Dalam konteks perkembangan masyarakat yang pesat dan penerimaan sehari-hari dari sejumlah besar informasi, seseorang membutuhkan lebih banyak waktu untuk menggunakan sumber daya yang disediakan secara penuh.
Percepatan laju kehidupan mengarah pada fakta bahwa orang harus mengorbankan sesuatu untuk kepentingan tujuan utama, atau membangun aktivitas dengan cara yang paling rasional dan efisien, mengurangi biaya waktu.
Keacakan dalam konstruksi kegiatan, ketidakteraturan dalam jadwal operasi dan kurangnya rencana tindakan yang dipikirkan dengan matang mengarah pada fakta bahwa seseorang tidak punya waktu untuk melakukan semua hal yang diperlukan. Akibatnya timbul ketegangan, kegugupan, pemborosan waktu dan tenaga, yang berdampak negatif terhadap hasil kehidupan masyarakat.
Manajemen waktu ditujukan untuk merampingkan tindakan dan operasi Anda, serta membangun jadwal untuk penerapannya guna mencapai tujuan Anda semaksimal mungkin dan dengan waktu seminimal mungkin.
Sejarah manajemen waktu
Bahkan di zaman kuno, orang mencoba membangun mode aktivitas mereka sedemikian rupa untuk mengambil tindakan yang diperlukan dalam waktu singkat dan pada saat yang sama mencapai efek maksimum. Namun, manajemen waktu tidak diperhatikan, karena tidak ada kebutuhan khusus untuk itu.
Dengan perkembangan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi serta percepatan laju kehidupan dalam masyarakat, muncul arah pemikiran baru – manajemen waktu – sebagai ilmu manajemen waktu. Pembentukan konsep ini dimulai pada paruh kedua abad ke-20. (70-80 tahun), ketika para ilmuwan komunitas dunia dan rekan-rekan kita mulai serius menangani masalah ini.
Pada abad ke-21, teori dan praktik manajemen waktu banyak digunakan oleh berbagai kategori dan kelompok orang. Ini termasuk karyawan perusahaan, dan pekerja lepas, dan ibu rumah tangga, dan orang-orang yang terlibat dalam kreativitas bebas, yaitu, hampir setiap orang harus mempelajari secara rinci aturan dan metode manajemen waktu untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja dan di rumah.
Maksud dan tujuan manajemen waktu
Tujuan utama dari manajemen waktu, berdasarkan esensi dari konsep ini, adalah untuk mengatur waktu dan mencapai hasil yang paling positif. Sesuai dengan tujuannya, manajemen waktu menyelesaikan tugas-tugas berikut:
- pengaturan operasi dan tindakan dalam urutan prioritas untuk seseorang;
- mengurutkan tujuan berdasarkan kepentingan;
- distribusi tugas dan tanggung jawab di antara anggota kelompok atau tim;
- membuat jadwal untuk melakukan operasi sebagai cara paling efisien untuk merencanakan waktu;
- membangun model perilaku yang paling rasional saat menggunakan sumber daya sementara;
- meningkatkan produktivitas tenaga kerja, dan, sebagai hasilnya, efisiensi dan efektivitasnya;
- Mencari cadangan waktu tersembunyi yang dapat digunakan lebih efisien.
Tugas yang terdaftar adalah area aktivitas yang diperbesar, dan oleh karena itu setiap blok dapat dibagi menjadi banyak subtugas yang lebih kecil. Apa sebenarnya mereka akan – terserah setiap orang secara individual. Hal utama adalah bahwa mereka semua harus mematuhi tujuan utama.
Dengan memecahkan masalah ini, setiap orang dapat belajar bagaimana mengatur waktu mereka dengan benar, menggunakannya seefisien mungkin. Kegiatan semacam itu memungkinkan Anda untuk belajar pengendalian diri dan analisis, studi independen tentang berbagai metode dan praktik, pengaturan waktu pribadi untuk bekerja dan beristirahat.
Prinsip-prinsip manajemen waktu
Seperti bidang pengetahuan lainnya, manajemen waktu didasarkan pada prinsip-prinsip tertentu yang dikembangkan oleh para ahli dan diambil sebagai dasar untuk digunakan. Prinsip-prinsip manajemen waktu berikut harus disorot:
Perencanaan
Manajemen waktu yang efektif hanya mungkin jika dibagi dengan jelas ke dalam periode-periode tertentu untuk melakukan tindakan apa pun. Pada saat yang sama, untuk kenyamanan, Anda dapat menggunakan berbagai metode perencanaan – tulis di buku catatan atau agenda, dalam aplikasi khusus di ponsel atau komputer Anda. Perencanaan visual memungkinkan Anda memberikan penilaian visual dari jadwal yang dibuat, yang membantu menganalisisnya secara lebih rinci untuk efektivitas.
