Oggi, ogni uomo d’affari sta cercando di trovare nuovi e nuovi modi per migliorare, sviluppare e controllare la propria attività.
Se prima tutti i metodi di fare affari erano focalizzati sui resti dell’Unione Sovietica, oggi i metodi e le tendenze straniere stanno diventando sempre più popolari. Pertanto, in questo articolo abbiamo deciso di parlare di uno dei modi più popolari di fare impresa – KPI – indicatori chiave di performance, e di cosa si tratta, che considereremo di seguito.
Conoscenza dell’indicatore KPI
Secondo i sondaggi condotti in Russia, più della metà dei manager che lavorano in diverse aziende non è soddisfatta del sistema di valutazione dei risultati del proprio lavoro. Per ogni manager, questo è irto del fatto che la qualità del lavoro di ciascun dipendente sarà inferiore e l’azienda potrebbe subire perdite. Pertanto, il piano di connessione-adempimento-risultato-motivazione-incoraggiamento dovrebbe essere chiaro per ciascun dipendente. Questo è ciò che garantisce l’uso dei KPI negli affari.
Molto spesso, gli uomini d’affari russi percepiscono i KPI come un “indicatore chiave di prestazione”, ma questo è un significato troppo vago dell’approccio. Il nome migliore per KPI sarebbe “key performance indicator”, perché la parola “performance” in inglese significa “risultato”. Pertanto, per comprendere il significato di KPI, è necessario determinare le differenze tra l’indicatore di performance e l’indicatore di performance e scoprire di cosa si tratta:
Sarà difficile capire il significato di KPI solo in teoria. Pertanto, è importante sapere perché viene utilizzato nella pratica. È meglio utilizzare il sistema KPI per le grandi imprese e le aziende che appartengono a medie imprese. Naturalmente, è meglio utilizzare il sistema per coloro che intendono espandere la propria piccola impresa, poiché un corretto controllo dell’efficienza è la chiave del successo. In pratica il manager calcola i KPI per ciascun dipendente separatamente, dopo qualche tempo gli indicatori dei diversi dipendenti vengono correlati: i migliori vengono incoraggiati e i peggiori puniti.
Pro e contro dell’utilizzo dei KPI negli affari
Il manager è una persona che è principalmente interessata al funzionamento efficiente della sua impresa, deve monitorare ogni processo che avviene nella produzione, ogni dipendente, dare istruzioni, motivare il personale.
Inoltre, il manager non può sempre tenere traccia di come ogni singolo dipendente sta svolgendo il proprio lavoro, soprattutto se ce ne sono molti, e il KPI calcolato per ciascuno è una grande opportunità per ottenere informazioni sulle prestazioni di ciascuno. Un tale sistema è vantaggioso anche per il dipendente: egli stesso vede una valutazione obiettiva del suo risultato, può valutare ragionevolmente i suoi punti di forza e svilupparsi nelle sue attività professionali. Inoltre, un piano completato in tempo consente al dipendente di ricevere bonus sotto forma di bonus o aumento di stipendio, e questo è un vantaggio assoluto.
Svantaggi del sistema KPI
Per quanto riguarda le carenze, allora si trovano in un tale sistema. Tra loro:
- Nelle grandi imprese, dove ci sono molti dipartimenti, molto spesso i KPI non vengono calcolati per ogni singolo dipendente, ma per tutti i dipendenti di ogni dipartimento specifico, quindi se una persona “trafitta”, l’intero dipartimento avrà un risultato negativo , che influirà sugli stipendi di tutti i dipendenti del dipartimento. Pertanto, quando si utilizzano i KPI, è necessario tenere conto anche del livello di efficienza e lavoro di squadra, per svolgere ulteriori attività di team building. Ed è meglio sviluppare i KPI per i reparti e per ciascun dipendente separatamente, quindi sarà possibile valutare in modo più oggettivo il lavoro dei dipendenti;
- Il sistema KPI è sviluppato in base a caratteristiche specifiche da dipendenti autorizzati, quindi molto spesso l’opinione di tutti i dipendenti non viene presa in considerazione durante lo sviluppo;
- Ci sono casi in cui il sistema KPI funziona secondo un principio unilaterale, spesso senza benefici per il dipendente: fatto bene il lavoro – ben fatto, pagato, fatto male – ridotto lo stipendio. Cioè, il sistema di ricompensa funziona peggio del sistema di penalità;
- È anche uno svantaggio del sistema che è abbastanza difficile determinare oggettivamente i KPI per un programmatore o un ingegnere, poiché questi specialisti spesso hanno compiti unici (sviluppi, invenzioni) per i quali non c’è un tempo chiaramente stabilito e i dipendenti lo fanno non avere esperienza di lavoro con compiti simili;
- Lo sviluppo di KPI da parte di specialisti è lavoro aggiuntivo, tempo, fatica e denaro, che devono anche essere presi in considerazione. È importante capire se questo approccio è razionale in un caso particolare.
Affinché il sistema KPI funzioni correttamente nell’impresa, è necessario affrontare il suo sviluppo in modo completo e responsabile, per fare tutto gradualmente. Quindi i dipendenti saranno soddisfatti e il manager sarà soddisfatto dei risultati del lavoro.
Come vengono utilizzati i KPI nel business
I KPI vengono utilizzati nelle grandi aziende, nelle piccole e medie imprese che vendono vari beni, ad esempio. Qui il KPI viene calcolato in base al rapporto tra il numero di chiamate in arrivo all’azienda e i fatti di vendita effettivi.
Ad esempio, un manager di una società che vende polizze assicurative conosce gli indicatori che deve soddisfare in un determinato periodo di tempo e già calcola da solo quante polizze ha bisogno di vendere e in quale arco di tempo. Per coloro che hanno appena iniziato a vendere polizze assicurative, il KPI è 1/10. Ciò significa che su dieci riunioni, almeno una polizza deve essere venduta. Molto spesso, per un responsabile delle vendite vengono utilizzati i seguenti indicatori: il numero di nuovi clienti, il volume delle vendite, l’entità dell’importo medio ricevuto da un cliente, il numero di rifiuti.
Affinché tali KPI funzionino in modo efficace, non puoi “appenderli” in 10 pezzi per dipendente, è meglio fermarsi a 3-5. La cosa principale non è la quantità, ma la qualità della formulazione. È importante evitare ambiguità nella spiegazione dei KPI.
Un altro esempio dell’efficacia dell’utilizzo dei KPI negli affari è nel campo della logistica, dove il lavoro di un manager è il più basilare. Qui, KPI consentirà non solo di stimolare il dipendente, ma anche di identificare i punti deboli e cercare di eliminarli. Un problema può essere risolto efficacemente solo se le sue cause sono note. Forse il gestore fa poche telefonate e non riceve la quantità di informazioni necessaria, non incontra personalmente il cliente, non cerca di ampliare la base clienti, non risolve i problemi dei clienti insoddisfatti.
