Manajemen bisnis tidak pernah menjadi tugas yang mudah. Kemajuan modern memungkinkan tingkat optimalisasi operasional dan wawasan data yang belum pernah terjadi sebelumnya.
Alat yang tersedia untuk pemilik bisnis saat ini hampir tidak terbatas, yang dapat menjadi keuntungan dan kerugian. Ada alat yang tersedia untuk mengelola setiap aspek bisnis mulai dari inventaris hingga layanan pelanggan dan pajak. Setiap bagian dari perangkat lunak yang ditambahkan ke tumpukan teknologi perusahaan membantu menanggung beban manajemen dan juga meningkatkan kompleksitas organisasi secara keseluruhan.
Kemajuan dan kompleksitas sering berjalan beriringan. Ini terutama berlaku untuk kemajuan teknologi. Kabar baiknya adalah bahwa sementara sistem menjadi lebih kompleks, mereka juga menjadi lebih efisien dan akurat. Ini tidak menghentikan kesulitan dari menciptakan rintangan.
Salah satu kendala yang paling rumit ketika bekerja dalam sistem yang kompleks adalah analisis optimasinya. Setiap bagian yang bergerak memainkan peran yang mungkin sulit untuk dihargai, dan bagian itu sendiri mungkin memiliki kelebihan yang tidak perlu di dalamnya. Di sinilah manajemen proses bisnis (BPM) dapat diperkenalkan untuk membantu organisasi memanfaatkan sumber daya mereka secara maksimal.
Apa itu BPM?
BPM mencakup analisis setiap proses serta analisis peran yang dimainkannya dalam gambaran bisnis secara keseluruhan. BPM adalah semua tentang proses fine-tuning untuk memeras setiap tetes optimasi yang mungkin. Ini bisa sesederhana menghapus langkah ekstra dalam proses atau membangun kembali seluruh proses dari awal.
Sebelum masuk ke manajemen proses bisnis, penting untuk terlebih dahulu mendefinisikan apa itu proses dalam konteks ini.
Apa itu proses bisnis?
Proses bisnis dapat digambarkan sebagai serangkaian langkah berulang yang dirancang untuk mencapai tujuan. Pengulangan adalah aspek kunci dari proses bisnis. Mereka harus dilakukan secara teratur dan kurang lebih sama setiap saat.
Proses tidak sama dengan proyek atau tugas. Proyek adalah contoh individu dari pekerjaan tertentu. Saat menjalankan sebuah proyek, tujuannya adalah untuk mencapai satu kali hasil. Tugas, di sisi lain, adalah tugas individu atau bagian dari proyek yang harus diselesaikan agar proyek dianggap selesai.
Proses adalah tugas yang dilakukan secara teratur, seperti penerimaan karyawan baru, penanganan keluhan pelanggan, atau penjualan.
Bagaimana cara kerja BPM?
Manajemen proses bisnis, sebagai suatu disiplin, mencoba memperlakukan setiap proses yang dilakukan oleh suatu organisasi sebagai pekerjaan yang terpisah dan terisolasi, sambil memandangnya sebagai bagian dari teka-teki organisasi yang lebih besar.
Menggunakan metode dan alat BPM membutuhkan kemampuan untuk melihat bisnis dalam skala mikro dan makro secara bersamaan. Setiap proses harus dioptimalkan dalam dirinya sendiri, tetapi dampaknya terhadap proses atau kegiatan lain juga harus dipertimbangkan.
BPM adalah siklus berkelanjutan yang mencakup empat tahap utama: analisis, desain, pemodelan, dan implementasi.
Analisis
Setiap proses bisnis dianalisis efisiensi dan optimalisasinya. Tujuan dari fase ini adalah untuk memantau operasi dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan. Analisis melibatkan melalui setiap proses untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak. Tahap analisis adalah proses yang berkelanjutan.
Desain
Setelah mengidentifikasi peluang untuk perbaikan, profesional BPM mulai mengembangkan ide tentang cara terbaik untuk memecahkan masalah atau mengoptimalkan proses. Inilah saatnya untuk menciptakan gol. Proses harus dirancang sebagai versi ideal dari diri mereka sendiri pada tahap ini.
Pemodelan
Teknik pemodelan dapat bervariasi tergantung pada proses yang disempurnakan, tetapi membuat prototipe atau menjalankan kasus uji selalu merupakan cara yang bagus untuk melihat bagaimana perubahan yang diusulkan akan memengaruhi operasi. Langkah ini diperlukan untuk menyempurnakan ide desain dan menggabungkan konsep menjadi perubahan yang dapat ditindaklanjuti.
Menghidupkannya
Setelah simulasi mengkonfirmasi bahwa perubahan yang diusulkan memiliki dampak positif pada proses dan bisnis secara keseluruhan, sekarang saatnya untuk membuat perubahan dan menyatukan semua bagian. Menerapkan proses baru atau proses yang dimodifikasi dapat menjadi tugas yang menakutkan, tetapi jika langkah sebelumnya telah berhasil, maka Anda tahu bahwa upaya tersebut sepadan dengan hasil akhirnya.
