La gestión empresarial nunca ha sido una tarea fácil. Los avances modernos permiten niveles nunca antes vistos de optimización operativa y conocimiento de los datos.
Las herramientas disponibles para los dueños de negocios de hoy en día son casi ilimitadas, lo que puede ser tanto una bendición como una ruina. Hay herramientas disponibles para administrar todos los aspectos de un negocio, desde el inventario hasta el servicio al cliente y los impuestos. Cada pieza de software que se agrega a la pila de tecnología de una empresa ayuda a soportar la carga de la gestión y también aumenta la complejidad de la organización en su conjunto.
El progreso y la complejidad a menudo van de la mano. Esto es especialmente cierto para el progreso tecnológico. La buena noticia es que, si bien los sistemas se vuelven más complejos, también se vuelven más eficientes y precisos. Esto no evita que la dificultad cree obstáculos.
Uno de los obstáculos más engorrosos a la hora de trabajar en un sistema complejo es el análisis de su optimización. Cada parte móvil juega un papel que puede ser difícil de apreciar, y las partes mismas pueden tener una hinchazón innecesaria. Aquí es donde se puede introducir la gestión de procesos empresariales (BPM) para ayudar a las organizaciones a aprovechar al máximo sus recursos.
¿Qué es BPM?
BPM incluye un análisis de cada proceso, así como un análisis del papel que desempeña en el panorama general del negocio. BPM tiene que ver con el ajuste fino de los procesos para exprimir cada gota posible de optimización. Puede ser tan simple como eliminar un paso adicional en el proceso o reconstruir todo el proceso desde cero.
Antes de sumergirse en la gestión de procesos de negocio, es importante definir primero qué es un proceso en este contexto.
¿Qué es un proceso de negocio?
Un proceso de negocio se puede describir como una serie de pasos iterativos diseñados para lograr un objetivo. La repetición es un aspecto clave de los procesos de negocio. Deben realizarse regularmente y más o menos lo mismo cada vez.
Los procesos no son lo mismo que los proyectos o las tareas. Los proyectos son instancias individuales de un trabajo en particular. Al ejecutar un proyecto, el objetivo es lograr un resultado único y único. Las tareas, por otro lado, son tareas individuales o partes de un proyecto que deben completarse para que el proyecto se considere completo.
Los procesos son tareas que se realizan de manera regular, como la incorporación de nuevos empleados, el manejo de quejas de clientes o las ventas.
¿Cómo funciona BPM?
La gestión de procesos de negocios, como disciplina, intenta tratar cada proceso realizado por una organización como un trabajo separado y aislado, mientras los ve como parte de un rompecabezas organizacional más grande.
El uso de métodos y herramientas de BPM requiere la capacidad de observar el negocio en escalas micro y macro en tándem. Cada proceso debe optimizarse dentro de sí mismo, pero también se debe considerar el impacto que tiene en otros procesos o actividades.
BPM es un ciclo continuo que incluye cuatro etapas principales: análisis, diseño, modelado e implementación.
Análisis
Cada proceso de negocio es analizado para su eficiencia y optimización. El propósito de esta fase es monitorear las operaciones e identificar oportunidades de mejora. El análisis implica pasar por cada proceso para ver qué funciona y qué no. La fase de análisis es un proceso continuo.
Diseño
Después de identificar oportunidades de mejora, los profesionales de BPM comienzan a desarrollar ideas sobre la mejor manera de resolver un problema u optimizar un proceso. Este es el momento de crear objetivos. Los procesos deben diseñarse como una versión ideal de sí mismos en esta etapa.
Modelado
Las técnicas de modelado pueden variar según el proceso que se refina, pero la creación de prototipos o la ejecución de casos de prueba siempre es una excelente manera de ver cómo los cambios propuestos afectarán las operaciones. Este paso es necesario para refinar las ideas de diseño y combinar conceptos en cambios procesables.
Dándole vida
Una vez que la simulación confirma que los cambios propuestos tienen un impacto positivo en el proceso y el negocio en su conjunto, es hora de hacer cambios y unir todas las piezas. La implementación de procesos nuevos o procesos modificados puede ser una tarea abrumadora, pero si los pasos anteriores han tenido éxito, entonces sabrá que el resultado final vale la pena.
