Bedrijfsbeheer is nooit een gemakkelijke taak geweest. Moderne ontwikkelingen maken ongekende niveaus van operationele optimalisatie en data-inzicht mogelijk.
De tools die de hedendaagse bedrijfseigenaren ter beschikking staan, zijn bijna onbeperkt, wat zowel een zegen als een vloek kan zijn. Er zijn tools beschikbaar om elk aspect van een bedrijf te beheren, van voorraad tot klantenservice en belastingen. Elk stukje software dat aan de technologiestapel van een bedrijf wordt toegevoegd, helpt de last van het management te dragen en verhoogt ook de complexiteit van de organisatie als geheel.
Vooruitgang en complexiteit gaan vaak hand in hand. Dit geldt met name voor technologische vooruitgang. Het goede nieuws is dat hoewel systemen complexer worden, ze ook efficiënter en nauwkeuriger worden. Dit weerhoudt moeilijkheden er niet van om obstakels te creëren.
Een van de meest omslachtige obstakels bij het werken in een complex systeem is de analyse van de optimalisatie ervan. Elk bewegend onderdeel speelt een rol die moeilijk te waarderen kan zijn, en de onderdelen zelf kunnen onnodig opgezwollen zijn. Dit is waar business process management (BPM) kan worden geïntroduceerd om organisaties te helpen het meeste uit hun middelen te halen.
Wat is BPM?
BPM omvat een analyse van elk proces en een analyse van de rol die het speelt in het algemene bedrijfsbeeld. Bij BPM draait alles om het finetunen van processen om elke mogelijke druppel optimalisatie eruit te persen. Het kan zo simpel zijn als het verwijderen van een extra stap in het proces of het helemaal opnieuw opbouwen van het hele proces.
Voordat je in business process management duikt, is het belangrijk om eerst te definiëren wat een proces in deze context is.
Wat is een bedrijfsproces?
Een bedrijfsproces kan worden beschreven als een reeks iteratieve stappen die zijn ontworpen om een doel te bereiken. Herhaling is een belangrijk aspect van bedrijfsprocessen. Ze moeten regelmatig en elke keer min of meer hetzelfde worden uitgevoerd.
Processen zijn niet hetzelfde als projecten of taken. Projecten zijn individuele exemplaren van een bepaald werk. Bij het uitvoeren van een project is het doel om een enkel, eenmalig resultaat te bereiken. Taken daarentegen zijn individuele taken of delen van een project die moeten worden voltooid om het project als voltooid te beschouwen.
Processen zijn taken die regelmatig worden uitgevoerd, zoals het inwerken van nieuwe medewerkers, het afhandelen van klachten van klanten of verkoop.
Hoe werkt BPM?
Bedrijfsprocesbeheer, als een discipline, probeert elk proces dat door een organisatie wordt uitgevoerd als een afzonderlijke, geïsoleerde taak te behandelen, terwijl het wordt beschouwd als onderdeel van een grotere organisatorische puzzel.
Het gebruik van BPM-methoden en -hulpmiddelen vereist het vermogen om het bedrijf op micro- en macroschalen tegelijk te bekijken. Elk proces moet op zichzelf worden geoptimaliseerd, maar er moet ook rekening worden gehouden met de impact die het heeft op andere processen of activiteiten.
BPM is een continue cyclus die vier hoofdfasen omvat: analyse, ontwerp, modellering en implementatie.
Analyse
Elk bedrijfsproces wordt geanalyseerd op efficiëntie en optimalisatie. Het doel van deze fase is het monitoren van de bedrijfsvoering en het identificeren van verbetermogelijkheden. Analyse omvat het doorlopen van elk proces om te zien wat werkt en wat niet. De analysefase is een continu proces.
Ontwerp
Na het identificeren van mogelijkheden voor verbetering, beginnen BPM-professionals ideeën te ontwikkelen over hoe een probleem het beste kan worden opgelost of een proces kan worden geoptimaliseerd. Dit is het moment om doelen te creëren. De processen moeten in dit stadium worden ontworpen als een ideale versie van zichzelf.
Modellen
Modelleringstechnieken kunnen variëren, afhankelijk van het proces dat wordt verfijnd, maar het maken van prototypen of het uitvoeren van testcases is altijd een goede manier om te zien hoe voorgestelde wijzigingen de operaties zullen beïnvloeden. Deze stap is nodig om ontwerpideeën te verfijnen en concepten te combineren tot bruikbare veranderingen.
Het tot leven brengen
Zodra de simulatie bevestigt dat de voorgestelde veranderingen een positief effect hebben op het proces en de business als geheel, is het tijd om veranderingen aan te brengen en alle onderdelen bij elkaar te brengen. Het implementeren van nieuwe processen of aangepaste processen kan een ontmoedigende taak zijn, maar als de voorgaande stappen succesvol zijn geweest, dan weet je dat de inspanning het eindresultaat waard is.
