Im Rahmen der rasanten Entwicklung der Gesellschaft und der täglichen Aufnahme einer Vielzahl von Informationen benötigt der Mensch immer mehr Zeit, um die bereitgestellten Ressourcen vollumfänglich zu nutzen.
Die Beschleunigung des Lebenstempos führt dazu, dass die Menschen entweder etwas zugunsten der Hauptziele opfern oder Aktivitäten auf die rationalste und effizienteste Weise aufbauen müssen, um die Zeitkosten zu senken.
Zufälligkeit beim Aufbau von Aktivitäten, Unordnung im Arbeitsplan und das Fehlen eines durchdachten Aktionsplans führen dazu, dass eine Person keine Zeit hat, alle notwendigen Dinge zu tun. Infolgedessen kommt es zu Spannungen, Nervosität, Zeit- und Energieverschwendung, die sich negativ auf die Ergebnisse des Lebens der Menschen auswirken.
Das Zeitmanagement zielt darauf ab, Ihre Aktionen und Abläufe zu rationalisieren und einen Zeitplan für deren Umsetzung zu erstellen, um Ihre Ziele so vollständig wie möglich und mit minimalem Zeitaufwand zu erreichen.
Die Geschichte des Zeitmanagements
Schon in der Antike versuchten die Menschen, ihre Wirkungsweise so aufzubauen, dass sie in kurzer Zeit die notwendigen Maßnahmen ergreifen und gleichzeitig die maximale Wirkung erzielen. Dem Zeitmanagement wurde jedoch nicht die gebührende Aufmerksamkeit geschenkt, da dafür kein besonderer Bedarf bestand.
Mit der Entwicklung des wissenschaftlichen und technologischen Fortschritts und der Beschleunigung des Lebenstempos in der Gesellschaft erscheint eine neue Denkrichtung – Zeitmanagement – als die Wissenschaft des Zeitmanagements. Die Entstehung dieses Konzepts geht auf die zweite Hälfte des 20. Jahrhunderts zurück. (70-80 Jahre), als sowohl Wissenschaftler der Weltgemeinschaft als auch unsere Landsleute begannen, sich ernsthaft mit diesem Thema zu befassen.
Im 21. Jahrhundert wird die Theorie und Praxis des Zeitmanagements von verschiedenen Kategorien und Personengruppen weit verbreitet. Dazu gehören Mitarbeiter von Unternehmen, Freiberufler, Hausfrauen und Menschen, die sich mit freier Kreativität beschäftigen, dh fast jeder sollte die Regeln und Methoden des Zeitmanagements eingehend studieren, um die Produktivität bei der Arbeit und zu Hause zu steigern.
Der Zweck und die Ziele des Zeitmanagements
Das Hauptziel des Zeitmanagements, basierend auf der Essenz dieses Konzepts, ist es, die Zeit zu verwalten und das positivste Ergebnis zu erzielen. Dem Ziel entsprechend löst Zeitmanagement folgende Aufgaben:
- Anordnung von Operationen und Aktionen in der Reihenfolge ihrer Priorität für eine Person;
- Ranking von Zielen nach Wichtigkeit;
- Verteilung von Pflichten und Verantwortlichkeiten unter den Mitgliedern einer Gruppe oder eines Teams;
- Erstellung eines Zeitplans für die Durchführung von Operationen als die effizienteste Art der Zeitplanung;
- Aufbau des rationalsten Verhaltensmodells bei der Verwendung einer temporären Ressource;
- Steigerung der Arbeitsproduktivität und damit ihrer Effizienz und Effektivität;
- Suchen Sie nach verborgenen Zeitreserven, die effizienter genutzt werden können.
Bei den aufgeführten Aufgaben handelt es sich um erweiterte Tätigkeitsbereiche, weshalb jeder Block in viele kleinere Teilaufgaben unterteilt werden kann. Welche genau das sein werden, ist jedem selbst überlassen. Die Hauptsache ist, dass sie alle dem Hauptziel gehorchen müssen.
Durch die Lösung dieser Probleme kann jeder lernen, wie er seine Zeit richtig einteilt und sie so effizient wie möglich nutzt. Solche Aktivitäten ermöglichen es Ihnen, Selbstbeherrschung und Analyse, unabhängiges Studium verschiedener Methoden und Praktiken, Organisation der persönlichen Zeit für Arbeit und Ruhe zu lernen.
