Можно ли навести порядок в снабженческой отрасли?
Поддается ли автоматизации сложная и изматывающая работа современного снабженца? Как сэкономить самый ценный ресурс сотрудников – время? Эти и другие вопросы мы обсудили с директором компании «Меркадо» Константином Байдали.
С чего все начиналось
Блок управления закупками мы начали делать имея за плечами большой опыт работы в сфере снабжения, уже порядка 20 лет. Мы подробно изучали нашу целевую группу — коммерческие организации, которые занимаются комплексным снабжением, и заметили, что у таких специалистов нет никаких информационных систем, которые помогали бы им работать. Весь инструментарий — это 1С, если повезет, excel-таблицы, которые используются для работы с информацией и почта. Все это приводит к тому, что производительность отдела снабжения, как правило, не очень хорошая, а загруженность очень большая
Почему так происходит
Потому что задача подготовить большую закупку — это целый блок задач: изучение рынка, коммуникация с поставщиками, достижение договоренностей, подбор номенклатуры по техническому заданию, поиск актуальных цен, выбор оптимального варианта поставки, согласование с отделом реализации или производством. А еще нужно осуществить саму закупку и поставку. Сюда входят оплаты, отгрузки, контроль этих отгрузок, контроль поступлений.
Что обычно понимается под «большой закупкой»
Здесь все зависит от номенклатуры, и от контекста. Может быть одна закупка на тысячу позиций у одного поставщика и никаких проблем. А может быть 3-4 закупки по 1-2 позиции, но каждая с длительным сроком и сложной поставкой. И тут надо понимать, что ни у одного снабженца не бывает просто одной закупки — у него чаще всего идет несколько параллельных процессов — оперативная подготовка, оперативное сопровождение, оперативные переговоры. Помимо этого руководство, желает знать, что происходит, а это означает собрания и планерки, на которых специалист должен отчитываться.
Специалист по снабжению должен быть всегда готов ответить на кучу вопросов: какой товар он будет закупать, по каким ценам, у кого из поставщиков, на какой стадии какая сделка находится, когда что будет на месте, что запланировано, какие проблемы ожидаются… Чтобы на это все ответить нужно вести целый блок прайс-листов, excel-таблиц, переписку с десятками компаний в почте.
И мы решили, что было бы неплохо дать специалистам такой инструмент, которые сделает их работу в разы проще. Ведь исходя из своего опыта, мы примерно понимаем какие рабочие алгоритмы уже есть и можем эти алгоритмы встроить в новый инструмент. Так появилась информационная система, в которой есть определенный алгоритмы и инструменты, которые между собой взаимодействуют и соответствуют типовым рабочим процессам.
Значит, теперь снабженец в любой этап времени может ответить – что, у кого, на какую сумму закупается или закуплено, что находится в пути, что планируется к отгрузке, что прибудет на какой склад и когда будет доставлено до потребителя?
Тут даже смысл не в том, что он может ответить, а в том, что ему не надо напрягаться, чтобы на это отвечать. В обычной ситуации он, должен был вести какую-то документацию и совершать много действий, чтобы дать отчет. В нашем случае он те же самые действия выполняет, а иногда и меньше, потому что в системе многие функции автоматизированы, и SRM сама обобщает эту информацию, формирует отчет, когда руководителю нужно знать ответ, а почему мы закупаем это, а не это, а почему тут такая цена, когда на этапе подготовки цена была ниже. Ведь так может произойти, например, что мы согласовали всё, а в конце месяца, поднялась цена и вдруг неожиданно закупка стала дороже.
Либо мы не учли транспортные расходы. Всякие случаи бывают и когда вы ведете сделку в системе от начала до конца, вы всегда на любой вопрос можете ответить. Часть вопросов вообще принципиально снимается, потому что руководитель видит отчетность. И самое главное, эта информация сохраняется в едином блоке. Бывает снабженец на предприятии даже в отпуск нормально не может уйти, потому что его некем заменить, всегда надо доработать ту или иную сделку, и он один владеет информацией о состоянии процессов. В нашем случае, когда все ведется в одном блоке системы, человек может уходить в отпуск, увольняться, а информация останется у предприятия. Основная задача специалиста теперь просто проверять ключевые точки, контактировать с поставщиком и с руководителем или там покупателем.
Давайте еще раз пройдемся по ключевым точкам, которые находятся в системе.
