Zarządzanie czasem – czas to pieniądz

Zaktualizowano:
9 min czytania
Zarządzanie czasem – czas to pieniądz
Zdjęcie: Renaud Vejus | Dreamstime
Dzielić

W kontekście szybkiego rozwoju społeczeństwa i codziennego otrzymywania dużej ilości informacji człowiek potrzebuje coraz więcej czasu na pełne wykorzystanie udostępnianych zasobów.

Przyspieszenie tempa życia prowadzi do tego, że ludzie muszą albo coś poświęcić na rzecz głównych celów, albo budować działania w sposób najbardziej racjonalny i efektywny, zmniejszając koszty czasu.

Zarządzanie czasem to technologia zarządzania kierunkiem lub czasem, która umożliwia korzystanie z tego najcenniejszego zasobu we właściwy sposób.

Losowość w konstrukcji czynności, bałagan w harmonogramie operacji oraz brak przemyślanego planu działania powodują, że człowiek nie ma czasu na zrobienie wszystkich niezbędnych rzeczy. W efekcie pojawia się napięcie, nerwowość, strata czasu i energii, co negatywnie wpływa na wyniki życia ludzi.

Analiza SWOT – zidentyfikuj mocne i słabe strony swojego biznesu
Analiza SWOT – zidentyfikuj mocne i słabe strony swojego biznesu
6 min czytania

Zarządzanie czasem ma na celu usprawnienie Twoich działań i operacji, a także zbudowanie harmonogramu ich realizacji, aby jak najpełniej i w jak najkrótszym czasie osiągnąć Twoje cele.

Historia zarządzania czasem

Już w starożytności ludzie starali się budować swój sposób działania w taki sposób, aby w krótkim czasie podjąć niezbędne działania i jednocześnie osiągnąć maksymalny efekt. Nie poświęcono jednak należytej uwagi zarządzaniu czasem, ponieważ nie było szczególnej potrzeby.

Ciekawy fakt: rzymski filozof Seneka jako pierwszy pomyślał, że racjonalne wykorzystanie czasu może zwiększyć ludzką produktywność. Pojęcie zarządzania czasem w sensie historycznym pierwotnie należało do nurtu filozoficznego, a następnie stało się odrębnym obszarem badań, posiadającym nie tylko podstawy teoretyczne, ale także praktyczną bazę wiedzy.
Time management
Zdjęcie: Wayback12 | Dreamstime

Wraz z rozwojem postępu naukowego i technologicznego oraz przyspieszeniem tempa życia w społeczeństwie pojawia się nowy kierunek myślenia – zarządzanie czasem – jako nauka o zarządzaniu czasem. Powstanie tej koncepcji datuje się na drugą połowę XX wieku. (70-80 lat), kiedy zarówno naukowcy ze społeczności światowej, jak i nasi rodacy zaczęli poważnie zajmować się tym problemem.

Piramida potrzeb Maslowa
Piramida potrzeb Maslowa
10 min czytania

W XXI wieku teoria i praktyka zarządzania czasem jest szeroko wykorzystywana przez różne kategorie i grupy ludzi. Należą do nich pracownicy przedsiębiorstw i freelancerzy, a także gospodynie domowe oraz osoby zajmujące się swobodną kreatywnością, czyli prawie każda osoba powinna szczegółowo przestudiować zasady i metody zarządzania czasem, aby zwiększyć produktywność w pracy iw domu.

Cel i cele zarządzania czasem

Głównym celem zarządzania czasem, opartym na istocie tej koncepcji, jest zarządzanie czasem i osiąganie jak najbardziej pozytywnego wyniku. Zgodnie z celem zarządzanie czasem rozwiązuje następujące zadania:

  1. uporządkowanie operacji i działań w kolejności priorytetu dla osoby;
  2. ranking celów według ważności;
  3. podział obowiązków i odpowiedzialności między członków grupy lub zespołu;
  4. budowanie harmonogramu wykonywania operacji jako najskuteczniejszego sposobu planowania czasu;
  5. budowanie najbardziej racjonalnego modelu zachowania podczas korzystania z tymczasowego zasobu;
  6. wzrost wydajności pracy, a w efekcie jej wydajności i efektywności;
  7. Wyszukaj ukryte rezerwy czasu, które można wykorzystać bardziej efektywnie.

