In de context van de snelle ontwikkeling van de samenleving en de dagelijkse ontvangst van een grote hoeveelheid informatie, heeft een persoon steeds meer tijd nodig om de beschikbare middelen volledig te gebruiken.
De versnelling van het levenstempo leidt ertoe dat mensen ofwel iets moeten opofferen ten behoeve van de hoofddoelen, of activiteiten op de meest rationele en efficiënte manier moeten opbouwen, waardoor de tijdskosten worden verminderd.
Willekeurigheid in de constructie van activiteiten, wanorde in het operatieschema en het ontbreken van een goed doordacht actieplan leiden ertoe dat een persoon geen tijd heeft om alle noodzakelijke dingen te doen. Als gevolg hiervan is er spanning, nervositeit, verspilling van tijd en energie, wat een negatief effect heeft op de resultaten van het leven van mensen.
Timemanagement is gericht op het stroomlijnen van uw acties en operaties, evenals het opstellen van een planning voor de uitvoering ervan om uw doelen zo volledig mogelijk en met minimale tijd te bereiken.
De geschiedenis van tijdmanagement
Zelfs in de oudheid probeerden mensen hun manier van werken zo op te bouwen dat ze in korte tijd de nodige maatregelen namen en tegelijkertijd het maximale effect bereikten. Aan timemanagement werd echter niet de nodige aandacht besteed, aangezien er geen specifieke behoefte aan was.
Met de ontwikkeling van wetenschappelijke en technologische vooruitgang en de versnelling van het levenstempo in de samenleving, verschijnt een nieuwe denkrichting – time management – als de wetenschap van time management. De vorming van dit concept dateert uit de tweede helft van de 20e eeuw. (70-80 jaar), toen zowel wetenschappers van de wereldgemeenschap als onze landgenoten serieus met deze kwestie begonnen.
In de 21e eeuw wordt de theorie en praktijk van timemanagement veel gebruikt door verschillende categorieën en groepen mensen. Deze omvatten werknemers van ondernemingen en freelancers en huisvrouwen en mensen die zich bezighouden met vrije creativiteit, dat wil zeggen dat bijna iedereen de regels en methoden van tijdbeheer in detail zou moeten bestuderen om de productiviteit op het werk en thuis te verhogen.
Het doel en de doelstellingen van tijdmanagement
Het belangrijkste doel van timemanagement, gebaseerd op de essentie van dit concept, is om tijd te managen en het meest positieve resultaat te behalen. In overeenstemming met het doel lost timemanagement de volgende taken op:
- rangschikking van handelingen en acties in volgorde van prioriteit voor een persoon;
- doelen rangschikken op belangrijkheid;
- verdeling van taken en verantwoordelijkheden onder leden van een groep of team;
- het opstellen van een schema voor het uitvoeren van bewerkingen als de meest efficiënte manier om tijd te plannen;
- het meest rationele gedragsmodel bouwen bij het gebruik van een tijdelijke hulpbron;
- het verhogen van de arbeidsproductiviteit, en als gevolg daarvan de efficiëntie en effectiviteit;
- Zoek naar verborgen tijdreserves die efficiënter kunnen worden gebruikt.
De vermelde taken zijn vergrote activiteitsgebieden en daarom kan elk blok worden onderverdeeld in vele kleinere subtaken. Wat ze precies zullen zijn – het is aan elke persoon afzonderlijk. Het belangrijkste is dat ze allemaal het hoofddoel moeten gehoorzamen.
Door deze problemen op te lossen, kan iedereen leren hoe hij zijn tijd goed kan beheren en deze zo efficiënt mogelijk kan gebruiken. Met dergelijke activiteiten kunt u zelfbeheersing en analyse, onafhankelijke studie van verschillende methoden en praktijken, organisatie van persoonlijke tijd voor werk en rust leren.
