Сроки и особенности хранения бухгалтерских документов

Финансовый отдел – особая структурная ячейка, в которой хранится множество бланков.

Они имеют временные рамки, в течение которых нужно обеспечить их сохранность и целостность, поскольку любая инспекция может их запросить в момент проведения проверки или аудита. Именно этот вопрос мы и рассмотрим в этой статье, а также узнаем порядок сдачи в архив и утилизации.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Все перемещения, совершающиеся в отделе, проходят через должностное лицо. Это касается:

• закупок;
• отгрузок;
• выдачи заработной платы(см. средняя зарплата в России в 2017 году. А также в Москве, Санкт-Петербурге и в регионах!);
• продаж;
• активности акционеров.

Все финансовые операции должны сопровождаться подтверждениями, которые могут содержаться в электронном или бумажном виде. В зависимости от этого они имеют разное время предоставления, которое может доходить до нескольких десятков лет. Рассмотрим минимальные периоды, но стоит запомнить, что они могут быть увеличены после подписания уведомления в конкретном подразделении или на всём предприятии.

Такие временные рамки являются минимальными. При необходимости они могут быть увеличены. Для этого выпускается распоряжение, в котором указываются все изменения и обоснования для их проведения.

Порядок сдачи в архив

Туда передаются те отчёты, которые нужно сохранять в течение 10 и более лет. Из таблицы видно, что этот список будет весьма внушительным. Передача происходит согласно графику, который составляет управляющий директор. Она может происходить раз месяц, полгода или год, всё зависит от оборота в конкретном представительстве.

В архиве бухгалтерских документов хранятся только подлинники. Если по ряду причин такой экземпляр отсутствует, то для передачи необходимо подготовить заверенную копию. Всё должно быть рассортировано по некоторому признаку, сшито и пронумеровано. Это исключит возможность подмены или изъятия. Это особенно актуально, если касается важной или секретной информации.

После выполнения всех этих требований на титульном ставится идентифицирующая отметка, в которую входит:

• год;
• номер;
• количество страниц;
• опись того, что содержится;
• область и предмет учёта.

Это позволяет хранить в более компактном виде, а также ускоряет поиск необходимого, поскольку всё систематизировано и собрано по принадлежности. Сшитая кипа хранится в отведённом месте обязательное время, а потом уничтожается.

Ликвидация данных с истекшим сроком

Когда всё хранится в соответствии с установленной системой, доступ к ней не затруднён, все подписано и идентифицировано иными способами, то с утилизацией не возникнет никаких проблем. Эта процедура разделяется на 2 этапа:

1. поиск неактуальных отчётов;
2. уничтожение бумаг.

В ходе первого этапа специалисты, отвечающие за этот процесс, в течение определённого времени осуществляют поиск листов, подлежащих утилизации. Папки, которые можно не хранить, изымаются и откладываются.

В больших фирмах выбирается конкретная дата, или несколько дней, для выполнения сортировки и выявления носителей, подлежащих ликвидации. Организовывается комиссия из нескольких специалистов. Они будут работать в хранилище и находить среди всего разнообразия то, что нужно изъять.

Проведение аттестации рабочих мест

Директор предприятия издаёт приказ, указывает в нём даты реализации мероприятия и состав аудиторов. После выполнения своих обязанностей ответственные лица составляют опись и перечисляют в ней подходящие под уничтожение бланки. Информация о них указывается кратко, что значительно облегчает деятельность комиссии.

Ответственность за хранение бухгалтерии компании

За сохранность бумаг отвечает руководитель подразделения. Даже если он передал эти полномочия другому лицу, то в любой ситуации спросят с главного. Величина штрафа за утрату или порчу данных зависит от их значительности. Чем он ценнее и весомее по значимости, тем серьёзнее будет наказание. За незначительные нарушения штраф исчисляется несколькими сотнями рублей. Более внушительные проступки наказываются несколькими тысячами или десятками тысяч рублей.

Если бумажные носители пострадали от пожара или потопа, то за это никто не будет отвечать, поскольку это вызвано форс-мажорными обстоятельствами и ситуациями. Для этого стоит получить заключение от сотрудников, ликвидирующих эти аварии и их последствия. Это и будет подтверждением в момент прохождения проверок от налоговой. В противном случае у надзорной комиссии возникнет вопрос о том, куда делись объекты проверки.

Законодательная база

Она регламентирует время хранения бухгалтерских документов. В её число входит:

1. закон федерального уровня №402 «О ведении бухучёта»;
2. утверждённый Министерством культуры перечень;
3. Налоговый кодекс.

Этот вопрос находится под контролем нескольких правовых баз. Это объясняется тем, что финансовая сторона существования компании затрагивает несколько аспектов деятельности фирмы, большой перечень государственных структур и проверяющих органов.

Изменение аттестации рабочих мест 2017 году по ТК РФ — изменения в Законе

Заключение: что нужно знать о хранении и архивации документов в организации

Хранение бухгалтерских документов в организации находится под контролем начальника. Именно он несёт ответственность за бумажные носители и следит за тем, чтобы они вовремя ликвидировались. Для этого стоит учитывать на будущее, что эта информация может понадобиться, и поэтому обязательна для сохранения. По требованию проверяющей инстанции её надо будет предоставить в должном объёме и состоянии. После этого их можно смело убирать, освобождая место в хранилище для следующих сброшюрованных пачек.