Wymienione zadania to powiększone obszary działalności, dlatego każdy blok można podzielić na wiele mniejszych podzadań. Czym dokładnie będą – to zależy od każdego z osobna. Najważniejsze, że wszyscy muszą przestrzegać głównego celu.

KPI – kluczowe wskaźniki wydajności
KPI – kluczowe wskaźniki wydajności
6 min czytania

Rozwiązując te problemy, każda osoba może nauczyć się, jak właściwie zarządzać swoim czasem, wykorzystując go jak najefektywniej. Takie zajęcia pozwalają nauczyć się samokontroli i analizy, samodzielnego studiowania różnych metod i praktyk, organizacji osobistego czasu pracy i wypoczynku.

Zasady zarządzania czasem

Jak każda inna dziedzina wiedzy, zarządzanie czasem opiera się na pewnych zasadach opracowanych przez ekspertów i traktowanych jako podstawa użytkowania. Należy podkreślić następujące zasady zarządzania czasem:

Planowanie

Efektywne zarządzanie czasem jest możliwe tylko wtedy, gdy jest on wyraźnie podzielony na określone okresy wykonywania jakichkolwiek czynności. Jednocześnie dla wygody możesz korzystać z różnych metod planowania – pisz w notesie lub organizerze, w specjalnych aplikacjach na telefonie lub komputerze. Planowanie wizualne pozwala na wizualną ocenę opracowanego harmonogramu, co pomaga w bardziej szczegółowej analizie pod kątem skuteczności.

Time management
Zdjęcie: Cacaroot | Dreamstime
Ważne: Niektórzy ludzie, mimo że mają plan na dany dzień, nie spisują go, tylko trzymają w głowie wszystkie punkty. Ta metoda planowania jest nieskuteczna, ponieważ w końcu możesz pominąć niektóre momenty lub pomylić punkty planu w miejscach, co może skutkować nieracjonalnym wykorzystaniem zasobów czasowych.

Określanie złożoności zadań

Przy sporządzaniu planu należy zwrócić uwagę na to, że niektóre zadania i operacje są bardziej złożone, wymagają maksymalnego skupienia lub dużej ilości czasu. To one powinny być wykonywane przede wszystkim i najlepiej w pierwszej połowie dnia, ponieważ w tym okresie człowiek ma więcej siły, jest skoncentrowany, a jego wydajność znacznie wyższa.

Macierz Eisenhowera — określ swoje priorytety
Macierz Eisenhowera — określ swoje priorytety
6 min czytania

Po wykonaniu złożonych zadań możesz już angażować się w prostsze operacje, które można wykonać w półautomatycznym, znajomym trybie. Jeśli zbudujesz harmonogram w odwrotnej formie, to znaczy najpierw rób rzeczy łatwe, a potem trudne, to z dużym prawdopodobieństwem osoba nie będzie w stanie wykonać ciężkiej pracy, ponieważ po prostu nie będzie miała siły;

Dzielenie złożonych procesów na proste

Jeśli podczas planowania pojawią się szczególnie trudne punkty, które wymagają dużej ilości zasobów, najlepiej podzielić je na mniejsze. W tym przypadku pozornie nierozwiązywalny cel zostanie osiągnięty, gdy zostanie osiągnięta realizacja zestawu prostych celów cząstkowych;

Wyszukaj ukryte rezerwy czasu

Często ludzie nie zauważają, że niektóre okresy czasu można wykorzystać bardziej produktywnie, i zamiast tego spędzają je na bezużytecznych rzeczach. Plagą współczesnego społeczeństwa są sieci społecznościowe i Internet, w których jest tak wiele informacji (przydatnych i niezbyt), że czasami człowiek nie zauważa, jak może spędzić kilka godzin przy komputerze lub telefonie z rzędu.

