Nel contesto del rapido sviluppo della società e della ricezione quotidiana di una grande quantità di informazioni, una persona ha bisogno di sempre più tempo per utilizzare appieno le risorse fornite.
L’accelerazione del ritmo di vita porta al fatto che le persone devono o sacrificare qualcosa a beneficio degli obiettivi principali, oppure costruire attività nel modo più razionale ed efficiente, riducendo i costi di tempo.
La casualità nella costruzione delle attività, il disordine nel programma delle operazioni e la mancanza di un piano d’azione ben congegnato portano al fatto che una persona non ha il tempo di fare tutte le cose necessarie. Di conseguenza, c’è tensione, nervosismo, perdita di tempo ed energia, che influiscono negativamente sui risultati della vita delle persone.
La gestione del tempo mira a semplificare le tue azioni e operazioni, nonché a costruire un programma per la loro attuazione al fine di raggiungere i tuoi obiettivi nel modo più completo possibile e con il minimo tempo.
La storia della gestione del tempo
Già nei tempi antichi, le persone cercavano di costruire il proprio modo di attività in modo tale da prendere le misure necessarie in breve tempo e allo stesso tempo ottenere il massimo effetto. Tuttavia, non è stata data la dovuta attenzione alla gestione del tempo, in quanto non se ne presentava la necessità.
Con lo sviluppo del progresso scientifico e tecnologico e l’accelerazione del ritmo della vita nella società, appare una nuova direzione di pensiero – gestione del tempo – come scienza della gestione del tempo. La formazione di questo concetto risale alla seconda metà del XX secolo. (70-80 anni), quando sia gli scienziati della comunità mondiale che i nostri compatrioti hanno iniziato a occuparsi seriamente di questo problema.
Nel 21° secolo, la teoria e la pratica della gestione del tempo sono ampiamente utilizzate da diverse categorie e gruppi di persone. Questi includono dipendenti di imprese, liberi professionisti, casalinghe e persone impegnate nella creatività libera, ovvero quasi ogni persona dovrebbe studiare in dettaglio le regole e i metodi di gestione del tempo per aumentare la produttività sul lavoro ea casa.
Lo scopo e gli obiettivi della gestione del tempo
L’obiettivo principale della gestione del tempo, basato sull’essenza di questo concetto, è gestire il tempo e ottenere il risultato più positivo. In accordo con l’obiettivo, la gestione del tempo risolve i seguenti compiti:
- disposizione delle operazioni e delle azioni in ordine di priorità per una persona;
- classificare gli obiettivi per importanza;
- distribuzione di doveri e responsabilità tra i membri di un gruppo o di un team;
- costruire un programma per l’esecuzione delle operazioni come il modo più efficiente per pianificare il tempo;
- costruire il modello di comportamento più razionale quando si utilizza una risorsa temporanea;
- aumento della produttività del lavoro e, di conseguenza, della sua efficienza ed efficacia;
- Cerca le riserve di tempo nascoste che possono essere utilizzate in modo più efficiente.
Le attività elencate sono aree di attività ampliate e pertanto ogni blocco può essere suddiviso in molte attività secondarie più piccole. Cosa saranno esattamente: dipende da ogni persona individualmente. La cosa principale è che tutti devono obbedire all’obiettivo principale.
Risolvendo questi problemi, ogni persona può imparare a gestire correttamente il proprio tempo, utilizzandolo nel modo più efficiente possibile. Tali attività consentono di apprendere l’autocontrollo e l’analisi, lo studio indipendente di vari metodi e pratiche, l’organizzazione del tempo personale per il lavoro e il riposo.
Principi di gestione del tempo
Come ogni altro campo della conoscenza, la gestione del tempo si basa su alcuni principi elaborati da esperti e presi come base per l’uso. Vanno evidenziati i seguenti principi di gestione del tempo:
Pianificazione
Un’efficace gestione del tempo è possibile solo se è chiaramente suddiviso in determinati periodi per l’esecuzione di qualsiasi azione. Allo stesso tempo, per comodità, puoi utilizzare vari metodi di pianificazione: scrivi su un taccuino o un organizer, in applicazioni speciali sul tuo telefono o computer. La pianificazione visiva consente di fornire una valutazione visiva del programma redatto, che aiuta ad analizzarlo in modo più dettagliato per l’efficacia.
Determinazione della complessità delle attività
Quando si elabora un piano, è necessario concentrarsi sul fatto che alcuni compiti e operazioni sono più complessi e richiedono la massima concentrazione o una grande quantità di tempo. Sono loro che dovrebbero essere eseguiti prima di tutto e preferibilmente nella prima metà della giornata, poiché durante questo periodo una persona ha più forza, è concentrata e le sue prestazioni sono molto più elevate.
Dopo aver completato compiti complessi, puoi già impegnarti in operazioni più semplici che possono essere eseguite in una modalità familiare semiautomatica. Se costruisci un programma nella forma opposta, cioè prima fai le cose facili e poi quelle difficili, allora con un alto grado di probabilità una persona non sarà in grado di fare un duro lavoro, perché semplicemente non avrà la forza;
Suddivisione di processi complessi in processi semplici
Se durante la pianificazione ci sono punti particolarmente difficili che richiedono una grande quantità di risorse, è meglio dividerli in quelli più piccoli. In questo caso, un obiettivo apparentemente irrisolvibile sarà raggiunto quando viene raggiunta l’esecuzione di una serie di semplici sotto-obiettivi;
Cerca le riserve di tempo nascoste
Spesso le persone non si accorgono che alcuni periodi di tempo potrebbero essere utilizzati in modo più produttivo, e invece li spendono in cose inutili. Il flagello della società moderna sono i social network e Internet, in cui ci sono così tante informazioni (utili e non molto) che a volte una persona non si accorge di come può passare diverse ore di seguito al computer o al telefono.
