En el contexto del rápido desarrollo de la sociedad y la recepción diaria de una gran cantidad de información, una persona necesita cada vez más tiempo para utilizar los recursos proporcionados en su totalidad.
La aceleración del ritmo de vida lleva al hecho de que las personas deben sacrificar algo en beneficio de los objetivos principales o construir actividades de la manera más racional y eficiente, reduciendo los costos de tiempo.
La aleatoriedad en la construcción de actividades, el desorden en el cronograma de operaciones y la falta de un plan de acción bien pensado conducen a que una persona no tenga tiempo para hacer todas las cosas necesarias. Como resultado, hay tensión, nerviosismo, una pérdida de tiempo y energía, lo que afecta negativamente los resultados de la vida de las personas.
La gestión del tiempo tiene como objetivo agilizar sus acciones y operaciones, así como crear un cronograma para su implementación para lograr sus objetivos de la manera más completa posible y en un tiempo mínimo.
La historia de la gestión del tiempo
Incluso en la antigüedad, las personas intentaron construir su modo de actividad de tal manera que tomaran las medidas necesarias en poco tiempo y al mismo tiempo lograran el máximo efecto. Sin embargo, no se prestó la debida atención a la gestión del tiempo, ya que no había ninguna necesidad particular de hacerlo.
Con el desarrollo del progreso científico y tecnológico y la aceleración del ritmo de vida en la sociedad, aparece una nueva dirección de pensamiento – gestión del tiempo- como la ciencia de la gestión del tiempo. La formación de este concepto se remonta a la segunda mitad del siglo XX. (70-80 años), cuando tanto los científicos de la comunidad mundial como nuestros compatriotas comenzaron a abordar seriamente este problema.
En el siglo XXI, la teoría y la práctica de la gestión del tiempo son ampliamente utilizadas por diferentes categorías y grupos de personas. Estos incluyen empleados de empresas, autónomos, amas de casa y personas dedicadas a la creatividad libre, es decir, casi todas las personas deben estudiar en detalle las reglas y métodos de gestión del tiempo para aumentar la productividad en el trabajo y en el hogar.
Propósito y objetivos de la gestión del tiempo
El objetivo principal de la gestión del tiempo, basado en la esencia de este concepto, es administrar el tiempo y lograr el resultado más positivo. De acuerdo con el objetivo, la gestión del tiempo resuelve las siguientes tareas:
- disposición de operaciones y acciones en orden de prioridad para una persona;
- clasificación de objetivos por importancia;
- distribución de deberes y responsabilidades entre los miembros de un grupo o equipo;
- construir un cronograma para realizar operaciones como la forma más eficiente de planificar el tiempo;
- construir el modelo de comportamiento más racional cuando se utiliza un recurso temporal;
- aumentar la productividad laboral y, en consecuencia, su eficiencia y eficacia;
- Busque reservas de tiempo ocultas que se puedan usar de manera más eficiente.
Las tareas enumeradas son áreas de actividad ampliadas y, por lo tanto, cada bloque se puede dividir en muchas subtareas más pequeñas. Cuáles serán exactamente, depende de cada persona individualmente. Lo principal es que todos deben obedecer al objetivo principal.
Al resolver estos problemas, cada persona puede aprender a administrar adecuadamente su tiempo, usándolo de la manera más eficiente posible. Tales actividades le permiten aprender autocontrol y análisis, estudio independiente de varios métodos y prácticas, organización del tiempo personal para trabajar y descansar.
Principios de la gestión del tiempo
Como cualquier otro campo del conocimiento, la gestión del tiempo se basa en ciertos principios desarrollados por expertos y tomados como base para su uso. Cabe destacar los siguientes principios de la gestión del tiempo:
Planificación
La gestión eficaz del tiempo solo es posible si se divide claramente en ciertos períodos para realizar cualquier acción. Al mismo tiempo, para mayor comodidad, puede usar varios métodos de planificación: escriba en un cuaderno u organizador, en aplicaciones especiales en su teléfono o computadora. La planificación visual le permite dar una evaluación visual del cronograma elaborado, lo que ayuda a analizarlo con más detalle para determinar su efectividad.
Determinación de la complejidad de las tareas
Al elaborar un plan, es necesario centrarse en el hecho de que algunas tareas y operaciones son más complejas y requieren la máxima concentración o una gran cantidad de tiempo. Son ellos los que deben realizarse en primer lugar y preferiblemente en la primera mitad del día, ya que durante este período una persona tiene más fuerza, está concentrada y su rendimiento es mucho mayor.
Después de completar tareas complejas, ya puede participar en operaciones más simples que se pueden realizar en un modo familiar semiautomático. Si construye un horario en la forma opuesta, es decir, primero haga las cosas fáciles y luego las difíciles, entonces, con un alto grado de probabilidad, una persona no podrá hacer un trabajo duro, porque simplemente no tendrá la fuerza;
Dividir procesos complejos en simples
Si durante la planificación hay puntos especialmente difíciles que requieren una gran cantidad de recursos, lo mejor es dividirlos en otros más pequeños. En este caso, una meta aparentemente irresoluble se cumplirá cuando se logre la ejecución de un conjunto de submetas simples;
Buscar reservas de tiempo ocultas
A menudo, las personas no se dan cuenta de que algunos períodos de tiempo podrían usarse de manera más productiva y, en cambio, los gastan en cosas inútiles. El flagelo de la sociedad moderna son las redes sociales e Internet, en los que hay tanta información (útil y no mucha) que a veces una persona no se da cuenta de cómo puede pasar varias horas seguidas frente a una computadora o teléfono.
