आज प्रत्येक व्यवसायी अपने स्वयं के व्यवसाय को सुधारने, विकसित करने और नियंत्रित करने के लिए नए और नए तरीके खोजने की कोशिश कर रहा है।
यदि पहले व्यापार करने के सभी तरीके सोवियत संघ के अवशेषों पर केंद्रित थे, तो आज विदेशी तरीके और रुझान अधिक से अधिक लोकप्रिय हो रहे हैं। इसलिए, इस लेख में हमने व्यापार करने के सबसे लोकप्रिय तरीकों में से एक के बारे में बात करने का फैसला किया – KPI – प्रमुख प्रदर्शन संकेतक, और यह क्या है, हम नीचे विचार करेंगे।
KPI संकेतक से परिचित होना
रूस में किए गए सर्वेक्षणों के अनुसार, विभिन्न कंपनियों में काम करने वाले आधे से अधिक प्रबंधक अपने काम के परिणामों के मूल्यांकन की प्रणाली से संतुष्ट नहीं हैं। प्रत्येक प्रबंधक के लिए, यह इस तथ्य से भरा है कि प्रत्येक कर्मचारी के काम की गुणवत्ता कम होगी और कंपनी को नुकसान हो सकता है। इसलिए प्रत्येक कर्मचारी के लिए कनेक्शन योजना-पूर्ति-परिणाम-प्रेरणा-प्रोत्साहन स्पष्ट होना चाहिए। यह वही है जो व्यवसाय में KPI के उपयोग को सुनिश्चित करता है।
अक्सर, रूसी व्यवसायी KPI को “प्रमुख प्रदर्शन संकेतक” के रूप में देखते हैं – लेकिन यह दृष्टिकोण का बहुत अस्पष्ट अर्थ है। KPI के लिए सबसे अच्छा नाम “कुंजी प्रदर्शन संकेतक” होगा, क्योंकि अंग्रेजी में “प्रदर्शन” शब्द का अर्थ “परिणाम” है। इसलिए, KPI के अर्थ को समझने के लिए, किसी को प्रदर्शन संकेतक और प्रदर्शन संकेतक के बीच के अंतर को निर्धारित करना चाहिए और पता लगाना चाहिए कि यह क्या है:
केवल सिद्धांत से KPI का अर्थ समझना कठिन होगा। इसलिए, यह जानना महत्वपूर्ण है कि व्यवहार में इसका उपयोग क्यों किया जाता है। मध्यम आकार के व्यवसायों से संबंधित बड़े उद्यमों और कंपनियों के लिए KPI प्रणाली का उपयोग करना सबसे अच्छा है। बेशक, उन लोगों के लिए सिस्टम का उपयोग करना बेहतर है जो अपने छोटे व्यवसाय का विस्तार करने जा रहे हैं, क्योंकि दक्षता का उचित नियंत्रण सफलता की कुंजी है। व्यवहार में, प्रबंधक प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग से KPI की गणना करता है, कुछ समय बाद विभिन्न कर्मचारियों के संकेतक सहसंबद्ध होते हैं: सबसे अच्छे लोगों को प्रोत्साहित किया जाता है, और सबसे खराब लोगों को दंडित किया जाता है।
व्यापार में KPI का उपयोग करने के पक्ष और विपक्ष
प्रबंधक एक ऐसा व्यक्ति है जो मुख्य रूप से अपने उद्यम के कुशल संचालन में रुचि रखता है, उसे उत्पादन में होने वाली हर प्रक्रिया की निगरानी करनी चाहिए, प्रत्येक कर्मचारी को निर्देश देना, कर्मचारियों को प्रेरित करना।
इसके अलावा, प्रबंधक हमेशा इस बात पर नज़र नहीं रख सकता है कि प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी अपना काम कैसे कर रहा है, खासकर अगर उनमें से कई हैं, और प्रत्येक के लिए गणना की गई KPI प्रत्येक के प्रदर्शन के बारे में जानकारी प्राप्त करने का एक शानदार अवसर है। ऐसी प्रणाली कर्मचारी के लिए भी फायदेमंद है – वह खुद अपने परिणाम का एक उद्देश्य मूल्यांकन देखता है, अपनी ताकत का यथोचित आकलन कर सकता है और अपनी पेशेवर गतिविधियों में विकसित हो सकता है। इसके अलावा, समय पर पूरी की गई योजना कर्मचारी को बोनस या वेतन वृद्धि के रूप में बोनस प्राप्त करने की अनुमति देती है, और यह एक पूर्ण लाभ है।
KPI सिस्टम के नुकसान
जहां तक कमियों की बात है तो वे ऐसी व्यवस्था में पाई जाती हैं। उनमें से:
