Tegenwoordig probeert elke zakenman nieuwe en nieuwe manieren te vinden om zijn eigen bedrijf te verbeteren, te ontwikkelen en te beheersen.
Waren vroeger alle methoden van zakendoen gericht op de overblijfselen van de Sovjet-Unie, tegenwoordig worden buitenlandse methoden en trends steeds populairder. Daarom hebben we in dit artikel besloten om te praten over een van de meest populaire manieren van zakendoen – KPI – key performance indicators, en wat het is, zullen we hieronder bespreken.
Kennis maken met de KPI-indicator
Volgens onderzoeken die in Rusland zijn uitgevoerd, is meer dan de helft van de managers die in verschillende bedrijven werken niet tevreden met het systeem voor het evalueren van de resultaten van hun werk. Voor elke manager is dit beladen met het feit dat de kwaliteit van het werk van elke werknemer lager zal zijn en het bedrijf verliezen kan lijden. Het verbindingsplan-vervulling-resultaat-motivatie-stimulering moet daarom voor elke medewerker duidelijk zijn. Dit is wat zorgt voor het gebruik van KPI in het bedrijfsleven.
Meestal beschouwen Russische zakenlieden KPI als een “key performance indicator” – maar dit is een te vage betekenis van de aanpak. De beste naam voor KPI zou “key performance indicator” zijn, omdat het woord “performance” in het Engels “resultaat” betekent. Om de betekenis van KPI te begrijpen, moet men daarom de verschillen tussen de prestatie-indicator en de prestatie-indicator bepalen en uitzoeken wat het is:
Het zal moeilijk zijn om de betekenis van KPI alleen door theorie te begrijpen. Daarom is het belangrijk om te weten waarom het in de praktijk wordt gebruikt. Het KPI-systeem kun je het beste gebruiken voor grote ondernemingen en bedrijven die tot het midden- en kleinbedrijf behoren. Natuurlijk is het systeem beter te gebruiken voor degenen die hun kleine bedrijf gaan uitbreiden, aangezien een goede beheersing van de efficiëntie de sleutel tot succes is. In de praktijk berekent de manager KPI voor elke medewerker afzonderlijk, na verloop van tijd worden de indicatoren van verschillende medewerkers gecorreleerd: de beste worden aangemoedigd en de slechtste worden gestraft.
Voor- en nadelen van het gebruik van KPI in het bedrijfsleven
De manager is een persoon die in de eerste plaats geïnteresseerd is in de efficiënte werking van zijn onderneming, hij moet elk proces dat plaatsvindt in de productie controleren, elke werknemer, instructies geven, het personeel motiveren.
Bovendien kan de manager niet altijd bijhouden hoe elke individuele werknemer zijn werk doet, vooral als het er veel zijn, en de KPI die voor elk wordt berekend, is een geweldige kans om informatie te krijgen over de prestaties van elk. Een dergelijk systeem is ook gunstig voor de werknemer – hij ziet zelf een objectieve beoordeling van zijn resultaat, kan redelijkerwijs zijn sterke punten inschatten en zich ontwikkelen in zijn professionele activiteiten. Bovendien kan de werknemer met een tijdig voltooid plan bonussen ontvangen in de vorm van een bonus of salarisverhoging, en dit is een absoluut voordeel.
Nadelen van het KPI-systeem
Wat betreft de tekortkomingen, die zijn te vinden in een dergelijk systeem. Onder hen:
- In grote ondernemingen, waar veel afdelingen zijn, worden KPI’s meestal niet voor elke individuele werknemer berekend, maar voor alle werknemers van elke specifieke afdeling, dus als één persoon “doorboord” wordt, heeft de hele afdeling een negatief resultaat , wat gevolgen zal hebben voor de salarissen van alle medewerkers van de afdeling. Daarom is het bij het gebruik van KPI ook noodzakelijk om rekening te houden met het niveau van efficiëntie en teamwerk, om aanvullende teambuildingactiviteiten uit te voeren. En het is het beste om KPI’s voor afdelingen en voor elke medewerker afzonderlijk te ontwikkelen, dan zal het mogelijk zijn om het werk van medewerkers objectiever te evalueren;
- Het KPI-systeem is ontwikkeld op basis van specifieke kenmerken door geautoriseerde medewerkers, dus de mening van alle medewerkers wordt tijdens de ontwikkeling vaak niet in aanmerking genomen;
- Er zijn gevallen waarin het KPI-systeem werkt volgens een eenzijdig principe, vaak zonder voordeel voor de werknemer: deed het werk goed – goed gedaan, betaald, slecht gedaan – het salaris verlaagd. Dat wil zeggen, het beloningssysteem werkt slechter dan het boetesysteem;
- Ook een nadeel van het systeem is dat het vrij moeilijk is om objectief KPI te bepalen voor een programmeur of engineer, aangezien deze specialisten vaak unieke taken (ontwikkelingen, uitvindingen) hebben waarvoor geen duidelijk vastgestelde tijd is, en medewerkers geen ervaring hebben met soortgelijke taken;
- KPI-ontwikkeling door specialisten is extra werk, tijd, moeite en geld, waarmee ook rekening moet worden gehouden. Het is belangrijk om te begrijpen of deze benadering in een bepaald geval rationeel is.
Om ervoor te zorgen dat het KPI-systeem correct werkt in de onderneming, is het noodzakelijk om de ontwikkeling ervan op een uitgebreide en verantwoorde manier te benaderen, om alles geleidelijk te doen. Dan zijn de medewerkers tevreden en de manager tevreden met de resultaten van het werk.
Hoe KPI’s worden gebruikt in het bedrijfsleven
KPI’s worden gebruikt in grote bedrijven, kleine en middelgrote bedrijven die bijvoorbeeld verschillende goederen verkopen. Hier wordt KPI berekend op basis van de verhouding tussen het aantal inkomende oproepen naar het bedrijf en de feitelijke verkoopfeiten.
Een manager van een bedrijf dat verzekeringen verkoopt, kent bijvoorbeeld de indicatoren waaraan hij in een bepaalde periode moet voldoen en berekent al voor zichzelf hoeveel polissen hij moet verkopen en in welk tijdsbestek. Voor degenen die net beginnen met het verkopen van verzekeringspolissen, is de KPI 1/10. Dit betekent dat van de tien bijeenkomsten er minimaal één polis moet worden verkocht. Meestal worden de volgende indicatoren gebruikt voor een verkoopmanager: het aantal nieuwe klanten, het verkoopvolume, de grootte van het gemiddelde ontvangen bedrag van een klant, het aantal weigeringen.
Om zulke KPI’s effectief te laten werken, kun je ze niet in 10 stukjes per medewerker “hangen”, het is beter om te stoppen bij 3-5. Het belangrijkste is niet de kwantiteit, maar de kwaliteit van de formulering. Het is belangrijk om dubbelzinnigheid te vermijden bij het uitleggen van KPI’s.
Een ander voorbeeld van de effectiviteit van het gebruik van KPI’s in het bedrijfsleven ligt op het gebied van logistiek, waar het werk van een manager het meest elementair is. Hier zal KPI het niet alleen mogelijk maken om de medewerker te stimuleren, maar ook om zwakke punten te identificeren en te proberen deze weg te werken. Een probleem kan alleen effectief worden opgelost als de oorzaken bekend zijn. Misschien belt de manager weinig en krijgt hij niet de benodigde hoeveelheid informatie, ontmoet hij de klant niet persoonlijk, probeert hij het klantenbestand niet uit te breiden, lost hij de problemen van ontevreden klanten niet op.