Ten czas można było wykorzystać efektywniej. Konieczne jest zidentyfikowanie dla siebie tych operacji, które są nieskuteczne i niepotrzebne, i rozpoczęcie skracania czasu na nie poświęconego. Zamiast tego możesz wymyślić dla siebie działania, które naprawdę dałyby jakiś pozytywny wynik.

Prokrastynacja – i niech cały świat czeka
Prokrastynacja – i niech cały świat czeka
6 min czytania

Dodatkowo można skutecznie łączyć dwie klasy, jeśli nie kolidują ze sobą. Na przykład, jeśli dana osoba czeka w kolejce, może jednocześnie przeczytać informacyjny artykuł naukowy w swoim zawodzie lub zacząć układać plan na następny dzień;

Motywacja

Osoba zmotywowana wykonuje czynności ze znacznie większą produktywnością. Motywacja wewnętrzna jest rodzajem dźwigni lub katalizatora, dzięki której przejawia się wyższy stopień wytrwałości, koncentracji uwagi i skupienia na uzyskaniu efektu końcowego.

Time management
Zdjęcie: Denisismagilov | Dreamstime

Motywację można wyrazić w konkretnej formie i najczęściej jest to wynik finansowy, czyli otrzymanie pieniędzy za wykonaną pracę. Aby się zmotywować, możesz pomyśleć, na jakie korzyści zostaną wydane pieniądze.

Ponadto motywacja może być również czysto emocjonalna, gdy dana osoba uzyskuje satysfakcję psychiczną lub fizyczną z wyniku swojej działalności.

Zasady zarządzania czasem

Efektywne zarządzanie czasem polega na przestrzeganiu pewnych zasad postępowania, które są następujące:

  • Użyj różnych narzędzi i technik, aby zaplanować swój czas;
  • utrzymuj miejsce pracy w czystości, aby nie tracić czasu na szukanie dokumentów;
  • nie badaj informacji, które nie są potrzebne do określonego zadania;
  • nie trać czasu na bezużyteczne przeglądanie mediów społecznościowych;
  • nie rób kilku rzeczy jednocześnie, skoncentruj się na jednej;
  • naucz się odmawiać innym osobom, które proszą cię o wykonanie pracy, której nie potrzebujesz;
  • określ okresy, w których masz największą aktywność umysłową i fizyczną – wykonuj w tym czasie trudną pracę;
  • Poświęć trochę czasu na relaks i naucz się relaksować całkowicie, a nie w napadach i na początku.
Jak stać się bogatym: 7 zasad bogactwa
Jak stać się bogatym: 7 zasad bogactwa
8 min czytania

Zasady zarządzania czasem mają na celu ogólne zdefiniowanie taktyki organizacji przepływu pracy. Ich zastosowanie jest konieczne, aby skutecznie zwiększyć produktywność człowieka i sformułować linię jego zachowania w realizacji procesu pracy.

Techniki zarządzania czasem

Zarządzanie czasem jest przewodnikiem po działaniach mających na celu zarządzanie czasem i zawiera konkretne metody wykonywania tej czynności. Wśród nich najczęściej stosowane metody to:

