व्यवसाय प्रबंधन कभी भी आसान काम नहीं रहा है। आधुनिक प्रगति परिचालन अनुकूलन और डेटा अंतर्दृष्टि के स्तर को पहले अनसुना करने में सक्षम बनाती है।
आज के व्यापार मालिकों के लिए उपलब्ध उपकरण लगभग असीमित हैं, जो वरदान और अभिशाप दोनों हो सकते हैं। इन्वेंट्री से लेकर ग्राहक सेवा और करों तक किसी व्यवसाय के हर पहलू को प्रबंधित करने के लिए उपकरण उपलब्ध हैं। सॉफ्टवेयर का प्रत्येक टुकड़ा जो कंपनी के प्रौद्योगिकी स्टैक में जोड़ा जाता है, प्रबंधन के बोझ को सहन करने में मदद करता है और समग्र रूप से संगठन की जटिलता को भी बढ़ाता है।
प्रगति और जटिलता अक्सर साथ-साथ चलती है। यह तकनीकी प्रगति के लिए विशेष रूप से सच है। अच्छी खबर यह है कि जहां सिस्टम अधिक जटिल होते जा रहे हैं, वहीं वे अधिक कुशल और सटीक भी होते जा रहे हैं। यह बाधाओं को पैदा करने से कठिनाई को नहीं रोकता है।
एक जटिल प्रणाली में काम करते समय सबसे कठिन बाधाओं में से एक इसके अनुकूलन का विश्लेषण है। प्रत्येक गतिशील भाग एक भूमिका निभाता है जिसकी सराहना करना मुश्किल हो सकता है, और भागों में स्वयं अनावश्यक सूजन हो सकती है। यह वह जगह है जहां संगठनों को अपने संसाधनों का अधिकतम लाभ उठाने में मदद करने के लिए व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (बीपीएम) पेश किया जा सकता है।
बीपीएम क्या है?
बीपीएम में प्रत्येक प्रक्रिया के विश्लेषण के साथ-साथ समग्र व्यावसायिक तस्वीर में इसकी भूमिका का विश्लेषण शामिल है। बीपीएम अनुकूलन की हर संभव बूंद को निचोड़ने के लिए फाइन-ट्यूनिंग प्रक्रियाओं के बारे में है। यह प्रक्रिया में एक अतिरिक्त चरण को हटाने या पूरी प्रक्रिया को खरोंच से पुनर्निर्माण करने जितना आसान हो सकता है।
व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन में गोता लगाने से पहले, पहले यह परिभाषित करना महत्वपूर्ण है कि इस संदर्भ में प्रक्रिया क्या है।
व्यावसायिक प्रक्रिया क्या है?
एक व्यावसायिक प्रक्रिया को एक लक्ष्य प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन किए गए पुनरावृत्त चरणों की एक श्रृंखला के रूप में वर्णित किया जा सकता है। दोहराव व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक प्रमुख पहलू है। उन्हें नियमित रूप से और कमोबेश हर बार समान रूप से किया जाना चाहिए।
प्रक्रियाएं परियोजनाओं या कार्यों के समान नहीं हैं। परियोजनाएं किसी विशेष कार्य के व्यक्तिगत उदाहरण हैं। किसी परियोजना को क्रियान्वित करते समय, लक्ष्य एकल, एकमुश्त परिणाम प्राप्त करना होता है। दूसरी ओर, कार्य व्यक्तिगत कार्य या परियोजना के हिस्से होते हैं जिन्हें परियोजना को पूरा माना जाने के लिए पूरा किया जाना चाहिए।
प्रक्रियाएं ऐसे कार्य हैं जो नियमित रूप से किए जाते हैं, जैसे नए कर्मचारियों को शामिल करना, ग्राहकों की शिकायतों को संभालना, या बिक्री।
बीपीएम कैसे काम करता है?
व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन, एक अनुशासन के रूप में, एक संगठन द्वारा निष्पादित प्रत्येक प्रक्रिया को एक अलग, पृथक कार्य के रूप में मानने का प्रयास करता है, जबकि उन्हें एक बड़े संगठनात्मक पहेली के हिस्से के रूप में देखता है।
बीपीएम विधियों और उपकरणों का उपयोग करने के लिए व्यवसाय को सूक्ष्म और मैक्रो स्केल में एक साथ देखने की क्षमता की आवश्यकता होती है। प्रत्येक प्रक्रिया को अपने भीतर अनुकूलित किया जाना चाहिए, लेकिन अन्य प्रक्रियाओं या गतिविधियों पर इसके प्रभाव पर भी विचार किया जाना चाहिए।
बीपीएम एक सतत चक्र है जिसमें चार मुख्य चरण शामिल हैं: विश्लेषण, डिजाइन, मॉडलिंग और कार्यान्वयन।
विश्लेषण
प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया का विश्लेषण उसकी दक्षता और अनुकूलन के लिए किया जाता है। इस चरण का उद्देश्य संचालन की निगरानी करना और सुधार के अवसरों की पहचान करना है। विश्लेषण में प्रत्येक प्रक्रिया से गुजरना शामिल है यह देखने के लिए कि क्या काम करता है और क्या नहीं। विश्लेषण चरण एक सतत प्रक्रिया है।
डिज़ाइन
सुधार के अवसरों की पहचान करने के बाद, बीपीएम पेशेवर किसी समस्या को हल करने या प्रक्रिया को अनुकूलित करने के तरीके पर विचार विकसित करना शुरू करते हैं। यह लक्ष्य बनाने का समय है। इस स्तर पर प्रक्रियाओं को स्वयं के आदर्श संस्करण के रूप में डिजाइन किया जाना चाहिए।
मॉडलिंग
मॉडलिंग तकनीक परिष्कृत होने की प्रक्रिया के आधार पर भिन्न हो सकती है, लेकिन प्रोटोटाइपिंग या परीक्षण मामलों को चलाना हमेशा यह देखने का एक शानदार तरीका है कि प्रस्तावित परिवर्तन संचालन को कैसे प्रभावित करेंगे। डिजाइन विचारों को परिष्कृत करने और अवधारणाओं को क्रियात्मक परिवर्तनों में संयोजित करने के लिए यह कदम आवश्यक है।
उसे जीवंत बनाना
एक बार जब सिमुलेशन पुष्टि करता है कि प्रस्तावित परिवर्तनों का प्रक्रिया और व्यवसाय पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है, तो यह बदलाव करने और सभी टुकड़ों को एक साथ लाने का समय है। नई प्रक्रियाओं या संशोधित प्रक्रियाओं को लागू करना एक कठिन काम हो सकता है, लेकिन यदि पिछले चरण सफल रहे हैं, तो आप जानते हैं कि प्रयास अंतिम परिणाम के लायक है।