La Eisenhower Matrix est une méthode permettant de hiérarchiser vos tâches en fonction de leur urgence. Cela vous aide à déterminer quelles activités sont importantes et lesquelles ne méritent pas du tout votre attention.
Le créateur de la célèbre matrice d’Eisenhower est Dwight Eisenhower.
Cette citation jette également les bases de la gestion du temps personnel de Dwight Eisenhower. Passant à la matrice, la matrice classe essentiellement vos tâches en 4 quadrants en fonction de ce que vous devez faire à certains moments de la journée.
Ces 4 quadrants sont :
- Action.
- Solution.
- Délégation.
- Supprimer.
Action
Le premier quadrant de la matrice d’Eisenhower comprend vos tâches les plus importantes. Des actions à mener de toute urgence. Cette catégorie comprend généralement les tâches avec une échéance à venir ou celles qui ne peuvent pas être reportées.
Afin de placer des tâches dans cette catégorie, vous devez d’abord analyser soigneusement vos priorités, puis décider si elles répondent aux critères « Faites-le maintenant ». Si une tâche doit être achevée en une journée ou pas plus que le lendemain, il s’agit d’une tâche urgente.
Une autre façon de mettre cela en contexte est de se rappeler le célèbre principe « manger la grenouille » de Mark Twain selon lequel vous devez faire les choses les plus urgentes de la journée dès le matin.
Examinons un exemple de travail spécifique pour vous faciliter la tâche. À la fin de chaque semaine, on vous délègue la responsabilité de fournir à votre gestionnaire un rapport complet. Maintenant, votre week-end est vendredi. Nous sommes jeudi matin et vous n’avez pas encore terminé votre rapport. Cela s’applique-t-il aux tâches urgentes ? Absolument!
Solution
Le 2e quadrant de la matrice d’Eisenhower est la solution. Il s’agit de tâches importantes mais pas nécessairement urgentes. Cela peut inclure une gamme de responsabilités, allant des lettres professionnelles, des suivis, à des réunions et des engagements plus personnels.
Les tâches de ce quadrant doivent être planifiées pour un autre moment. En règle générale, ces tâches correspondent à vos objectifs à long terme et contribuent à votre croissance. Un exemple quotidien courant serait l’exercice. Vous savez que c’est important pour une bonne santé, mais vous ne pouvez pas prendre le temps pour cela. Donc, vous devez décider quand vous êtes prêt à frapper.
Planifiez les tâches de manière à ce qu’elles n’entrent pas dans la catégorie « urgente ». Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour les terminer pendant qu’ils s’intègrent encore dans cette unité.
Délégation
3 quadrant de la matrice d’Eisenhower – délégation. Cette catégorie comprend les tâches sans importance mais urgentes. Bien que cela semble contre-intuitif, car votre premier réflexe serait naturellement que les tâches non urgentes sont également importantes ? Pas nécessaire!
Ces activités donnent généralement l’illusion que vous êtes important, alors qu’en fait elles ne contribuent pas beaucoup à votre productivité. Vous devez décider si vous devez reporter cet événement ou si quelqu’un d’autre peut le faire.
Certains des exemples peuvent inclure la planification d’entretiens, la réponse à certains e-mails ou des réunions d’équipe que quelqu’un d’autre pourrait organiser pendant que vous êtes occupé à faire vos activités du Quadrant 1.
Élimination
La dernière catégorie de la matrice d’Eisenhower est l’élimination. Ils consistent en des tâches qui, en fait, tuent votre productivité. Ils ne contribuent pas du tout à vos objectifs. Identifiez ces activités et éliminez-les pour améliorer votre productivité.
Des exemples courants de telles activités sont la navigation inconsidérée sur les réseaux sociaux, la vérification constante des appels ou des messages sur votre téléphone, les jeux vidéo ou les activités courantes que vous utilisez pour tergiverser.
Comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour la gestion du temps ?
Si maintenant vous vous demandez si votre vie sera organisée comme par magie avec cette matrice, ce n’est pas si simple ! Mais avec un peu d’effort, vous pouvez vous mettre sur la bonne voie.
Vous devez d’abord catégoriser vos tâches urgentes et importantes. Pour ce faire, vous devez établir correctement les priorités et déterminer les niveaux d’urgence.
Vos tâches urgentes sont généralement associées à des contraintes de temps. Toutes ces classes disent « faites-le maintenant » et nécessitent votre plus grande attention.
D’un autre côté, vos tâches importantes ont tendance à être à long terme et ciblées. En règle générale, ils ne fournissent pas de résultats immédiats et sont davantage axés sur la prise de décisions plus efficaces à long terme.
Une fois que vous avez fini de catégoriser vos tâches urgentes et importantes, voici quelques choses que vous devez faire pour utiliser pleinement le potentiel de la matrice Eisenhower pour la gestion du temps :
Donnez des codes de couleur aux quadrants
Attribuez des codes de couleur à vos quadrants pour comprendre rapidement la gravité de la situation. En distribuant les couleurs, vous pouvez rapidement comprendre ce qu’il faut faire ensuite. Ces codes de couleur vous aident également à hiérarchiser vos tâches pour une prise de décision éclairée.
Par exemple : Le quadrant Avant peut être coloré en rouge pour indiquer l’urgence des tâches.
Classez vos activités professionnelles et personnelles
Pour éviter la duplication des engagements, créez des matrices distinctes pour vos tâches professionnelles et personnelles. Cela vous aidera à comprendre ce qui vous attend et influencera grandement la façon dont vous gérez votre temps. L’astuce ici pourrait être de réserver des heures spécifiques de la journée pour les deux types d’engagements et de voir comment cela fonctionne pour vous.
Limiter le nombre d’éléments dans un quad
Ajouter trop d’éléments au quadrant compliquera excessivement les choses, et le but de l’utilisation de la matrice d’Eisenhower pour la gestion du temps sera perdu. Pour l’optimiser, limitez le nombre d’actions à 7 ou 8. Ainsi vous ne serez pas submergé par ce que vous devez faire.
Marina remplit assidûment ses devoirs professionnels. Dans la journée, elle fait ce qu’on attend d’elle, et souvent plus. Veiller tard au travail, négliger ses obligations personnelles au profit d’obligations professionnelles n’est que trop courant pour elle.
Et toutes les obligations familiales importantes qu’elle a manquées sont une autre histoire. Mais tout cela nuit maintenant à sa santé (mentale et physique) et à sa productivité.
Alors, que manque-t-il exactement dans sa vie ? Comme vous l’avez peut-être deviné, les matrices d’Eisenhower.
Souvent, vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais la seule chose dont vous avez besoin dans votre vie est un peu d’organisation et de priorisation de ce qui doit être fait pour remplir des obligations qui se chevauchent.
Cela dit, vous pensez probablement que ce n’est pas si difficile. Vous avez raison et tort à la fois. Faux dans le sens où si vous pensez que faire une liste de tâches aléatoire fonctionne à merveille pour vous, cela fonctionnera, mais pas comme vous le souhaiteriez.
Et vous avez raison, avec un peu plus d’efforts et en utilisant la matrice d’Eisenhower, votre vie sera bien meilleure.
