Matriks Eisenhower adalah metode untuk memprioritaskan tugas Anda berdasarkan urgensinya. Ini membantu Anda menentukan aktivitas mana yang penting dan mana yang tidak pantas Anda perhatikan sama sekali.
Pencipta Matriks Eisenhower yang terkenal adalah Dwight Eisenhower.
Kutipan ini juga meletakkan dasar bagi manajemen waktu pribadi Dwight Eisenhower. Pindah ke matriks, matriks pada dasarnya mengkategorikan tugas Anda menjadi 4 kuadran sesuai dengan apa yang perlu Anda lakukan pada waktu-waktu tertentu di siang hari.
4 kuadran tersebut adalah:
- Tindakan.
- Solusi.
- Delegasi.
- Hapus.
Tindakan
Kuadran pertama Matriks Eisenhower terdiri dari tugas-tugas terpenting Anda. Tindakan yang perlu segera dilakukan. Kategori ini biasanya mencakup tugas-tugas dengan tenggat waktu yang akan datang atau yang tidak dapat ditunda.
Untuk menempatkan tugas dalam kategori ini, Anda harus terlebih dahulu menganalisis prioritas Anda dengan hati-hati dan kemudian memutuskan apakah itu memenuhi kriteria “Lakukan sekarang”. Jika suatu tugas harus diselesaikan dalam waktu satu hari atau tidak lebih lama dari hari berikutnya, itu adalah tugas yang mendesak.
Cara lain untuk memasukkan ini ke dalam konteks adalah dengan mengingat prinsip “makan katak” Mark Twain yang terkenal bahwa Anda harus melakukan hal-hal yang paling mendesak di hari pertama di pagi hari.
Mari kita lihat contoh kerja spesifik untuk mempermudah Anda. Pada akhir setiap minggu, Anda didelegasikan tanggung jawab untuk memberikan laporan komprehensif kepada manajer Anda. Sekarang akhir pekan Anda adalah hari Jumat. Ini hari Kamis pagi dan kamu belum menyelesaikan laporanmu. Apakah ini berlaku untuk tugas yang mendesak? Sangat!
Solusi
Kuadran ke-2 dari matriks Eisenhower adalah solusinya. Ini terdiri dari tugas-tugas penting tetapi tidak harus mendesak. Ini dapat mencakup berbagai tanggung jawab, mulai dari surat profesional, tindak lanjut, hingga pertemuan dan komitmen yang lebih pribadi.
Tugas di kuadran ini harus dijadwalkan untuk lain waktu. Sebagai aturan, tugas-tugas ini sejalan dengan tujuan jangka panjang Anda dan berkontribusi pada pertumbuhan Anda. Contoh sehari-hari yang umum adalah olahraga. Anda tahu itu penting untuk kesehatan yang baik, tetapi Anda tidak dapat meluangkan waktu untuk itu. Jadi, Anda perlu memutuskan kapan Anda siap untuk menyerang.
Jadwalkan tugas sedemikian rupa sehingga tidak masuk ke kategori “mendesak”. Pastikan Anda memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya selagi masih muat di unit itu.
Delegasi
3 kuadran matriks Eisenhower – delegasi. Kategori ini mencakup tugas-tugas yang tidak penting tetapi mendesak. Meskipun ini terdengar berlawanan dengan intuisi, karena secara alami naluri pertama Anda adalah bahwa tugas yang tidak mendesak juga penting? Tidak perlu!
Kegiatan ini biasanya memberikan ilusi bahwa Anda penting, padahal sebenarnya tidak banyak berkontribusi pada produktivitas Anda. Anda perlu memutuskan apakah Anda perlu menjadwal ulang acara ini atau apakah orang lain dapat melakukannya.
Beberapa contohnya mungkin termasuk menjadwalkan wawancara, menjawab email tertentu, atau rapat tim yang mungkin diselenggarakan oleh orang lain saat Anda sibuk melakukan aktivitas Kuadran 1 Anda.
Eliminasi
Kategori terakhir dari matriks Eisenhower adalah eliminasi. Mereka terdiri dari tugas-tugas yang, pada kenyataannya, membunuh produktivitas Anda. Mereka tidak berkontribusi pada tujuan Anda sama sekali. Identifikasi aktivitas ini dan hilangkan untuk meningkatkan produktivitas Anda.