Menentukan kompleksitas tugas
Saat menyusun rencana, perlu untuk fokus pada fakta bahwa beberapa tugas dan operasi lebih kompleks, membutuhkan konsentrasi maksimum atau banyak waktu. Merekalah yang harus dilakukan pertama-tama dan lebih disukai di paruh pertama hari itu, karena selama periode ini seseorang memiliki lebih banyak kekuatan, ia terkonsentrasi dan kinerjanya jauh lebih tinggi.
Setelah menyelesaikan tugas-tugas kompleks, Anda sudah dapat terlibat dalam operasi sederhana yang dapat dilakukan dalam mode familiar semi-otomatis. Jika Anda membuat jadwal dalam bentuk yang berlawanan, yaitu, pertama-tama lakukan hal-hal yang mudah, dan kemudian yang sulit, maka dengan tingkat kemungkinan yang tinggi seseorang tidak akan dapat melakukan kerja keras, karena dia tidak akan memiliki kekuatan;
Membagi proses kompleks menjadi proses sederhana
Jika selama perencanaan ada poin-poin sulit yang membutuhkan banyak sumber daya, yang terbaik adalah membaginya menjadi yang lebih kecil. Dalam hal ini, tujuan yang tampaknya tidak dapat diselesaikan akan terpenuhi ketika eksekusi serangkaian subtujuan sederhana tercapai;
Cari cadangan waktu tersembunyi
Seringkali orang tidak menyadari bahwa beberapa periode waktu dapat digunakan secara lebih produktif, dan sebaliknya mereka menghabiskannya untuk hal-hal yang tidak berguna. Momok masyarakat modern adalah jejaring sosial dan Internet, di mana ada begitu banyak informasi (berguna dan tidak terlalu) sehingga terkadang seseorang tidak memperhatikan bagaimana ia dapat menghabiskan beberapa jam di depan komputer atau telepon berturut-turut.
Waktu ini bisa digunakan dengan lebih efektif. Penting untuk mengidentifikasi sendiri operasi-operasi yang tidak efektif dan tidak perlu, dan mulai mengurangi waktu yang dihabiskan untuk itu. Sebaliknya, Anda dapat membuat kegiatan untuk diri sendiri yang benar-benar akan memberikan semacam hasil positif.
Selain itu, Anda dapat menggabungkan dua kelas secara efektif, jika mereka tidak saling mengganggu. Misalnya, jika seseorang sedang mengantri, ia dapat secara bersamaan membaca artikel ilmiah yang informatif dalam profesinya atau mulai membuat rencana untuk hari berikutnya;
Motivasi
Orang yang termotivasi melakukan aktivitas dengan produktivitas yang jauh lebih besar. Motivasi intrinsik adalah semacam pengungkit atau katalis, yang dengannya tingkat ketekunan, konsentrasi perhatian, dan fokus yang lebih tinggi dimanifestasikan.
Motivasi dapat diekspresikan dalam bentuk tertentu, dan paling sering itu adalah hasil finansial, yaitu menerima uang untuk pekerjaan yang dilakukan. Untuk memotivasi diri sendiri, Anda bisa memikirkan manfaat apa yang akan digunakan uang tersebut.
Selain itu, motivasi juga bisa murni emosional, ketika seseorang menerima kepuasan psikologis atau fisik dari hasil aktivitasnya.
Aturan manajemen waktu
Manajemen waktu yang efektif melibatkan mengikuti aturan perilaku tertentu, yaitu sebagai berikut:
- Gunakan berbagai alat dan teknik untuk merencanakan waktu Anda;
- jaga kebersihan ruang kerja Anda agar tidak membuang waktu mencari dokumen;
- jangan mempelajari informasi yang tidak diperlukan untuk tugas tertentu;
- jangan buang waktu menjelajahi media sosial dengan sia-sia;
- jangan melakukan beberapa hal sekaligus, konsentrasi pada satu hal;
- belajar menolak orang jika mereka meminta Anda melakukan pekerjaan yang tidak Anda butuhkan;
- tentukan periode di mana Anda memiliki aktivitas mental dan fisik tertinggi – lakukan pekerjaan yang sulit saat ini;
- Luangkan waktu untuk bersantai dan belajar untuk benar-benar rileks, tidak dalam keadaan fit dan mulai.
