De Eisenhower-matrix is een methode om uw taken te prioriteren op basis van hun urgentie. Dit helpt u te bepalen welke activiteiten belangrijk zijn en welke uw aandacht helemaal niet verdienen.
De maker van de beroemde Eisenhower Matrix is Dwight Eisenhower.
Dit citaat legt ook de basis voor het persoonlijke tijdbeheer van Dwight Eisenhower. Door naar de matrix te gaan, categoriseert de matrix uw taken in feite in 4 kwadranten op basis van wat u op bepaalde tijden van de dag moet doen.
Deze 4 kwadranten zijn:
- Actie.
- Oplossing.
- Delegatie.
- Verwijderen.
Actie
Het eerste kwadrant van de Eisenhower Matrix bestaat uit je belangrijkste taken. Maatregelen die dringend moeten worden genomen. Deze categorie bevat meestal taken met een naderende deadline of taken die niet kunnen worden uitgesteld.
Om taken in deze categorie te plaatsen, moet u eerst zorgvuldig uw prioriteiten analyseren en vervolgens beslissen of het voldoet aan de “Doe het nu”-criteria. Als een taak binnen een dag of uiterlijk de volgende dag moet worden voltooid, is het een urgente taak.
Een andere manier om dit in context te plaatsen, is door te denken aan het beroemde ‘eet de kikker’-principe van Mark Twain dat je de meest urgente dingen van de dag ’s ochtends als eerste moet doen.
Laten we een specifiek werkend voorbeeld bekijken om het u gemakkelijker te maken. Aan het einde van elke week krijgt u de verantwoordelijkheid om uw manager een uitgebreid rapport te bezorgen. Nu is je weekend vrijdag. Het is donderdagochtend en je hebt je rapport nog niet af. Geldt dit voor spoedeisende taken? Absoluut!
Oplossing
Het 2e kwadrant van de Eisenhower-matrix is de oplossing. Het bestaat uit belangrijke, maar niet per se urgente taken. Dit kan een reeks verantwoordelijkheden omvatten, variërend van professionele brieven, follow-ups tot meer persoonlijke ontmoetingen en toezeggingen.
Taken in dit kwadrant dienen op een ander moment ingepland te worden. Deze taken sluiten in de regel aan bij uw langetermijndoelen en dragen bij aan uw groei. Een veelvoorkomend alledaags voorbeeld zou oefening zijn. Je weet dat het belangrijk is voor een goede gezondheid, maar je kunt er geen tijd voor maken. Je moet dus beslissen wanneer je klaar bent om toe te slaan.
Plan taken zo in dat ze niet in de categorie “dringend” vallen. Zorg ervoor dat je genoeg tijd hebt om ze te voltooien terwijl ze nog steeds in die eenheid passen.
Delegatie
3 kwadrant van de Eisenhower-matrix – delegatie. Deze categorie omvat onbelangrijke maar dringende taken. Hoewel dit contra-intuïtief klinkt, omdat je eerste instinct natuurlijk zou zijn dat niet-dringende taken ook belangrijk zijn? Niet nodig!
Deze activiteiten wekken meestal de illusie dat je belangrijk bent, terwijl ze in feite niet veel bijdragen aan je productiviteit. U moet beslissen of u dit evenement moet verplaatsen of dat iemand anders het kan doen.
Enkele van de voorbeelden zijn het plannen van interviews, het beantwoorden van bepaalde e-mails of teamvergaderingen die iemand anders zou kunnen organiseren terwijl u bezig bent met uw kwadrant 1-activiteiten.
Uitschakeling
De laatste categorie van de Eisenhower-matrix is eliminatie. Ze bestaan uit taken die in feite uw productiviteit doden. Ze dragen helemaal niet bij aan je doelen. Identificeer deze activiteiten en elimineer ze om uw productiviteit te verbeteren.
Veelvoorkomende voorbeelden van dergelijke activiteiten zijn gedachteloos surfen op sociale media, constant je telefoon controleren op oproepen of berichten, videogames spelen of veelvoorkomende activiteiten die je gebruikt om uitstelgedrag te vertonen.
Hoe de Eisenhower-matrix gebruiken voor tijdbeheer?
Als je je nu afvraagt dat je leven op magische wijze zal worden georganiseerd met deze matrix, is het niet zo eenvoudig! Maar met een beetje moeite kom je op de goede weg.
Eerst moet u uw dringende en belangrijke taken categoriseren. Om dit te doen, moet u de juiste prioriteiten stellen en de urgentieniveaus bepalen.
Uw urgente taken gaan meestal gepaard met tijdsdruk. Al deze lessen zeggen “doe het nu” en vereisen uw uiterste aandacht.
Aan de andere kant zijn uw belangrijke taken vaak gericht op de lange termijn. Ze leveren in de regel geen direct resultaat op en zijn meer gericht op het nemen van effectievere langetermijnbeslissingen.
Als u klaar bent met het categoriseren van uw dringende en belangrijke taken, volgen hier een paar dingen die u moet doen om het potentieel van de Eisenhower-matrix voor tijdbeheer volledig te benutten:
Geef kleurcodes aan kwadranten
Wijs kleurcodes toe aan uw kwadranten om snel de ernst van de situatie te begrijpen. Door de kleuren te verdelen, weet je snel wat je moet doen. Deze kleurcodes helpen u ook bij het prioriteren van uw taken voor weloverwogen besluitvorming.
Bijvoorbeeld: Het Voor-kwadrant kan rood worden gekleurd om de urgentie van de taken aan te geven.
Categoriseer uw professionele en persoonlijke activiteiten
Om dubbele verplichtingen te voorkomen, maakt u aparte matrixen voor uw professionele en persoonlijke taken. Dit zal u helpen te begrijpen wat u te wachten staat en zal een grote invloed hebben op hoe u uw tijd beheert. De truc hier kan zijn om specifieke uren van de dag opzij te zetten voor beide soorten verplichtingen en te kijken hoe dat voor u werkt.
Beperk het aantal elementen in een quad
Het toevoegen van te veel elementen aan het kwadrant zal de zaken te ingewikkeld maken en het doel van het gebruik van de Eisenhower-matrix voor tijdbeheer zal verloren gaan. Om het te optimaliseren, beperk je het aantal acties tot 7 of 8. Op die manier word je niet overweldigd door wat je moet doen.
Marina vervult haar professionele taken ijverig. Overdag doet ze wat er van haar verwacht wordt, en vaak meer. Laat op het werk zitten, persoonlijke verplichtingen verwaarlozen omwille van professionele verplichtingen komt haar maar al te vaak voor.
En alle belangrijke familieverplichtingen die ze heeft gemist, is een ander verhaal. Maar dit alles eist nu haar tol van haar gezondheid (zowel mentaal als fysiek) en haar productiviteit.
Wat ontbreekt er dan precies in haar leven? Zoals je misschien al geraden hebt, zijn de Eisenhower-matrices.
Vaak realiseer je je het misschien niet, maar het enige dat je in je leven nodig hebt, is een beetje organisatie en prioritering van wat er moet gebeuren om overlappende verplichtingen na te komen.
Dat gezegd hebbende, denk je waarschijnlijk dat het niet zo moeilijk is. Je hebt gelijk en ongelijk tegelijk. Fout in die zin dat als je denkt dat het maken van een willekeurige takenlijst wonderen voor je doet, het zal werken, maar niet op de manier waarop je zou willen.
En je hebt gelijk, met een beetje meer inspanning en het gebruik van de Eisenhower Matrix, zal je leven veel beter zijn.