Este tiempo bien podría haber sido utilizado de manera más efectiva. Es necesario identificar por sí mismo aquellas operaciones que son ineficaces e innecesarias, y comenzar a reducir el tiempo dedicado a ellas. En su lugar, puedes idear actividades para ti mismo que realmente darían algún tipo de resultado positivo.
Además, puede combinar efectivamente dos clases, si no interfieren entre sí. Por ejemplo, si una persona está esperando en la fila, simultáneamente puede leer un artículo científico divulgativo de su profesión o comenzar a hacer un plan para el día siguiente;
Motivación
Una persona motivada realiza actividades con mucha mayor productividad. La motivación intrínseca es una especie de palanca o catalizador, gracias a la cual se manifiesta un mayor grado de perseverancia, concentración de la atención y enfoque en la obtención del resultado final.
La motivación se puede expresar de una forma específica y, en la mayoría de los casos, es un resultado financiero, es decir, recibir dinero por el trabajo realizado. Para motivarse, puede pensar en qué beneficios se gastará el dinero.
Además, la motivación también puede ser puramente emocional, cuando una persona recibe satisfacción psicológica o física por el resultado de su actividad.
Reglas de gestión del tiempo
La gestión eficaz del tiempo implica seguir ciertas reglas de conducta, que son las siguientes:
- Usar diversas herramientas y técnicas para planificar su tiempo;
- mantenga su espacio de trabajo limpio para no perder el tiempo buscando documentos;
- no estudie información que no sea necesaria para una tarea específica;
- no pierdas el tiempo navegando inútilmente por las redes sociales;
- no hagas varias cosas al mismo tiempo, concéntrate en una sola;
- aprenda a rechazar a las personas si le piden que haga un trabajo que no necesita;
- determinar los períodos en los que tiene la mayor actividad mental y física: haga un trabajo difícil en este momento;
- Tómate el tiempo para relajarte y aprende a relajarte por completo, no a trompicones.
Las reglas de gestión del tiempo tienen como objetivo definir de forma general las tácticas de organización del flujo de trabajo. Su aplicación es necesaria para aumentar efectivamente la productividad de una persona y formular una línea de su comportamiento en la implementación del proceso de trabajo.
Técnicas de gestión del tiempo
La gestión del tiempo es una guía de actuación encaminada a la gestión del tiempo, y contiene métodos específicos para llevar a cabo esta actividad. Entre ellos, los métodos más utilizados son:
- Método de creación de horarios de trabajo basado en biorritmos – «búho» o «alondra». Él sugiere que cada persona pertenece a uno de los dos tipos de biorritmos, cuya actividad se manifiesta en diferentes momentos del día. Es necesario formar un plan de trabajo y un cronograma de tal manera que las tareas más complejas y que consumen más tiempo deban completarse durante un período de mayor actividad del cuerpo.
- El método del primer paso se basa en el hecho de que iniciar un negocio difícil siempre es difícil, pero para ello solo necesitas dar el primer paso. El progreso adicional será más fácil, porque siempre es difícil para una persona comenzar exactamente. Para que el primer paso tenga éxito, debe crear una plantilla específica que pueda usarse para realizar operaciones similares;
- Un método de restricción para ayudar a tomar decisiones cuando hay incertidumbre. Si una persona no sabe qué decisión tomar en una situación particular, se impone una cierta restricción, por ejemplo, elegir entre dos opciones en 10 minutos o si no decide hacer esta acción en particular;
- El método de escritura en forma compleja asume que todas las entradas deben hacerse en un cuaderno u organizador, y no en muchas hojas de papel dispersas. Así siempre será más fácil encontrar la información que necesitas, y nunca se perderá, quedando atada con toda la información necesaria;
- El método de registro gráfico sugiere que a veces es más fácil y conveniente mostrar información usando un diagrama o gráfico. Por lo tanto, será más comprensible y fácil de recordar, y se dedicará mucho menos tiempo a la reparación.
Desventajas de la gestión del tiempo
La planificación de la gestión del tiempo siempre da resultados tangibles, pero al mismo tiempo tiene una serie de desventajas. Estos deben incluir cosas como:
- Circunstancias emergentes de fuerza mayor pueden interrumpir el cronograma. Pero, si las tareas están planificadas, aún deben resolverse y luego comienza una nueva búsqueda de tiempo libre. La violación del horario establecido puede provocar nerviosismo e irritabilidad y, como resultado, un deterioro en el bienestar de una persona;
- La liberación de tiempo libre implica usarlo para realizar nuevas tareas, en relación con las cuales una persona se sobrecarga de trabajo deliberadamente. En una situación de aumento del volumen de operaciones y aumento de la productividad, puede haber un aumento de la fatiga que puede volverse crónica;
- Un horario claro es bueno, pero puede sentirse como si fuera el «Día de la Marmota» todos los días. Una persona necesita hacer muchas cosas diferentes todos los días, después de lo cual todo comenzará de nuevo.
Los 5 mejores libros sobre gestión del tiempo
- Trabaja menos, haz más – K. Gleason
- Gestión extrema del tiempo – N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
- El arte de llegar a tiempo – A. Lacaine
- Conducción en el tiempo. Cómo arreglárselas para vivir y trabajar – G. Arkhangelsky
- Gestión del tiempo difícil. Toma el control de tu vida – Dan S. Kennedy
