสีเหล่านี้ยังช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานเพื่อการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล
ตัวอย่างเช่น ควอแดรนท์ Before สามารถใช้เป็นสีแดงเพื่อระบุความเร่งด่วนของงาน
จัดหมวดหมู่กิจกรรมทางอาชีพและส่วนตัวของคุณ
เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้คำมั่นสัญญาซ้ำซ้อน ให้สร้างเมทริกซ์แยกสำหรับงานมืออาชีพและงานส่วนตัวของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่อยู่ข้างหน้าและจะมีอิทธิพลอย่างมากต่อวิธีการจัดการเวลาของคุณ เคล็ดลับในที่นี้อาจเป็นการจัดสรรเวลาทำการในแต่ละวันสำหรับภาระผูกพันทั้งสองประเภทและดูว่าสิ่งนั้นจะได้ผลสำหรับคุณอย่างไร
จำกัดจำนวนองค์ประกอบในรูปสี่เหลี่ยม
การเพิ่มองค์ประกอบลงในควอแดรนต์มากเกินไปจะทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อนเกินไป และจุดประสงค์ของการใช้ Eisenhower Matrix สำหรับการจัดการเวลาจะหายไป ในการเพิ่มประสิทธิภาพนั้น ให้จำกัดจำนวนการดำเนินการไว้ที่ 7 หรือ 8 อย่าง ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ถูกครอบงำด้วยสิ่งที่คุณต้องทำ
มาริน่าทำหน้าที่อย่างขยันขันแข็ง ในระหว่างวัน เธอทำสิ่งที่คาดหวังจากเธอ และบ่อยครั้งมากขึ้น การนั่งทำงานจนดึก การละเลยหน้าที่ส่วนตัวเพื่อประโยชน์ในหน้าที่การงานเป็นเรื่องปกติสำหรับเธอ
และภาระหน้าที่ของครอบครัวที่สำคัญทั้งหมดที่เธอพลาดไปก็อีกเรื่องหนึ่ง แต่ทั้งหมดนี้กำลังส่งผลกระทบต่อสุขภาพของเธอ (ทั้งทางร่างกายและจิตใจ) และประสิทธิภาพการทำงานของเธอ
ดังนั้นสิ่งที่ขาดหายไปในชีวิตของเธอคืออะไร? อย่างที่คุณอาจเดาได้ เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์
บ่อยครั้งที่คุณอาจไม่รู้ตัว แต่สิ่งเดียวที่คุณต้องการในชีวิตของคุณคือองค์กรเล็กๆ และจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำเพื่อบรรลุภาระผูกพันที่ทับซ้อนกัน
จากที่กล่าวมาคุณอาจคิดว่ามันไม่ยาก คุณถูกและผิดในเวลาเดียวกัน ผิดในแง่ที่ว่าถ้าคุณคิดว่าการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำแบบสุ่มทำงานได้อย่างมหัศจรรย์ มันก็จะได้ผล แต่ไม่ใช่ในแบบที่คุณต้องการ
และคุณพูดถูก ด้วยความพยายามอีกเล็กน้อยและการใช้ Eisenhower Matrix ชีวิตของคุณจะดีขึ้นมาก
