La Matrice Eisenhower è un metodo per assegnare priorità alle attività in base alla loro urgenza. Questo ti aiuta a determinare quali attività sono importanti e quali non meritano affatto la tua attenzione.
Il creatore della famosa Eisenhower Matrix è Dwight Eisenhower.
Questa citazione getta anche le basi per la gestione personale del tempo di Dwight Eisenhower. Passando alla matrice, la matrice sostanzialmente classifica i tuoi compiti in 4 quadranti in base a ciò che devi fare in determinati momenti della giornata.
Questi 4 quadranti sono:
- Azione.
- Soluzione.
- Delega.
- Rimuovi.
Azione
Il primo quadrante di Eisenhower Matrix è costituito dai tuoi compiti più importanti. Azioni da intraprendere con urgenza. Questa categoria include solitamente le attività con una scadenza imminente o quelle che non possono essere posticipate.
Per inserire le attività in questa categoria, devi prima analizzare attentamente le tue priorità e poi decidere se soddisfa i criteri “Fai ora”. Se un’attività deve essere completata entro un giorno o non più del giorno successivo, è un’attività urgente.
Un altro modo per contestualizzare questo è ricordare il famoso principio “mangia la rana” di Mark Twain secondo cui dovresti fare le cose più urgenti della giornata come prima cosa al mattino.
Diamo un’occhiata a un esempio di lavoro specifico per semplificarti le cose. Alla fine di ogni settimana, ti viene delegata la responsabilità di fornire al tuo manager un rapporto completo. Ora il tuo fine settimana è venerdì. È giovedì mattina e non hai ancora finito il rapporto. Questo vale per compiti urgenti? Assolutamente!
Soluzione
Il 2° quadrante della matrice di Eisenhower è la soluzione. Consiste in compiti importanti ma non necessariamente urgenti. Ciò può includere una serie di responsabilità, che vanno da lettere professionali, follow-up, a riunioni e impegni più personali.
Le attività in questo quadrante dovrebbero essere pianificate per un’altra volta. Di norma, questi compiti sono in linea con i tuoi obiettivi a lungo termine e contribuiscono alla tua crescita. Un esempio quotidiano comune sarebbe l’esercizio. Sai che è importante per una buona salute, ma non riesci a trovare il tempo per farlo. Quindi, devi decidere quando sei pronto a colpire.
Pianifica le attività in modo tale che non entrino nella categoria “urgenti”. Assicurati di avere abbastanza tempo per completarli mentre si adattano ancora a quell’unità.
Delega
3 quadrante della matrice di Eisenhower – delega. Questa categoria include compiti non importanti ma urgenti. Anche se questo suona controintuitivo, perché naturalmente il tuo primo istinto sarebbe che anche i compiti non urgenti sono importanti? Non necessario!
Queste attività di solito danno l’illusione che tu sia importante, quando in realtà non contribuiscono molto alla tua produttività. Devi decidere se devi riprogrammare questo evento o se qualcun altro può farlo.
Alcuni degli esempi potrebbero includere la pianificazione di interviste, la risposta a determinate e-mail o le riunioni del team che qualcun altro potrebbe ospitare mentre sei impegnato a svolgere le attività del quadrante 1.
Eliminazione
L’ultima categoria della matrice di Eisenhower è l’eliminazione. Sono costituiti da attività che, di fatto, uccidono la tua produttività. Non contribuiscono affatto ai tuoi obiettivi. Identifica queste attività ed eliminale per migliorare la tua produttività.
Esempi comuni di tali attività sono navigare senza pensare sui social media, controllare costantemente il telefono per chiamate o messaggi, giocare ai videogiochi o attività comuni che usi per procrastinare.
Come utilizzare la matrice di Eisenhower per la gestione del tempo?
Se ormai ti stai chiedendo che la tua vita sarà organizzata magicamente con questa matrice, non è così facile! Ma con un piccolo sforzo, puoi prendere la strada giusta.
Per prima cosa devi classificare i tuoi compiti urgenti e importanti. Per fare ciò, è necessario stabilire correttamente le priorità e determinare i livelli di urgenza.
Le tue attività urgenti sono solitamente associate a vincoli di tempo. Tutte queste lezioni dicono “fallo ora” e richiedono la tua massima attenzione.
D’altra parte, i tuoi compiti importanti tendono ad essere a lungo termine e focalizzati. Di norma, non forniscono risultati immediati e sono più concentrati nel prendere decisioni più efficaci a lungo termine.
Una volta che hai finito di classificare i tuoi compiti urgenti e importanti, ecco alcune cose che devi fare per sfruttare appieno il potenziale di Eisenhower Matrix per la gestione del tempo:
Dai codici colore ai quadranti
Assegna codici colore ai tuoi quadranti per comprendere rapidamente la gravità della situazione. Distribuendo i colori, puoi capire rapidamente cosa fare dopo. Questi codici colore ti aiutano anche a dare priorità alle tue attività per un processo decisionale informato.
Ad esempio: il quadrante Prima può essere colorato di rosso per indicare l’urgenza dei compiti.
Categorizza le tue attività professionali e personali
Per evitare duplicazioni di impegni, crea matrici separate per i tuoi compiti professionali e personali. Questo ti aiuterà a capire cosa ti aspetta e influenzerà notevolmente il modo in cui gestisci il tuo tempo. Il trucco qui potrebbe essere quello di mettere da parte ore del giorno specifiche per entrambi i tipi di impegni e vedere come funziona per te.
Limita il numero di elementi in un quad
L’aggiunta di troppi elementi al quadrante complicherà eccessivamente le cose e lo scopo di utilizzare la matrice di Eisenhower per la gestione del tempo andrà perso. Per ottimizzarlo, limita il numero di azioni a 7 o 8. In questo modo non sarai sopraffatto da ciò che devi fare.
Marina svolge diligentemente i suoi doveri professionali. Durante il giorno fa quello che ci si aspetta da lei, e spesso anche di più. Stare seduti fino a tardi al lavoro, trascurare gli obblighi personali per il bene degli obblighi professionali è fin troppo comune per lei.
E tutti gli importanti obblighi familiari che ha mancato sono una storia diversa. Ma tutto questo ora sta mettendo a dura prova la sua salute (sia mentalmente che fisicamente) e la sua produttività.
Quindi cosa manca esattamente nella sua vita? Come avrai intuito, le matrici di Eisenhower.
Spesso potresti non rendertene conto, ma l’unica cosa di cui hai bisogno nella tua vita è una piccola organizzazione e la definizione delle priorità di ciò che deve essere fatto per adempiere agli obblighi sovrapposti.
Detto questo, probabilmente stai pensando che non è così difficile. Hai ragione e torto allo stesso tempo. Sbagliato nel senso che se pensi che creare una lista di cose da fare a caso faccia miracoli per te, funzionerà, ma non nel modo in cui vorresti.
E hai ragione, con un po’ più di sforzo e usando Eisenhower Matrix, la tua vita sarà molto migliore.
