La gestion d’entreprise n’a jamais été une tâche facile. Les avancées modernes permettent des niveaux d’optimisation opérationnelle et d’analyse des données sans précédent.
Les outils disponibles pour les propriétaires d’entreprise d’aujourd’hui sont presque illimités, ce qui peut être à la fois une aubaine et un fléau. Il existe des outils disponibles pour gérer tous les aspects d’une entreprise, de l’inventaire au service client et aux taxes. Chaque logiciel ajouté à la pile technologique d’une entreprise aide à supporter le fardeau de la gestion et augmente également la complexité de l’organisation dans son ensemble.
Progrès et complexité vont souvent de pair. Cela est particulièrement vrai pour le progrès technologique. La bonne nouvelle est que si les systèmes deviennent plus complexes, ils deviennent également plus efficaces et précis. Cela n’empêche pas la difficulté de créer des obstacles.
L’un des obstacles les plus encombrants lorsque l’on travaille dans un système complexe est l’analyse de son optimisation. Chaque pièce mobile joue un rôle qui peut être difficile à apprécier, et les pièces elles-mêmes peuvent avoir des ballonnements inutiles. C’est là que la gestion des processus métier (BPM) peut être introduite pour aider les organisations à tirer le meilleur parti de leurs ressources.
Qu’est-ce que le BPM ?
Le BPM comprend une analyse de chaque processus ainsi qu’une analyse du rôle qu’il joue dans l’image globale de l’entreprise. Le BPM consiste à affiner les processus pour extraire chaque goutte d’optimisation possible. Cela peut être aussi simple que de supprimer une étape supplémentaire dans le processus ou de reconstruire l’ensemble du processus à partir de zéro.
Avant de plonger dans la gestion des processus métier, il est important de définir d’abord ce qu’est un processus dans ce contexte.
Qu’est-ce qu’un processus métier ?
Un processus métier peut être décrit comme une série d’étapes itératives conçues pour atteindre un objectif. La répétition est un aspect clé des processus commerciaux. Ils doivent être effectués régulièrement et plus ou moins de la même manière à chaque fois.
Les processus ne sont pas les mêmes que les projets ou les tâches. Les projets sont des instances individuelles d’un travail particulier. Lors de l’exécution d’un projet, l’objectif est d’atteindre un résultat unique et ponctuel. Les tâches, en revanche, sont des tâches individuelles ou des parties d’un projet qui doivent être achevées pour que le projet soit considéré comme terminé.
Les processus sont des tâches exécutées régulièrement, telles que l’intégration de nouveaux employés, le traitement des réclamations des clients ou les ventes.
Comment fonctionne le BPM ?
La gestion des processus métier, en tant que discipline, tente de traiter chaque processus exécuté par une organisation comme un travail séparé et isolé, tout en les considérant comme faisant partie d’un puzzle organisationnel plus large.
L’utilisation de méthodes et d’outils BPM nécessite la capacité d’examiner l’entreprise à des échelles micro et macro en tandem. Chaque processus doit être optimisé en lui-même, mais l’impact qu’il a sur d’autres processus ou activités doit également être pris en compte.
Le BPM est un cycle continu qui comprend quatre étapes principales : l’analyse, la conception, la modélisation et la mise en œuvre.
Analyse
Chaque processus métier est analysé pour son efficacité et son optimisation. Le but de cette phase est de surveiller les opérations et d’identifier les opportunités d’amélioration. L’analyse consiste à parcourir chaque processus pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. La phase d’analyse est un processus continu.
Conception
Après avoir identifié les opportunités d’amélioration, les professionnels du BPM commencent à développer des idées sur la meilleure façon de résoudre un problème ou d’optimiser un processus. C’est le moment de créer des objectifs. Les processus doivent être conçus comme une version idéale d’eux-mêmes à ce stade.
Modélisation
Les techniques de modélisation peuvent varier en fonction du processus à affiner, mais le prototypage ou l’exécution de cas de test est toujours un excellent moyen de voir comment les modifications proposées affecteront les opérations. Cette étape est nécessaire pour affiner les idées de conception et combiner les concepts en changements exploitables.
Donnez-lui vie
Une fois que la simulation confirme que les changements proposés ont un impact positif sur le processus et l’entreprise dans son ensemble, il est temps d’apporter des changements et de rassembler toutes les pièces. La mise en œuvre de nouveaux processus ou de processus modifiés peut être une tâche ardue, mais si les étapes précédentes ont réussi, vous savez que l’effort en vaut la peine.
