La gestione aziendale non è mai stata un compito facile. I progressi moderni consentono livelli di ottimizzazione operativa e analisi dei dati mai visti prima.
Gli strumenti a disposizione degli imprenditori di oggi sono quasi illimitati, il che può essere sia un vantaggio che una rovina. Sono disponibili strumenti per gestire ogni aspetto di un’azienda, dall’inventario al servizio clienti e alle tasse. Ogni software aggiunto allo stack tecnologico di un’azienda aiuta a sostenere l’onere della gestione e aumenta anche la complessità dell’organizzazione nel suo insieme.
Progresso e complessità spesso vanno di pari passo. Ciò è particolarmente vero per il progresso tecnologico. La buona notizia è che mentre i sistemi stanno diventando più complessi, stanno anche diventando più efficienti e precisi. Questo non impedisce alla difficoltà di creare ostacoli.
Uno degli ostacoli più ingombranti quando si lavora in un sistema complesso è l’analisi della sua ottimizzazione. Ogni parte in movimento svolge un ruolo che può essere difficile da apprezzare e le parti stesse potrebbero avere un rigonfiamento non necessario. È qui che può essere introdotta la gestione dei processi aziendali (BPM) per aiutare le organizzazioni a sfruttare al meglio le proprie risorse.
Cos’è il BPM?
Il BPM include un’analisi di ciascun processo e un’analisi del ruolo che svolge nel quadro generale del business. Il BPM è incentrato sulla messa a punto dei processi per spremere ogni possibile goccia di ottimizzazione. Può essere semplice come rimuovere un passaggio aggiuntivo nel processo o ricostruire l’intero processo da zero.
Prima di addentrarci nella gestione dei processi aziendali, è importante definire prima cosa sia un processo in questo contesto.
Cos’è un processo aziendale?
Un processo aziendale può essere descritto come una serie di passaggi iterativi progettati per raggiungere un obiettivo. La ripetizione è un aspetto chiave dei processi aziendali. Dovrebbero essere eseguiti regolarmente e più o meno allo stesso modo ogni volta.
I processi non sono gli stessi di progetti o attività. I progetti sono singole istanze di un particolare lavoro. Quando si esegue un progetto, l’obiettivo è ottenere un unico risultato una tantum. I compiti, d’altra parte, sono compiti individuali o parti di un progetto che devono essere completati affinché il progetto possa essere considerato completo.
I processi sono attività che vengono eseguite regolarmente, come l’inserimento di nuovi dipendenti, la gestione dei reclami dei clienti o le vendite.
Come funziona BPM?
La gestione dei processi aziendali, come disciplina, tenta di trattare ogni processo eseguito da un’organizzazione come un lavoro separato e isolato, considerandoli come parte di un puzzle organizzativo più ampio.
L’utilizzo di metodi e strumenti BPM richiede la capacità di guardare al business su scale micro e macro in tandem. Ogni processo dovrebbe essere ottimizzato al suo interno, ma dovrebbe essere considerato anche l’impatto che ha su altri processi o attività.
BPM è un ciclo continuo che comprende quattro fasi principali: analisi, progettazione, modellazione e implementazione.
Analisi
Ogni processo aziendale viene analizzato per la sua efficienza e ottimizzazione. Lo scopo di questa fase è monitorare le operazioni e identificare le opportunità di miglioramento. L’analisi consiste nel passare attraverso ogni processo per vedere cosa funziona e cosa no. La fase di analisi è un processo continuo.
Design
Dopo aver identificato le opportunità di miglioramento, i professionisti BPM iniziano a sviluppare idee su come risolvere al meglio un problema o ottimizzare un processo. Questo è il momento di creare obiettivi. I processi dovrebbero essere progettati come una versione ideale di se stessi in questa fase.
Modellazione
Le tecniche di modellazione possono variare a seconda del processo in fase di perfezionamento, ma la prototipazione o l’esecuzione di test case è sempre un ottimo modo per vedere come le modifiche proposte influiranno sulle operazioni. Questo passaggio è necessario per perfezionare le idee di progettazione e combinare i concetti in modifiche attuabili.
Dai vita
Una volta che la simulazione conferma che le modifiche proposte hanno un impatto positivo sul processo e sull’azienda nel suo insieme, è il momento di apportare modifiche e mettere insieme tutti i pezzi. L’implementazione di nuovi processi o processi modificati può essere un compito arduo, ma se i passaggi precedenti hanno avuto successo, allora sai che lo sforzo vale il risultato finale.