Contoh umum dari aktivitas tersebut adalah menjelajahi media sosial tanpa berpikir, terus-menerus memeriksa ponsel Anda untuk panggilan atau pesan, bermain video game, atau aktivitas umum yang Anda gunakan untuk menunda-nunda.
Bagaimana cara menggunakan matriks Eisenhower untuk manajemen waktu?
Jika sekarang Anda bertanya-tanya bahwa hidup Anda akan diatur secara ajaib dengan matriks ini, itu tidak mudah! Tapi dengan sedikit usaha, Anda bisa mendapatkan di jalur yang benar.
Pertama, Anda perlu mengkategorikan tugas mendesak dan penting Anda. Untuk melakukan ini, Anda perlu memprioritaskan dan menentukan tingkat urgensi dengan benar.
Tugas mendesak Anda biasanya terkait dengan keterbatasan waktu. Semua kelas ini mengatakan “lakukan sekarang” dan membutuhkan perhatian penuh Anda.
Di sisi lain, tugas penting Anda cenderung berjangka panjang dan terfokus. Sebagai aturan, mereka tidak memberikan hasil langsung dan lebih fokus pada pengambilan keputusan jangka panjang yang lebih efektif.
Setelah Anda selesai mengkategorikan tugas-tugas mendesak dan penting Anda, berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda lakukan untuk sepenuhnya memanfaatkan potensi Matriks Eisenhower untuk manajemen waktu:
Berikan kode warna pada kuadran
Tetapkan kode warna ke kuadran Anda untuk memahami dengan cepat gravitasi situasi. Dengan mendistribusikan warna, Anda dapat dengan cepat mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya. Kode warna ini juga membantu Anda memprioritaskan tugas Anda untuk pengambilan keputusan yang tepat.
Misalnya: Kuadran Sebelum dapat diwarnai merah untuk menunjukkan urgensi tugas.
Kategorikan aktivitas profesional dan pribadi Anda
Untuk menghindari duplikasi komitmen, buat matriks terpisah untuk tugas profesional dan pribadi Anda. Ini akan membantu Anda memahami apa yang ada di depan dan akan sangat memengaruhi cara Anda mengatur waktu. Triknya di sini mungkin untuk menyisihkan jam tertentu dalam sehari untuk kedua jenis komitmen dan melihat bagaimana hal itu berhasil untuk Anda.
Batasi jumlah elemen dalam segi empat
Menambahkan terlalu banyak elemen ke kuadran akan memperumit banyak hal, dan tujuan penggunaan Matriks Eisenhower untuk manajemen waktu akan hilang. Untuk mengoptimalkannya, batasi jumlah tindakan menjadi 7 atau 8. Dengan begitu Anda tidak akan kewalahan dengan apa yang perlu Anda lakukan.
Marina dengan rajin memenuhi tugas profesionalnya. Pada siang hari, dia melakukan apa yang diharapkan darinya, dan seringkali lebih. Duduk larut malam di tempat kerja, mengabaikan kewajiban pribadi demi kewajiban profesional terlalu umum baginya.
Dan semua kewajiban keluarga penting yang dia lewatkan adalah cerita yang berbeda. Tetapi semua ini sekarang berdampak pada kesehatannya (baik secara mental maupun fisik) dan produktivitasnya.
Jadi apa sebenarnya yang hilang dalam hidupnya? Seperti yang mungkin sudah Anda duga, matriks Eisenhower.
Seringkali Anda mungkin tidak menyadarinya, tetapi satu-satunya hal yang Anda butuhkan dalam hidup Anda adalah sedikit organisasi dan prioritas apa yang perlu dilakukan untuk memenuhi kewajiban yang tumpang tindih.
Dengan mengatakan itu, Anda mungkin berpikir bahwa itu tidak terlalu sulit. Anda benar dan salah pada saat bersamaan. Salah dalam arti bahwa jika Anda berpikir membuat daftar tugas acak bekerja sangat baik untuk Anda, itu akan berhasil, tetapi tidak seperti yang Anda inginkan.
Dan Anda benar, dengan sedikit lebih banyak usaha dan menggunakan Matriks Eisenhower, hidup Anda akan jauh lebih baik.
