La Matriz de Eisenhower es un método para priorizar tus tareas en función de su urgencia. Esto le ayuda a determinar qué actividades son importantes y cuáles no merecen su atención en absoluto.
El creador de la famosa Matriz de Eisenhower es Dwight Eisenhower.
Esta cita también sienta las bases para la gestión del tiempo personal de Dwight Eisenhower. Pasando a la matriz, la matriz básicamente clasifica sus tareas en 4 cuadrantes según lo que necesita hacer en ciertos momentos durante el día.
Estos 4 cuadrantes son:
- Acción.
- Solución.
- Delegación.
- Eliminar.
Acción
El primer cuadrante de la Matriz de Eisenhower consiste en sus tareas más importantes. Acciones que deben tomarse con urgencia. Esta categoría generalmente incluye tareas con una fecha límite próxima o aquellas que no se pueden posponer.
Para colocar tareas en esta categoría, primero debe analizar cuidadosamente sus prioridades y luego decidir si cumple con los criterios «Hazlo ahora». Si una tarea debe completarse en un día o no más allá del día siguiente, es una tarea urgente.
Otra forma de poner esto en contexto es recordar el famoso principio de «comer la rana» de Mark Twain de que debes hacer las cosas más urgentes del día a primera hora de la mañana.
Veamos un ejemplo de trabajo específico para facilitarle las cosas. Al final de cada semana, se le delega la responsabilidad de proporcionar a su gerente un informe completo. Ahora tu fin de semana es el viernes. Es jueves por la mañana y aún no has terminado tu informe. ¿Esto se aplica a las tareas urgentes? ¡Absolutamente!
Solución
El segundo cuadrante de la matriz de Eisenhower es la solución. Consiste en tareas importantes pero no necesariamente urgentes. Esto puede incluir una variedad de responsabilidades, que van desde cartas profesionales, seguimientos, hasta reuniones y compromisos más personales.
Las tareas en este cuadrante deben programarse para otro momento. Por regla general, estas tareas están en consonancia con sus objetivos a largo plazo y contribuyen a su crecimiento. Un ejemplo cotidiano común sería el ejercicio. Usted sabe que es importante para la buena salud, pero no puede dedicarle tiempo. Por lo tanto, debe decidir cuándo está listo para atacar.
Programe las tareas de tal manera que no entren en la categoría de «urgentes». Asegúrese de tener suficiente tiempo para completarlos mientras todavía caben en esa unidad.
Delegación
3 cuadrante de la matriz de Eisenhower – delegación. Esta categoría incluye tareas sin importancia pero urgentes. Si bien esto suena contradictorio, porque, naturalmente, su primer instinto sería que las tareas no urgentes también son importantes. ¡No es necesario!
Estas actividades suelen dar la ilusión de que eres importante, cuando en realidad no contribuyen mucho a tu productividad. Debe decidir si necesita reprogramar este evento o si alguien más puede hacerlo.
Algunos de los ejemplos pueden incluir programar entrevistas, responder ciertos correos electrónicos o reuniones de equipo que otra persona podría organizar mientras usted está ocupado con sus actividades del Cuadrante 1.
Eliminación
La última categoría de la matriz de Eisenhower es la eliminación. Consisten en tareas que, de hecho, matan su productividad. No contribuyen en absoluto a sus objetivos. Identifique estas actividades y elimínelas para mejorar su productividad.
Ejemplos comunes de tales actividades son navegar sin pensar en las redes sociales, revisar constantemente su teléfono en busca de llamadas o mensajes, jugar videojuegos o actividades comunes que usa para procrastinar.
¿Cómo utilizar la matriz de Eisenhower para la gestión del tiempo?
Si a estas alturas te estás preguntando si tu vida se organizará mágicamente con esta matriz, ¡no es tan fácil! Pero con un poco de esfuerzo, puedes ir por el buen camino.
Primero necesita categorizar sus tareas urgentes e importantes. Para hacer esto, debe priorizar correctamente y determinar los niveles de urgencia.
Sus tareas urgentes generalmente están asociadas con limitaciones de tiempo. Todas estas clases dicen «hazlo ahora» y requieren tu máxima atención.
Por otro lado, sus tareas importantes tienden a ser a largo plazo y enfocadas. Por regla general, no proporcionan resultados inmediatos y están más enfocados a tomar decisiones más efectivas a largo plazo.
Una vez que haya terminado de categorizar sus tareas urgentes e importantes, aquí hay algunas cosas que debe hacer para aprovechar al máximo el potencial de Eisenhower Matrix para la gestión del tiempo:
Dar códigos de color a los cuadrantes
Asigne códigos de color a sus cuadrantes para comprender rápidamente la gravedad de la situación. Al distribuir los colores, puede averiguar rápidamente qué hacer a continuación. Estos códigos de color también lo ayudan a priorizar sus tareas para tomar decisiones informadas.
Por ejemplo: El cuadrante Antes se puede colorear de rojo para indicar la urgencia de las tareas.
Categoriza tus actividades profesionales y personales
Para evitar la duplicación de compromisos, cree matrices separadas para sus tareas profesionales y personales. Esto lo ayudará a comprender lo que le espera e influirá en gran medida en la forma en que administra su tiempo. El truco aquí podría ser reservar horas específicas del día para ambos tipos de compromisos y ver cómo funciona para usted.
Limitar el número de elementos en un quad
Agregar demasiados elementos al cuadrante complicará demasiado las cosas y se perderá el propósito de usar la Matriz de Eisenhower para la gestión del tiempo. Para optimizarlo, limite la cantidad de acciones a 7 u 8. De esa manera, no se sentirá abrumado con lo que debe hacer.
Marina cumple diligentemente con sus deberes profesionales. Durante el día, hace lo que se espera de ella, ya menudo más. Sentarse hasta tarde en el trabajo, descuidar las obligaciones personales por el bien de las obligaciones profesionales es demasiado común para ella.
Y todas las importantes obligaciones familiares que perdió son una historia diferente. Pero todo esto ahora está afectando su salud (tanto mental como físicamente) y su productividad.
Entonces, ¿qué es exactamente lo que falta en su vida? Como habrás adivinado, las matrices de Eisenhower.
A menudo, es posible que no se dé cuenta, pero lo único que necesita en su vida es un poco de organización y priorización de lo que debe hacerse para cumplir con las obligaciones superpuestas.
Dicho esto, probablemente estés pensando que no es tan difícil. Tienes razón y estás equivocado al mismo tiempo. Incorrecto en el sentido de que si crees que hacer una lista aleatoria de cosas por hacer funciona de maravilla para ti, funcionará, pero no de la manera que te gustaría.
Y tienes razón, con un poco más de esfuerzo y usando la Matriz de Eisenhower, tu vida será mucho mejor.