  • Metoda tworzenia harmonogramu pracy na podstawie biorytmu — „sowa” lub „skowronek”. Sugeruje, że każda osoba należy do jednego z dwóch rodzajów biorytmów, których aktywność przejawia się w różnych porach dnia. Konieczne jest ułożenie planu pracy i harmonogramu w taki sposób, aby najbardziej złożone i czasochłonne zadania były wykonywane w okresie wzmożonej aktywności organizmu.
Time management
Zdjęcie: Alain Lacroix | Dreamstime
Ciekawostka: Leonardo da Vinci nie stosował tradycyjnej praktyki snu i budzenia. Zamiast tego pracował nieprzerwanie przez cztery godziny, po których następował 15-minutowe przerwy na sen. Podczas snu ciało nabrało siły, a aktywność mózgu wzrosła.
  • Metoda pierwszego kroku opiera się na fakcie, że rozpoczęcie trudnej firmy jest zawsze trudne, ale w tym celu wystarczy zrobić pierwszy krok. Dalszy postęp będzie łatwiejszy, ponieważ człowiekowi zawsze trudno jest dokładnie zacząć. Aby pierwszy krok zakończył się sukcesem, powinieneś utworzyć konkretny szablon, którego można użyć do wykonywania podobnych operacji;
  • Metoda ograniczenia ułatwiająca podejmowanie decyzji w przypadku niepewności. Jeśli dana osoba nie wie, jaką decyzję podjąć w konkretnej sytuacji, stawia sobie pewne ograniczenie – na przykład, aby wybrać jedną z dwóch opcji w ciągu 10 minut lub jeśli nie zdecyduje się na wykonanie tej konkretnej akcji;
  • Metoda pisania w złożonej formie zakłada, że ​​wszystkie wpisy muszą być wykonane w jednym notatniku lub organizerze, a nie na wielu porozrzucanych kartkach papieru. Dzięki temu zawsze łatwiej będzie znaleźć potrzebne informacje i nigdy nie zostaną one utracone, ponieważ są zapinane na wszystkie niezbędne informacje;
  • Metoda zapisu graficznego sugeruje, że czasami łatwiej i wygodniej jest wyświetlać informacje za pomocą diagramu lub wykresu. Dzięki temu będzie bardziej zrozumiałe i łatwe do zapamiętania, a na naprawę poświęcimy znacznie mniej czasu.
25 zdrowych nawyków, które poprawią wszystkie obszary Twojego życia
25 zdrowych nawyków, które poprawią wszystkie obszary Twojego życia
4 min czytania

Wady zarządzania czasem

Planowanie zarządzania czasem zawsze daje wymierne efekty, ale jednocześnie ma szereg wad. Powinny one obejmować takie rzeczy jak:

  1. Występujące okoliczności siły wyższej mogą zakłócić harmonogram. Ale jeśli zadania są zaplanowane, nadal trzeba je rozwiązać, a potem zaczyna się nowe poszukiwanie wolnego czasu. Naruszenie ustalonego harmonogramu może prowadzić do nerwowości i drażliwości, a w rezultacie pogorszenia samopoczucia;
  2. Uwolnienie czasu wolnego polega na wykorzystaniu go do wykonywania nowych zadań, w związku z którymi człowiek celowo przeciąża się pracą. W sytuacji rosnącej liczby operacji i rosnącej produktywności może wystąpić wzrost zmęczenia, które może stać się chroniczne;
  3. Przejrzysty harmonogram jest dobry, ale każdego dnia może wydawać się, że jest to „Dzień świstaka”. Człowiek musi codziennie robić wiele różnych rzeczy, po których wszystko zacznie się od nowa.

5 NAJLEPSZYCH książek o zarządzaniu czasem

  1. Pracuj mniej, rób więcej – K. Gleason
  2. Ekstremalne zarządzanie czasem – N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
  3. Sztuka bycia na czas – A. Lacaine
  4. Jazda w czasie. Jak żyć i pracować – G. Archangielski
  5. Trudne zarządzanie czasem. Przejmij kontrolę nad swoim życiem – Dan S. Kennedy
Ocena artykułu
0,0
Ocen: 0
Oceń ten artykuł
Editorial team
Proszę napisać swoją opinię na ten temat:
avatar
  Subskrybuj  
Powiadamiaj o
Zawartość Oceń to Komentarze
Dzielić