Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zur Priorisierung Ihrer Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Aktivitäten wichtig sind und welche überhaupt nicht Ihre Aufmerksamkeit verdienen.
Der Schöpfer der berühmten Eisenhower-Matrix ist Dwight Eisenhower.
Dieses Zitat legt auch den Grundstein für das persönliche Zeitmanagement von Dwight Eisenhower. Weiter zur Matrix: Die Matrix kategorisiert Ihre Aufgaben grundsätzlich in 4 Quadranten, je nachdem, was Sie zu bestimmten Zeiten während des Tages tun müssen.
Diese 4 Quadranten sind:
- Aktion.
- Lösung.
- Delegation.
- Entfernen.
Aktion
Der erste Quadrant der Eisenhower-Matrix besteht aus Ihren wichtigsten Aufgaben. Maßnahmen, die dringend ergriffen werden müssen. Zu dieser Kategorie gehören normalerweise Aufgaben mit bevorstehender Deadline oder solche, die nicht verschoben werden können.
Um Aufgaben in diese Kategorie einzuordnen, müssen Sie zuerst Ihre Prioritäten sorgfältig analysieren und dann entscheiden, ob sie die „Jetzt erledigen“-Kriterien erfüllen. Wenn eine Aufgabe innerhalb eines Tages oder spätestens am nächsten Tag erledigt werden muss, handelt es sich um eine dringende Aufgabe.
Eine andere Möglichkeit, dies in einen Zusammenhang zu bringen, besteht darin, sich an Mark Twains berühmtes „Iss-den-Frosch“-Prinzip zu erinnern, wonach du die dringendsten Dinge des Tages als Erstes am Morgen erledigen solltest.
Schauen wir uns ein konkretes Arbeitsbeispiel an, um es Ihnen leichter zu machen. Am Ende jeder Woche wird Ihnen die Verantwortung übertragen, Ihrem Vorgesetzten einen umfassenden Bericht vorzulegen. Jetzt ist Freitag dein Wochenende. Es ist Donnerstagmorgen und Sie haben Ihren Bericht noch nicht fertig. Gilt dies für dringende Aufgaben? Absolut!
Lösung
Der 2. Quadrant der Eisenhower-Matrix ist die Lösung. Es besteht aus wichtigen, aber nicht unbedingt dringenden Aufgaben. Dies kann eine Reihe von Verantwortlichkeiten umfassen, die von beruflichen Briefen, Follow-ups bis hin zu persönlicheren Treffen und Verpflichtungen reichen.
Aufgaben in diesem Quadranten sollten für einen anderen Zeitpunkt geplant werden. Diese Aufgaben entsprechen in der Regel Ihren langfristigen Zielen und tragen zu Ihrem Wachstum bei. Ein gängiges Alltagsbeispiel wäre Bewegung. Sie wissen, dass es wichtig für eine gute Gesundheit ist, aber Sie können sich keine Zeit dafür nehmen. Sie müssen also entscheiden, wann Sie bereit sind zuzuschlagen.
Planen Sie Aufgaben so, dass sie nicht in die Kategorie „dringend“ fallen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, sie fertigzustellen, solange sie noch in diese Einheit passen.
Delegierung
3. Quadrant der Eisenhower-Matrix – Delegation. Diese Kategorie umfasst unwichtige, aber dringende Aufgaben. Das klingt zwar kontraintuitiv, weil Ihr erster Instinkt natürlich wäre, dass auch nicht dringende Aufgaben wichtig sind? Nicht nötig!
Diese Aktivitäten erwecken normalerweise den Eindruck, dass Sie wichtig sind, obwohl sie in Wirklichkeit nicht viel zu Ihrer Produktivität beitragen. Sie müssen entscheiden, ob Sie dieses Ereignis verschieben müssen oder ob jemand anderes dies tun kann.
Einige der Beispiele könnten das Planen von Interviews, das Beantworten bestimmter E-Mails oder Teambesprechungen sein, die jemand anderes abhalten könnte, während Sie mit Ihren Aktivitäten in Quadrant 1 beschäftigt sind.
Beseitigung
Die letzte Kategorie der Eisenhower-Matrix ist die Elimination. Sie bestehen aus Aufgaben, die tatsächlich Ihre Produktivität zunichte machen. Sie tragen überhaupt nicht zu Ihren Zielen bei. Identifizieren Sie diese Aktivitäten und eliminieren Sie sie, um Ihre Produktivität zu verbessern.