- बड़े उद्यमों में, जहां कई विभाग हैं, अक्सर केपीआई की गणना प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के लिए नहीं, बल्कि प्रत्येक विशिष्ट विभाग के सभी कर्मचारियों के लिए की जाती है, इसलिए यदि एक व्यक्ति “छेद” करता है, तो पूरे विभाग का नकारात्मक परिणाम होगा जिसका असर विभाग के सभी कर्मचारियों के वेतन पर पड़ेगा। इसलिए, KPI का उपयोग करते समय, अतिरिक्त टीम-निर्माण गतिविधियों को अंजाम देने के लिए दक्षता और टीम वर्क के स्तर को भी ध्यान में रखना आवश्यक है। और विभागों के लिए और प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग-अलग केपीआई विकसित करना सबसे अच्छा है, तब कर्मचारियों के काम का अधिक निष्पक्ष मूल्यांकन करना संभव होगा;
- KPI प्रणाली अधिकृत कर्मचारियों द्वारा विशिष्ट विशेषताओं के अनुसार विकसित की जाती है, इसलिए विकास के दौरान सभी कर्मचारियों की राय को अक्सर ध्यान में नहीं रखा जाता है;
- ऐसे मामले हैं जब केपीआई प्रणाली एकतरफा सिद्धांत पर काम करती है, अक्सर कर्मचारी के लिए लाभ के बिना: काम अच्छी तरह से किया – अच्छा किया, भुगतान किया, खराब किया – वेतन कम किया। यानी इनाम प्रणाली दंड प्रणाली से भी बदतर काम करती है;
- सिस्टम का यह भी एक नुकसान है कि प्रोग्रामर या इंजीनियर के लिए केपीआई को निष्पक्ष रूप से निर्धारित करना काफी मुश्किल है, क्योंकि इन विशेषज्ञों के पास अक्सर अद्वितीय कार्य (विकास, आविष्कार) होते हैं जिनके लिए स्पष्ट रूप से निर्धारित समय नहीं होता है, और कर्मचारी करते हैं समान कार्यों के साथ काम करने का अनुभव नहीं है;
- विशेषज्ञों द्वारा KPI विकास अतिरिक्त कार्य, समय, प्रयास और धन है, जिसे भी ध्यान में रखा जाना चाहिए। यह समझना महत्वपूर्ण है कि क्या यह दृष्टिकोण किसी विशेष मामले में तर्कसंगत है।
KPI प्रणाली को उद्यम में सही ढंग से काम करने के लिए, इसके विकास को एक व्यापक और जिम्मेदार तरीके से करने के लिए, धीरे-धीरे सब कुछ करने के लिए आवश्यक है। तब कर्मचारी संतुष्ट होंगे और प्रबंधक काम के परिणामों से संतुष्ट होंगे।
KPI का व्यवसाय में उपयोग कैसे किया जाता है
KPI का उपयोग बड़ी कंपनियों, छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों में किया जाता है जो विभिन्न सामान बेचते हैं, उदाहरण के लिए। यहां KPI की गणना कंपनी को इनकमिंग कॉलों की संख्या और वास्तविक बिक्री तथ्यों के अनुपात के आधार पर की जाती है।
उदाहरण के लिए, बीमा पॉलिसियों को बेचने वाली कंपनी का एक प्रबंधक उन संकेतकों से परिचित होता है जो उसे एक निश्चित अवधि में मिलना चाहिए और पहले से ही खुद के लिए गणना करता है कि उसे कितनी पॉलिसियों को बेचने की जरूरत है और किस समय सीमा में। जो लोग अभी बीमा पॉलिसियों की बिक्री शुरू कर रहे हैं, उनके लिए KPI 1/10 है। इसका मतलब है कि दस बैठकों में से कम से कम एक पॉलिसी बेची जानी चाहिए। सबसे अधिक बार, बिक्री प्रबंधक के लिए निम्नलिखित संकेतकों का उपयोग किया जाता है: नए ग्राहकों की संख्या, बिक्री की मात्रा, एक ग्राहक से प्राप्त औसत राशि का आकार, इनकार की संख्या।
ऐसे KPI के प्रभावी ढंग से काम करने के लिए, आप उन्हें प्रति कर्मचारी 10 टुकड़ों में “लटका” नहीं सकते, 3-5 पर रुकना बेहतर है। मुख्य बात मात्रा नहीं है, बल्कि शब्दों की गुणवत्ता है। KPI को समझाने में अस्पष्टता से बचना महत्वपूर्ण है।
व्यवसाय में KPI के उपयोग की प्रभावशीलता का एक अन्य उदाहरण रसद के क्षेत्र में है, जहां एक प्रबंधक का काम सबसे बुनियादी है। यहां, KPI न केवल कर्मचारी को उत्तेजित करने की अनुमति देगा, बल्कि कमजोरियों की पहचान करने और उनसे छुटकारा पाने का भी प्रयास करेगा। किसी समस्या का समाधान तभी प्रभावी ढंग से किया जा सकता है जब उसके कारणों को जाना जाए। हो सकता है कि प्रबंधक कुछ कॉल करता है और आवश्यक मात्रा में जानकारी प्राप्त नहीं करता है, ग्राहक के साथ व्यक्तिगत रूप से नहीं मिलता है, ग्राहक आधार का विस्तार करने की कोशिश नहीं करता है, असंतुष्ट ग्राहकों की समस्याओं का समाधान नहीं करता है।