Aturan manajemen waktu ditujukan untuk mendefinisikan secara umum taktik pengorganisasian alur kerja. Penerapannya diperlukan untuk meningkatkan produktivitas seseorang secara efektif dan merumuskan garis perilakunya dalam pelaksanaan proses kerja.
Teknik manajemen waktu
Manajemen waktu adalah pedoman tindakan yang ditujukan untuk mengatur waktu, dan berisi metode khusus untuk melakukan kegiatan ini. Di antara mereka, metode yang paling umum digunakan adalah:
- Metode pembuatan jadwal kerja berbasis bioritme – “owl” atau “lark”. Dia menyarankan bahwa setiap orang termasuk dalam salah satu dari dua jenis bioritme, yang aktivitasnya dimanifestasikan pada waktu yang berbeda dalam sehari. Hal ini diperlukan untuk membentuk rencana kerja dan jadwal sedemikian rupa sehingga tugas yang paling kompleks dan memakan waktu harus diselesaikan selama periode peningkatan aktivitas tubuh.
- Metode langkah pertama didasarkan pada kenyataan bahwa memulai bisnis yang sulit selalu sulit, tetapi untuk ini Anda hanya perlu mengambil langkah pertama. Kemajuan lebih lanjut akan lebih mudah, karena selalu sulit bagi seseorang untuk memulai dengan tepat. Agar langkah pertama berhasil, Anda harus membuat template khusus yang dapat digunakan untuk melakukan operasi serupa;
- Metode kendala untuk membantu membuat keputusan saat ada ketidakpastian. Jika seseorang tidak tahu keputusan apa yang harus diambil dalam situasi tertentu, dia menetapkan batasan tertentu untuk dirinya sendiri – misalnya, untuk memilih dari dua opsi dalam 10 menit atau jika dia tidak memutuskan untuk melakukan tindakan tertentu;
- Metode penulisan dalam bentuk kompleks mengasumsikan bahwa semua entri harus dibuat dalam satu buku catatan atau organizer, dan bukan pada banyak kertas yang berserakan. Jadi akan selalu lebih mudah untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan, dan tidak akan pernah hilang, dengan semua informasi yang diperlukan;
- Metode perekaman grafis menunjukkan bahwa terkadang lebih mudah dan nyaman untuk menampilkan informasi menggunakan diagram atau grafik. Jadi akan lebih mudah dipahami dan diingat, dan lebih sedikit waktu yang akan dihabiskan untuk memperbaikinya.
Kerugian manajemen waktu
Perencanaan manajemen waktu selalu memberikan hasil yang nyata, tetapi pada saat yang sama memiliki sejumlah kelemahan. Ini harus mencakup hal-hal seperti:
- Keadaan force majeure yang muncul dapat mengganggu jadwal. Tetapi, jika tugas-tugas itu direncanakan, mereka masih perlu diselesaikan, dan kemudian pencarian baru untuk waktu luang dimulai. Pelanggaran terhadap jadwal yang dibuat dapat menyebabkan kegugupan dan lekas marah, dan, sebagai akibatnya, penurunan kesejahteraan seseorang;
- Pelepasan waktu luang melibatkan penggunaannya untuk melakukan tugas-tugas baru, sehubungan dengan itu seseorang dengan sengaja membebani dirinya dengan pekerjaan. Dalam situasi peningkatan volume operasi dan peningkatan produktivitas, mungkin ada peningkatan kelelahan yang bisa menjadi kronis;
- Jadwal yang jelas memang bagus, tapi rasanya seperti “Hari Groundhog” setiap hari. Seseorang perlu melakukan banyak hal berbeda setiap hari, setelah itu semuanya akan dimulai dari awal lagi.
5 buku TOP tentang manajemen waktu
- Bekerja lebih sedikit, lakukan lebih banyak – K. Gleason
- Manajemen waktu yang ekstrim – N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
- Seni tepat waktu – A. Lacaine
- Perjalanan waktu. Bagaimana mengatur hidup dan bekerja – G. Arkhangelsky
- Manajemen waktu yang sulit. Kendalikan hidup Anda – Dan S. Kennedy