การจัดการธุรกิจไม่เคยเป็นเรื่องง่าย ความก้าวหน้าสมัยใหม่ทำให้ระดับของการเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและข้อมูลเชิงลึกที่ไม่เคยมีมาก่อน
เครื่องมือที่มีให้สำหรับเจ้าของธุรกิจในปัจจุบันนั้นแทบจะไร้ขีดจำกัด ซึ่งสามารถเป็นได้ทั้งประโยชน์และโทษ มีเครื่องมือสำหรับจัดการทุกแง่มุมของธุรกิจตั้งแต่สินค้าคงคลังไปจนถึงการบริการลูกค้าและภาษี ซอฟต์แวร์แต่ละชิ้นที่เพิ่มลงในกองเทคโนโลยีของบริษัทจะช่วยรับภาระในการจัดการและยังเพิ่มความซับซ้อนขององค์กรโดยรวมอีกด้วย
ความก้าวหน้าและความซับซ้อนมักมาคู่กัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ข่าวดีก็คือแม้ว่าระบบจะมีความซับซ้อนมากขึ้น แต่ก็มีประสิทธิภาพและแม่นยำมากขึ้นเช่นกัน นี้ไม่ได้หยุดความยากลำบากจากการสร้างอุปสรรค
อุปสรรคที่ยุ่งยากที่สุดอย่างหนึ่งเมื่อทำงานในระบบที่ซับซ้อนคือการวิเคราะห์การเพิ่มประสิทธิภาพ ชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวแต่ละส่วนมีบทบาทที่ยากต่อการชื่นชม และส่วนต่างๆ เองก็อาจมีส่วนบวมโดยไม่จำเป็น นี่คือที่ที่สามารถแนะนำการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) เพื่อช่วยให้องค์กรใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด
BPM คืออะไร
BPM ประกอบด้วยการวิเคราะห์ของแต่ละกระบวนการตลอดจนการวิเคราะห์บทบาทที่มีต่อภาพรวมของธุรกิจ BPM คือทั้งหมดที่เกี่ยวกับกระบวนการปรับแต่งเพื่อบีบทุกหยดของการเพิ่มประสิทธิภาพที่เป็นไปได้ สามารถทำได้ง่ายเพียงแค่ลบขั้นตอนพิเศษในกระบวนการหรือสร้างกระบวนการใหม่ทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้น
ก่อนที่จะดำดิ่งสู่การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดก่อนว่ากระบวนการคืออะไรในบริบทนี้
กระบวนการทางธุรกิจคืออะไร
กระบวนการทางธุรกิจสามารถอธิบายได้ว่าเป็นชุดของขั้นตอนการทำซ้ำที่ออกแบบมาเพื่อบรรลุเป้าหมาย การทำซ้ำเป็นลักษณะสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจ ควรทำอย่างสม่ำเสมอและไม่มากก็น้อยเหมือนกันทุกครั้ง
กระบวนการไม่เหมือนกับโครงการหรืองาน โครงการคืออินสแตนซ์ของงานเฉพาะ เมื่อดำเนินโครงการ เป้าหมายคือการบรรลุผลเพียงครั้งเดียว ในทางกลับกัน งานเป็นงานเดี่ยวหรือบางส่วนของโครงการที่ต้องทำให้เสร็จจึงจะถือว่าโครงการเสร็จสมบูรณ์
กระบวนการคืองานที่ดำเนินการเป็นประจำ เช่น การรับพนักงานใหม่ การจัดการข้อร้องเรียนของลูกค้า หรือการขาย
BPM ทำงานอย่างไร
การจัดการกระบวนการทางธุรกิจตามระเบียบวินัย พยายามที่จะปฏิบัติต่อแต่ละกระบวนการที่ดำเนินการโดยองค์กรเป็นงานที่แยกจากกัน โดยมองว่าเป็นส่วนหนึ่งของปริศนาขององค์กรที่ใหญ่ขึ้น
การใช้วิธีการและเครื่องมือ BPM จำเป็นต้องมีความสามารถในการมองธุรกิจในระดับไมโครและมาโครควบคู่กันไป แต่ละกระบวนการควรได้รับการปรับให้เหมาะสมภายในตัวเอง แต่ควรพิจารณาผลกระทบที่มีต่อกระบวนการหรือกิจกรรมอื่นๆ ด้วย
BPM เป็นวัฏจักรต่อเนื่องที่มีสี่ขั้นตอนหลัก: การวิเคราะห์ การออกแบบ การสร้างแบบจำลอง และการใช้งาน
การวิเคราะห์
แต่ละกระบวนการทางธุรกิจจะได้รับการวิเคราะห์เพื่อประสิทธิภาพและการเพิ่มประสิทธิภาพ วัตถุประสงค์ของระยะนี้คือการตรวจสอบการดำเนินงานและระบุโอกาสในการปรับปรุง การวิเคราะห์เกี่ยวข้องกับการทำแต่ละขั้นตอนเพื่อดูว่าสิ่งใดใช้ได้ผลและไม่ได้ผล ขั้นตอนการวิเคราะห์เป็นกระบวนการต่อเนื่อง
การออกแบบ
หลังจากระบุโอกาสในการปรับปรุงแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้าน BPM จะเริ่มพัฒนาแนวคิดเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาหรือเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ นี่คือเวลาที่จะสร้างเป้าหมาย กระบวนการควรได้รับการออกแบบให้เป็นเวอร์ชันในอุดมคติของตนเองในขั้นตอนนี้
การสร้างแบบจำลอง
เทคนิคการสร้างแบบจำลองอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับกระบวนการที่ได้รับการขัดเกลา แต่การสร้างต้นแบบหรือการรันกรณีทดสอบเป็นวิธีที่ดีในการดูว่าการเปลี่ยนแปลงที่เสนอจะส่งผลต่อการดำเนินงานอย่างไร ขั้นตอนนี้จำเป็นในการปรับแต่งแนวคิดการออกแบบและรวมแนวคิดเข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่นำไปปฏิบัติได้
ทำให้มีชีวิตชีวา
เมื่อการจำลองยืนยันว่าการเปลี่ยนแปลงที่เสนอมีผลกระทบเชิงบวกต่อกระบวนการและธุรกิจโดยรวม ก็ถึงเวลาที่จะทำการเปลี่ยนแปลงและนำชิ้นส่วนทั้งหมดมารวมกัน การใช้กระบวนการใหม่หรือกระบวนการที่แก้ไขอาจเป็นงานที่น่ากลัว แต่ถ้าขั้นตอนก่อนหน้านี้ประสบความสำเร็จ คุณจะรู้ว่าความพยายามนั้นคุ้มค่ากับผลลัพธ์สุดท้าย