Prinzipien des Zeitmanagements
Wie jedes andere Wissensgebiet basiert auch das Zeitmanagement auf bestimmten Prinzipien, die von Experten entwickelt und als Grundlage für die Anwendung genommen werden. Folgende Grundsätze des Zeitmanagements sind hervorzuheben:
Planung
Ein effektives Zeitmanagement ist nur möglich, wenn es klar in bestimmte Zeiträume für die Durchführung von Aktionen unterteilt ist. Gleichzeitig können Sie der Einfachheit halber verschiedene Planungsmethoden verwenden – schreiben Sie in ein Notizbuch oder einen Organizer, in speziellen Anwendungen auf Ihrem Telefon oder Computer. Die visuelle Planung ermöglicht Ihnen eine visuelle Bewertung des erstellten Zeitplans, was hilft, ihn detaillierter auf seine Wirksamkeit zu analysieren.
Bestimmung der Komplexität von Aufgaben
Bei der Erstellung eines Plans muss darauf geachtet werden, dass einige Aufgaben und Vorgänge komplexer sind und höchste Konzentration oder viel Zeit erfordern. Sie sollten zuerst und vorzugsweise in der ersten Tageshälfte durchgeführt werden, da eine Person in dieser Zeit mehr Kraft hat, konzentrierter ist und ihre Leistung viel höher ist.
Nachdem Sie komplexe Aufgaben erledigt haben, können Sie bereits einfachere Vorgänge ausführen, die in einem halbautomatischen vertrauten Modus ausgeführt werden können. Wenn Sie einen Zeitplan in der umgekehrten Form erstellen, dh zuerst einfache und dann schwierige Dinge erledigen, kann eine Person mit hoher Wahrscheinlichkeit keine harte Arbeit leisten, weil sie einfach nicht die Kraft hat.
Komplexe Prozesse in einfache aufteilen
Wenn es bei der Planung besonders schwierige Stellen gibt, die viele Ressourcen erfordern, teilen Sie diese am besten in kleinere auf. In diesem Fall wird ein scheinbar unlösbares Ziel erreicht, wenn die Ausführung einer Reihe einfacher Teilziele erreicht wird;
Suche nach versteckten Zeitreserven
Oft merken die Menschen nicht, dass manche Zeiträume produktiver genutzt werden könnten, und verbringen sie stattdessen mit unnützen Dingen. Die Geißel der modernen Gesellschaft sind soziale Netzwerke und das Internet, in denen es so viele Informationen gibt (nützlich und nicht sehr), dass eine Person manchmal nicht bemerkt, wie sie mehrere Stunden hintereinander an einem Computer oder Telefon verbringen kann.
Diese Zeit hätte besser genutzt werden können. Es ist notwendig, die ineffektiven und unnötigen Operationen selbst zu identifizieren und die dafür aufgewendete Zeit zu reduzieren. Stattdessen können Sie sich Aktivitäten für sich selbst einfallen lassen, die wirklich zu einem positiven Ergebnis führen würden.
Außerdem können Sie zwei Klassen effektiv kombinieren, wenn sie sich nicht gegenseitig stören. Wenn eine Person beispielsweise in der Schlange steht, kann sie gleichzeitig einen informativen wissenschaftlichen Artikel in ihrem Beruf lesen oder anfangen, einen Plan für den nächsten Tag zu machen;
Motivation
Eine motivierte Person führt Aktivitäten mit viel größerer Produktivität durch. Intrinsische Motivation ist eine Art Hebel oder Katalysator, durch den sich ein höheres Maß an Ausdauer, Konzentration der Aufmerksamkeit und Konzentration auf das Erreichen des Endergebnisses manifestiert.
Motivation kann in einer bestimmten Form ausgedrückt werden und ist meistens ein finanzielles Ergebnis, dh Geld für die geleistete Arbeit zu erhalten. Um sich zu motivieren, können Sie sich überlegen, für welche Zwecke das Geld ausgegeben wird.
Darüber hinaus kann die Motivation auch rein emotional sein, wenn eine Person durch das Ergebnis ihrer Tätigkeit psychische oder physische Befriedigung erfährt.
Zeitmanagementregeln
Effektives Zeitmanagement beinhaltet die Einhaltung bestimmter Verhaltensregeln, die wie folgt lauten:
- Verwenden Sie verschiedene Tools und Techniken, um Ihre Zeit zu planen;
- Halten Sie Ihren Arbeitsplatz sauber, damit Sie keine Zeit mit der Suche nach Dokumenten verschwenden;
- studieren Sie keine Informationen, die für eine bestimmte Aufgabe nicht benötigt werden;
- vergeuden Sie keine Zeit damit, soziale Medien nutzlos zu durchsuchen;
- nicht mehrere Dinge gleichzeitig tun, sondern sich auf eine Sache konzentrieren;
- Lernen Sie, Menschen abzulehnen, wenn sie Sie um Arbeit bitten, die Sie nicht brauchen;
- Bestimmen Sie die Zeiträume, in denen Sie die höchste geistige und körperliche Aktivität haben – erledigen Sie in dieser Zeit schwierige Arbeit;
- Nehmen Sie sich Zeit zum Entspannen und lernen Sie, sich vollständig zu entspannen, nicht in Anfällen und Anfällen.