Questa volta avrebbe potuto essere utilizzato in modo più efficace. È necessario identificare da soli quelle operazioni che sono inefficaci e non necessarie e iniziare a ridurre il tempo impiegato per esse. Invece, puoi inventare attività per te stesso che darebbero davvero una sorta di risultato positivo.
Inoltre, puoi combinare efficacemente due classi, se non interferiscono tra loro. Ad esempio, se una persona è in fila, può leggere contemporaneamente un articolo scientifico informativo nella sua professione o iniziare a fare un programma per il giorno successivo;
Motivazione
Una persona motivata svolge attività con una produttività molto maggiore. La motivazione intrinseca è una sorta di leva o catalizzatore, grazie alla quale si manifesta un grado più elevato di perseveranza, concentrazione di attenzione e concentrazione sull’ottenimento del risultato finale.
La motivazione può essere espressa in una forma specifica e molto spesso è un risultato finanziario, ovvero ricevere denaro per il lavoro svolto. Per motivarti, puoi pensare a quali benefici verranno spesi i soldi.
Inoltre, la motivazione può essere anche puramente emotiva, quando una persona riceve soddisfazione psicologica o fisica dal risultato della sua attività.
Regole di gestione del tempo
Una gestione efficace del tempo implica il rispetto di alcune regole di condotta, che sono le seguenti:
- Utilizza vari strumenti e tecniche per pianificare il tuo tempo;
- mantieni il tuo spazio di lavoro pulito in modo da non perdere tempo a cercare documenti;
- non studiare informazioni che non sono necessarie per un compito specifico;
- non perdere tempo a navigare inutilmente sui social media;
- non fare più cose contemporaneamente, concentrati su una cosa;
- impara a rifiutare le persone se ti chiedono di fare un lavoro che non ti serve;
- determina i periodi in cui hai la massima attività mentale e fisica – fai un lavoro difficile in questo momento;
- Prenditi del tempo per rilassarti e impara a rilassarti completamente, non a singhiozzo.
Le regole di gestione del tempo hanno lo scopo di definire in modo generale le tattiche di organizzazione del flusso di lavoro. La loro applicazione è necessaria per aumentare efficacemente la produttività di una persona e formulare una linea del suo comportamento nell’attuazione del processo lavorativo.
Tecniche di gestione del tempo
La gestione del tempo è una guida all’azione finalizzata alla gestione del tempo e contiene modalità specifiche per lo svolgimento di questa attività. Tra questi, i metodi più comunemente utilizzati sono:
- Metodo di creazione del programma di lavoro basato sul bioritmo – “gufo” o “allodola”. Suggerisce che ogni persona appartiene a uno dei due tipi di bioritmi, la cui attività si manifesta in diversi momenti della giornata. È necessario formare un piano di lavoro e un programma in modo tale che i compiti più complessi e dispendiosi in termini di tempo debbano essere completati durante un periodo di maggiore attività del corpo.
- Il metodo del primo passo si basa sul fatto che avviare un’impresa difficile è sempre difficile, ma per questo basta fare il primo passo. Ulteriori progressi saranno più facili, perché è sempre difficile per una persona iniziare esattamente. Affinché il primo passaggio abbia successo, dovresti creare un modello specifico che può essere utilizzato per eseguire operazioni simili;
- Un metodo vincolante per aiutare a prendere decisioni quando c’è incertezza. Se una persona non sa quale decisione prendere in una particolare situazione, si pone una certa restrizione, ad esempio scegliere tra due opzioni in 10 minuti o se non decide di fare questa particolare azione;
- Il metodo di scrittura in una forma complessa presuppone che tutte le annotazioni debbano essere fatte su un taccuino o un organizer e non su molti pezzi di carta sparsi. Così sarà sempre più facile trovare le informazioni di cui hai bisogno, e non andranno mai perse, essendo corredate di tutte le informazioni necessarie;
- Il metodo di registrazione grafica suggerisce che a volte è più semplice e conveniente visualizzare le informazioni utilizzando un diagramma o un grafico. Così sarà più comprensibile e facile da ricordare, e molto meno tempo sarà dedicato alla riparazione.
Svantaggi della gestione del tempo
La pianificazione della gestione del tempo dà sempre risultati tangibili, ma allo stesso tempo presenta una serie di svantaggi. Questi dovrebbero includere cose come:
- Emergenti circostanze di forza maggiore possono interrompere il programma. Ma se i compiti sono pianificati, devono ancora essere risolti e quindi inizia una nuova ricerca del tempo libero. La violazione del programma stabilito può portare a nervosismo e irritabilità e, di conseguenza, a un deterioramento del benessere di una persona;
- Il rilascio del tempo libero implica il suo utilizzo per eseguire nuovi compiti, in relazione ai quali una persona si sovraccarica deliberatamente di lavoro. In una situazione di aumento del volume delle operazioni e aumento della produttività, potrebbe esserci un aumento della fatica che può diventare cronica;
- Un programma chiaro va bene, ma ogni giorno può sembrare il “Giorno della marmotta”. Una persona ha bisogno di fare tante cose diverse ogni giorno, dopodiché tutto ricomincia da capo.
I 5 migliori libri sulla gestione del tempo
- Lavora di meno, fai di più – K. Gleason
- Gestione del tempo estremo – N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
- L’arte di essere puntuali – A. Lacaine
- Guida al tempo. Come gestire la vita e il lavoro – G. Arkhangelsky
- Difficile gestione del tempo. Prendi il controllo della tua vita – Dan S. Kennedy