Häufige Beispiele für solche Aktivitäten sind das gedankenlose Surfen in sozialen Medien, das ständige Überprüfen Ihres Telefons auf Anrufe oder Nachrichten, das Spielen von Videospielen oder allgemeine Aktivitäten, mit denen Sie aufschieben.
Wie verwendet man die Eisenhower-Matrix für das Zeitmanagement?
Wenn Sie sich jetzt fragen, dass Ihr Leben mit dieser Matrix magisch organisiert wird, ist das nicht so einfach! Aber mit ein wenig Anstrengung kommt man auf den richtigen Weg.
Zuerst müssen Sie Ihre dringenden und wichtigen Aufgaben kategorisieren. Dazu müssen Sie die Dringlichkeit richtig priorisieren und bestimmen.
Ihre dringenden Aufgaben sind meist mit Zeitdruck verbunden. Alle diese Klassen sagen „mach es jetzt“ und erfordern deine größte Aufmerksamkeit.
Andererseits sind Ihre wichtigen Aufgaben eher langfristig und fokussiert. In der Regel liefern sie keine unmittelbaren Ergebnisse und konzentrieren sich mehr darauf, effektivere langfristige Entscheidungen zu treffen.
Nachdem Sie Ihre dringenden und wichtigen Aufgaben kategorisiert haben, sind hier ein paar Dinge, die Sie tun müssen, um das Potenzial der Eisenhower-Matrix für das Zeitmanagement voll auszuschöpfen:
Geben Sie den Quadranten Farbcodes
Weisen Sie Ihren Quadranten Farbcodes zu, um den Ernst der Situation schnell zu verstehen. Indem Sie die Farben verteilen, können Sie schnell herausfinden, was als nächstes zu tun ist. Diese Farbcodes helfen Ihnen auch, Ihre Aufgaben für eine fundierte Entscheidungsfindung zu priorisieren.
Beispiel: Der Vorher-Quadrant kann rot eingefärbt werden, um die Dringlichkeit der Aufgaben anzuzeigen.
Kategorisieren Sie Ihre beruflichen und persönlichen Aktivitäten
Um Doppelbindungen zu vermeiden, erstellen Sie getrennte Matrizen für Ihre beruflichen und persönlichen Aufgaben. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, was vor Ihnen liegt, und wird großen Einfluss darauf haben, wie Sie Ihre Zeit einteilen. Der Trick hier könnte darin bestehen, bestimmte Stunden des Tages für beide Arten von Verpflichtungen zu reservieren und zu sehen, wie das für Sie funktioniert.
Beschränken Sie die Anzahl der Elemente in einem Quad
Das Hinzufügen zu vieler Elemente zum Quadranten wird die Dinge zu kompliziert machen, und der Zweck der Verwendung der Eisenhower-Matrix für das Zeitmanagement geht verloren. Um es zu optimieren, begrenzen Sie die Anzahl der Aktionen auf 7 oder 8. Auf diese Weise werden Sie nicht mit dem überfordert, was Sie tun müssen.
Marina erfüllt gewissenhaft ihre beruflichen Pflichten. Tagsüber tut sie, was von ihr erwartet wird, und oft noch mehr. Langes Aufstehen bei der Arbeit, das Vernachlässigen privater Verpflichtungen zugunsten beruflicher Verpflichtungen ist für sie allzu üblich.
Und all die wichtigen familiären Verpflichtungen, die sie verpasst hat, sind eine andere Geschichte. Aber all dies fordert jetzt einen Tribut von ihrer Gesundheit (sowohl geistig als auch körperlich) und ihrer Produktivität.
Was genau fehlt in ihrem Leben? Wie Sie vielleicht erraten haben, die Eisenhower-Matrizen.
Oft ist es Ihnen vielleicht nicht bewusst, aber das einzige, was Sie in Ihrem Leben brauchen, ist ein wenig Organisation und Priorisierung dessen, was getan werden muss, um sich überschneidende Verpflichtungen zu erfüllen.
Wenn das gesagt ist, denkst du wahrscheinlich, dass es nicht so schwer ist. Du hast Recht und Unrecht zugleich. Falsch in dem Sinne, dass, wenn Sie glauben, dass das Erstellen einer zufälligen To-Do-Liste Wunder für Sie bewirkt, es funktionieren wird, aber nicht so, wie Sie es möchten.
Und Sie haben Recht, mit etwas mehr Aufwand und der Verwendung der Eisenhower-Matrix wird Ihr Leben viel besser.