Что мы можем контролировать на этапе поставки
Если говорить о самой закупке, то мы все свели к четырем большим вопросам:
Закупки
Что мы уже закупаем или что согласовали к поставке? И почему именно это, а не что-то другое. Ведь часто наименование в заказе и фактически закупаемое может быть отличным. Это первый блок — что закуплено, почему закуплено и вся история, привязанная к этому процессу.
Оплата
Какие оплаты мы планируем? Какие сроки поставки мы собираемся реализовать? Есть определенная дисциплина поставок, она важна в первую очередь для производства, а во-вторых, для выполнения обязательств, например, по торгам. Поэтому, специалист по закупкам должен точно знать ожидаемые сроки, и те люди, которые ждут этот товар, тоже должны это видеть. Этот блок соответственно отвечает на эти вопросы.
Отгрузки
Когда мы планируем отгрузки? Как именно мы их планируем? Куда мы планируем? Сколько транспортных расходов мы сюда собираемся заложить? Почему я говорю именно про планирование — фактическая отгрузка это одно, а когда вы выполняете договор или контракт, у вас может быть очень много позиций, которые разбиты по времени отгрузки. Например, в мае одна часть, а в сентябрь другая. И это все тоже нужно учитывать. И в нашей системе это возможно сделать.
Более того, когда человек это делает в системе, SRM эти контрольные точки запоминает и автоматически формирует задачи и напоминания в нужное время. То есть человек раз зашел в систему, примерно спланировал договор по срокам (от поставщика есть всегда какие-то планируемые сроки), понял сколько времени будет занимать логистика, собрал общую картину, и она видна всем заинтересованным лицам, хранится в системе и есть у него перед глазами, плюс система в нужное время напомнит о том или ином этапе, прислав уведомление на почту.
Поступление на склад
Надо понимать, то, что отгрузили и то, что пришло, это, как говорится, могут быть две большие разницы. Поэтому есть задача проверить груз на количество, на качество и, если есть какие-то претензии по грузу — их тоже надо решать. И надо понимать всем участникам процесса и внутренним заказчикам, и внешним, что конкретно произошло, что решается, какие решения уже приняты, как там поставщик себя повел, что заказчик сказал.
Пример простой — получили вы мятую упаковку ситуация неприятная, потому что грузить мятую упаковку не очень хорошо, но не критичная. Поэтому можно сначала записать, что у вас мятая упаковка и отдать этот вопрос отделу продаж, чтобы они уточнили будут ли ждать замену от поставщика в течении недели или все нормально, они примут мятую упаковку и будут счастливы, что все пришло в срок. Вот на эти вопросы мы тоже отвечаем.
Вот такие ключевые блоки — закупки, оплата, отгрузки, поступление по факту.
Какие результаты достигаются при работе с системой
Блок управления закупками — это эффективный инструмент. У нас было два теста.
- Первый тест — это взаимодействие между отелом продаж, отделом реализации, который заинтересован в поставке и отделом закупок, который должен вести отчетность и показывать, как всё происходит. Тут все просто — люди вместо того, чтобы вести учет в excel, как это было раньше, ведут его в системе, где вырисовывается вполне детальная общая картина. Это экономия времени на внутренних коммуникациях – планерках, отчетах и все прочее.
- Второй вариант теста — это когда у специалиста просто большой блок задач, и он должен иметь какой-то инструмент, чтобы разбираться, что у него происходит. Тут специалист ведет всю систему именно для себя и это тоже результат конкретно для человека хороший, потому что предыдущий вариант это excel, где один файл — одна поставка, и у них там много страниц, и это сложно и не удобно. Поэтому по удобству — да, результат хороший.
Когда сам для себя специалист ведет учет, то вести его в excel и вести в системе — одинаково по времени. Может ведение в системе местами быстрее благодаря тому, что в здесь есть автоматическое заполнение, многие формы и формулы сами автоматом переносятся на следующие таблицы.
Плюс изрядная экономия времени получается на поднятие истории взаимодействия с поставщиками, когда все происходит через систему. Например, вам нужно составить письмо об отгрузке — в системе делается шаблон, кнопку нажал и отправил, то есть вместо десяти минут потратил полминуты.
Плюс напоминания. Нет необходимости ежедневно проверять, что там происходит или надеяться на поставщиков. Тут идет автоматический контроль, что тоже изрядно экономит времени. Хотя экономию по времени довольно сложно отследить, потому что она у каждого своя и многое зависит от поставщиков, номенклатуры, объемов заказов и сроков работы.
Но на данный момент все пользователи системы довольны тем, что они получают в результате!