Zeitmanagementregeln zielen darauf ab, die Taktiken zur Organisation des Arbeitsablaufs allgemein zu definieren. Ihre Anwendung ist notwendig, um die Produktivität einer Person effektiv zu steigern und eine Linie ihres Verhaltens bei der Umsetzung des Arbeitsprozesses zu formulieren.
Zeitmanagementtechniken
Zeitmanagement ist ein Handlungsleitfaden für das Zeitmanagement und enthält spezifische Methoden zur Durchführung dieser Aktivität. Unter ihnen sind die am häufigsten verwendeten Methoden:
- Biorhythmus-basierte Arbeitsplanerstellungsmethode – „Eule“ oder „Lerche“. Er schlägt vor, dass jede Person zu einer von zwei Arten von Biorhythmen gehört, deren Aktivität sich zu verschiedenen Tageszeiten manifestiert. Es ist notwendig, einen Arbeitsplan und Zeitplan so zu erstellen, dass die komplexesten und zeitaufwändigsten Aufgaben während einer Zeit erhöhter Aktivität des Körpers erledigt werden müssen.
- Die Methode des ersten Schritts basiert auf der Tatsache, dass es immer schwierig ist, ein schwieriges Unternehmen zu gründen, aber dafür müssen Sie nur den ersten Schritt tun. Weitere Fortschritte werden einfacher, weil es für eine Person immer schwierig ist, genau zu beginnen. Damit der erste Schritt erfolgreich ist, sollten Sie eine spezifische Vorlage erstellen, die zum Ausführen ähnlicher Vorgänge verwendet werden kann;
- Eine Beschränkungsmethode, um Entscheidungen zu treffen, wenn Unsicherheit besteht. Wenn eine Person nicht weiß, welche Entscheidung sie in einer bestimmten Situation treffen soll, setzt sie sich selbst eine bestimmte Einschränkung – zum Beispiel, in 10 Minuten aus zwei Optionen zu wählen oder wenn sie sich nicht für diese bestimmte Aktion entscheidet;
- Die Methode des Schreibens in komplexer Form geht davon aus, dass alle Einträge in einem Notizbuch oder Organisator gemacht werden müssen und nicht auf vielen verstreuten Zetteln. So ist es immer einfacher, die benötigten Informationen zu finden, und sie gehen nie verloren, da sie mit allen erforderlichen Informationen versehen sind;
- Die grafische Aufzeichnungsmethode legt nahe, dass es manchmal einfacher und bequemer ist, Informationen mithilfe eines Diagramms oder einer Grafik anzuzeigen. So wird es verständlicher und leichter zu merken, und es wird viel weniger Zeit für die Fehlerbehebung aufgewendet.
Nachteile des Zeitmanagements
Die Planung des Zeitmanagements liefert immer greifbare Ergebnisse, hat aber gleichzeitig eine Reihe von Nachteilen. Diese sollten Dinge beinhalten wie:
- Aufkommende Umstände höherer Gewalt können den Zeitplan stören. Aber wenn die Aufgaben geplant sind, müssen sie noch gelöst werden, und dann beginnt eine neue Suche nach Freizeit. Ein Verstoß gegen den erstellten Zeitplan kann zu Nervosität und Reizbarkeit und infolgedessen zu einer Verschlechterung des Wohlbefindens einer Person führen;
- Bei der Freistellung von Freizeit geht es darum, diese für neue Aufgaben zu nutzen, in deren Zusammenhang man sich bewusst mit Arbeit überlastet. In einer Situation mit zunehmendem Operationsvolumen und steigender Produktivität kann es zu einer Zunahme der Ermüdung kommen, die chronisch werden kann;
- Ein klarer Zeitplan ist gut, aber es kann sich anfühlen, als wäre jeden Tag „Tag des Murmeltiers“. Ein Mensch muss jeden Tag viele verschiedene Dinge tun, danach fängt alles wieder von vorne an.
TOP 5 Bücher zum Thema Zeitmanagement
- Weniger arbeiten, mehr tun – K. Gleason
- Extremes Zeitmanagement – N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
- Die Kunst, pünktlich zu sein – A. Lacaine
- Zeitfahrt. Wie man es schafft, zu leben und zu arbeiten – G. Arkhangelsky
- Hartes Zeitmanagement. Übernimm die Kontrolle über dein Leben – Dan S. Kennedy
