Unternehmensführung war noch nie eine leichte Aufgabe. Moderne Fortschritte ermöglichen ein bisher unerreichtes Maß an Betriebsoptimierung und Dateneinblick.
Die Tools, die heutigen Geschäftsinhabern zur Verfügung stehen, sind nahezu unbegrenzt, was sowohl ein Segen als auch ein Fluch sein kann. Es stehen Tools zur Verfügung, um jeden Aspekt eines Unternehmens zu verwalten, vom Inventar über den Kundenservice bis hin zu Steuern. Jede Software, die dem Technologie-Stack eines Unternehmens hinzugefügt wird, trägt dazu bei, die Verwaltungslast zu tragen, und erhöht auch die Komplexität der Organisation als Ganzes.
Fortschritt und Komplexität gehen oft Hand in Hand. Dies gilt insbesondere für den technologischen Fortschritt. Die gute Nachricht ist, dass die Systeme zwar immer komplexer, aber auch effizienter und genauer werden. Dies hindert Schwierigkeiten nicht daran, Hindernisse zu schaffen.
Eine der schwerfälligsten Hürden bei der Arbeit in einem komplexen System ist die Analyse seiner Optimierung. Jedes bewegliche Teil spielt eine Rolle, die schwer einzuschätzen ist, und die Teile selbst können unnötig aufgebläht sein. Hier kann Business Process Management (BPM) eingeführt werden, um Organisationen dabei zu helfen, ihre Ressourcen optimal zu nutzen.
Was ist BPM?
BPM umfasst eine Analyse jedes Prozesses sowie eine Analyse der Rolle, die er im Gesamtbild des Unternehmens spielt. Bei BPM dreht sich alles um die Feinabstimmung von Prozessen, um jeden möglichen Tropfen Optimierung herauszuholen. Es kann so einfach sein, einen zusätzlichen Schritt im Prozess zu entfernen oder den gesamten Prozess von Grund auf neu aufzubauen.
Bevor Sie in das Geschäftsprozessmanagement eintauchen, ist es wichtig, zunächst zu definieren, was ein Prozess in diesem Zusammenhang ist.
Was ist ein Geschäftsprozess?
Ein Geschäftsprozess kann als eine Reihe iterativer Schritte beschrieben werden, die darauf abzielen, ein Ziel zu erreichen. Wiederholung ist ein wesentlicher Aspekt von Geschäftsprozessen. Sie sollten regelmäßig und jedes Mal mehr oder weniger gleich durchgeführt werden.
Prozesse sind nicht dasselbe wie Projekte oder Aufgaben. Projekte sind einzelne Instanzen einer bestimmten Arbeit. Bei der Durchführung eines Projekts besteht das Ziel darin, ein einziges, einmaliges Ergebnis zu erzielen. Aufgaben hingegen sind einzelne Aufgaben oder Teile eines Projekts, die abgeschlossen werden müssen, damit das Projekt als abgeschlossen gilt.
Prozesse sind Aufgaben, die regelmäßig durchgeführt werden, wie z. B. die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Bearbeitung von Kundenbeschwerden oder der Vertrieb.
Wie funktioniert BPM?
Geschäftsprozessmanagement als Disziplin versucht, jeden Prozess, der von einer Organisation ausgeführt wird, als separate, isolierte Aufgabe zu behandeln und sie gleichzeitig als Teil eines größeren organisatorischen Puzzles zu betrachten.
Der Einsatz von BPM-Methoden und -Werkzeugen erfordert die Fähigkeit, das Geschäft auf Mikro- und Makroebene gleichzeitig zu betrachten. Jeder Prozess sollte in sich selbst optimiert werden, aber auch die Auswirkungen, die er auf andere Prozesse oder Aktivitäten hat, sollten berücksichtigt werden.
BPM ist ein kontinuierlicher Zyklus, der vier Hauptphasen umfasst: Analyse, Design, Modellierung und Implementierung.
Analyse
Jeder Geschäftsprozess wird auf seine Effizienz und Optimierung hin analysiert. Der Zweck dieser Phase besteht darin, den Betrieb zu überwachen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Bei der Analyse geht man jeden Prozess durch, um zu sehen, was funktioniert und was nicht. Die Analysephase ist ein fortlaufender Prozess.
Gestaltung
Nach der Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten beginnen BPM-Experten mit der Entwicklung von Ideen, wie ein Problem am besten gelöst oder ein Prozess optimiert werden kann. Dies ist die Zeit, um Ziele zu erstellen. Die Prozesse sollten in diesem Stadium als Idealversion ihrer selbst gestaltet werden.
Modellierung
Die Modellierungstechniken können je nach verfeinertem Prozess variieren, aber das Erstellen von Prototypen oder das Ausführen von Testfällen ist immer eine gute Möglichkeit, um zu sehen, wie sich vorgeschlagene Änderungen auf den Betrieb auswirken. Dieser Schritt ist notwendig, um Designideen zu verfeinern und Konzepte zu umsetzbaren Änderungen zu kombinieren.
Zum Leben erwecken
Sobald die Simulation bestätigt, dass sich die vorgeschlagenen Änderungen positiv auf den Prozess und das Unternehmen als Ganzes auswirken, ist es an der Zeit, Änderungen vorzunehmen und alle Teile zusammenzuführen. Die Implementierung neuer oder geänderter Prozesse kann eine entmutigende Aufgabe sein, aber wenn die vorherigen Schritte erfolgreich waren, wissen Sie, dass sich der Aufwand für das Endergebnis lohnt.