Principes van tijdmanagement
Net als elk ander kennisgebied is timemanagement gebaseerd op bepaalde principes die door experts zijn ontwikkeld en als basis voor gebruik worden gebruikt. De volgende principes van timemanagement moeten worden benadrukt:
Planning
Effectief timemanagement is alleen mogelijk als het duidelijk is onderverdeeld in bepaalde perioden voor het uitvoeren van acties. Tegelijkertijd kunt u voor het gemak verschillende planningsmethoden gebruiken – schrijf in een notitieboekje of organizer, in speciale toepassingen op uw telefoon of computer. Visuele planning stelt u in staat om een visuele beoordeling te geven van de opgestelde planning, wat helpt om deze nader te analyseren op effectiviteit.
De complexiteit van taken bepalen
Bij het opstellen van een plan is het noodzakelijk om te focussen op het feit dat sommige taken en operaties complexer zijn, maximale concentratie of veel tijd vergen. Zij zijn het die als eerste moeten worden uitgevoerd en bij voorkeur in de eerste helft van de dag, omdat in deze periode een persoon meer kracht heeft, hij geconcentreerd is en zijn prestaties veel hoger zijn.
Na het voltooien van complexe taken, kunt u al eenvoudigere bewerkingen uitvoeren die in een semi-automatische vertrouwde modus kunnen worden uitgevoerd. Als je een schema in de tegenovergestelde vorm maakt, dat wil zeggen, eerst gemakkelijke dingen doet en dan moeilijke, dan zal een persoon met een hoge mate van waarschijnlijkheid niet in staat zijn om hard te werken, omdat hij gewoon niet de kracht zal hebben;
Complexe processen opsplitsen in eenvoudige
Als er tijdens de planning bijzonder moeilijke punten zijn die een grote hoeveelheid middelen vereisen, is het het beste om ze in kleinere te verdelen. In dit geval zal een schijnbaar onoplosbaar doel worden bereikt wanneer de uitvoering van een reeks eenvoudige subdoelen wordt bereikt;
Zoeken naar verborgen tijdreserves
Vaak merken mensen niet dat bepaalde tijdsperioden productiever kunnen worden gebruikt, en besteden ze deze in plaats daarvan aan nutteloze dingen. De plaag van de moderne samenleving zijn sociale netwerken en internet, waarin zoveel informatie (nuttig en niet erg) is dat iemand soms niet in de gaten heeft hoe hij enkele uren achter een computer of telefoon achter elkaar kan doorbrengen.
Deze tijd had beter benut kunnen worden. Het is noodzakelijk om voor uzelf de operaties te identificeren die ineffectief en onnodig zijn, en de tijd die eraan wordt besteed te verminderen. In plaats daarvan kun je activiteiten voor jezelf bedenken die echt een positief resultaat zouden opleveren.
Bovendien kunt u twee klassen effectief combineren, als ze elkaar niet hinderen. Als iemand bijvoorbeeld in de rij staat te wachten, kan hij tegelijkertijd een informatief wetenschappelijk artikel in zijn beroep lezen of een plan maken voor de volgende dag;
Motivatie
Een gemotiveerd persoon voert activiteiten uit met een veel hogere productiviteit. Intrinsieke motivatie is een soort hefboom of katalysator, waardoor een hogere mate van doorzettingsvermogen, concentratie van aandacht en focus op het behalen van het eindresultaat zich manifesteert.
Motivatie kan worden uitgedrukt in een specifieke vorm, en meestal is het een financieel resultaat, dat wil zeggen geld ontvangen voor het verrichte werk. Om jezelf te motiveren kun je bedenken waar het geld aan wordt besteed.
Bovendien kan motivatie ook puur emotioneel zijn, wanneer een persoon psychologische of fysieke voldoening haalt uit het resultaat van zijn activiteit.
Regels voor tijdbeheer
Effectief tijdbeheer omvat het volgen van bepaalde gedragsregels, namelijk:
- Gebruik verschillende tools en technieken om je tijd te plannen;
- houd uw werkruimte schoon, zodat u geen tijd verspilt aan het zoeken naar documenten;
- bestudeer geen informatie die niet nodig is voor een specifieke taak;
- verspil geen tijd met het nutteloos doorbladeren van sociale media;
- doe niet meerdere dingen tegelijk, concentreer je op één ding;
- leer mensen te weigeren als ze je vragen om werk te doen dat je niet nodig hebt;
- bepaal de perioden waarin u de meeste mentale en fysieke activiteit heeft – doe op dit moment moeilijk werk;
- Neem de tijd om te ontspannen en leer volledig te ontspannen, niet met horten en stoten.
Regels voor tijdbeheer zijn bedoeld om de tactieken voor het organiseren van de workflow in algemene zin te definiëren. Hun toepassing is noodzakelijk om de productiviteit van een persoon effectief te verhogen en een lijn van zijn gedrag te formuleren bij de uitvoering van het werkproces.
Timemanagementtechnieken
Tijdmanagement is een handleiding voor acties die gericht zijn op het beheren van tijd en bevat specifieke methoden om deze activiteit uit te voeren. Onder hen zijn de meest gebruikte methoden:
- Op bioritme gebaseerde methode voor het maken van werkschema’s – “uil” of “leeuwerik”. Hij suggereert dat elke persoon tot een van de twee soorten bioritmen behoort, waarvan de activiteit zich op verschillende tijdstippen van de dag manifesteert. Het is noodzakelijk om een werkplan en planning op te stellen op zo’n manier dat de meest complexe en tijdrovende taken moeten worden voltooid tijdens een periode van verhoogde activiteit van het lichaam.
- De eerste stap methode is gebaseerd op het feit dat het starten van een moeilijk bedrijf altijd moeilijk is, maar hiervoor moet je gewoon de eerste stap zetten. Verdere vooruitgang zal gemakkelijker zijn, omdat het altijd moeilijk is voor een persoon om precies te beginnen. Om de eerste stap te laten slagen, moet u een specifieke sjabloon maken die kan worden gebruikt om soortgelijke bewerkingen uit te voeren;
- Een beperkingsmethode om beslissingen te helpen nemen als er onzekerheid is. Als een persoon niet weet welke beslissing hij moet nemen in een bepaalde situatie, stelt hij zichzelf een bepaalde beperking – bijvoorbeeld om te kiezen uit twee opties in 10 minuten of als hij niet besluit om deze specifieke actie uit te voeren;
- De methode van schrijven in een complexe vorm gaat ervan uit dat alle invoer in één notitieboekje of organizer moet worden gedaan, en niet op veel verspreide stukjes papier. Het zal dus altijd gemakkelijker zijn om de informatie te vinden die u nodig hebt, en het zal nooit verloren gaan, omdat het is vastgemaakt met alle benodigde informatie;
- De grafische opnamemethode suggereert dat het soms gemakkelijker en handiger is om informatie weer te geven met behulp van een diagram of grafiek. Het is dus begrijpelijker en gemakkelijker te onthouden, en er wordt veel minder tijd besteed aan het repareren.
Nadelen van tijdmanagement
Timemanagementplanning geeft altijd tastbare resultaten, maar heeft tegelijkertijd een aantal nadelen. Deze moeten dingen bevatten als:
- Opkomende overmachtsituaties kunnen het schema verstoren. Maar als de taken gepland zijn, moeten ze nog worden opgelost, en dan begint een nieuwe zoektocht naar vrije tijd. Overtreding van het opgestelde schema kan leiden tot nervositeit en prikkelbaarheid, met als gevolg een verslechtering van het welzijn;
- Het vrijmaken van vrije tijd houdt in dat deze wordt gebruikt om nieuwe taken uit te voeren, waarbij een persoon zichzelf opzettelijk overlaadt met werk. In een situatie van toenemend aantal operaties en toenemende productiviteit, kan er een toename zijn van vermoeidheid die chronisch kan worden;
- Een duidelijk schema is goed, maar het kan soms aanvoelen alsof het elke dag “Groundhog Day” is. Een mens moet elke dag veel verschillende dingen doen, waarna alles weer van voren af aan begint.
TOP 5 boeken over tijdmanagement
- Werk minder, doe meer – K. Gleason
- Extreem tijdmanagement – N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
- De kunst om op tijd te zijn – A. Lacaine
- Tijdrit. Hoe het lukt om te leven en te werken – G. Archangelsky
- Moeilijk tijdmanagement. Neem de controle over je leven – Dan S. Kennedy
