Управление бизнесом никогда не было простой задачей. Современные достижения дают возможность ранее неслыханных уровней операционной оптимизации и понимания данных.
Инструменты, доступные сегодняшним владельцам бизнеса, практически безграничны, что может быть как благом, так и бедой. Есть инструменты, доступные для управления каждым аспектом бизнеса от инвентаря до обслуживания клиентов и налогов. Каждый компонент программного обеспечения, добавляемый в технологический стек компании, помогает нести бремя управления, а также увеличивает сложность организации в целом.
Прогресс и сложность часто идут рука об руку. Это особенно касается технического прогресса. Хорошей новостью является то, что хотя системы становятся все более сложными, они также становятся более эффективными и точными. Это не останавливает сложность от создания препятствий.
Одним из самых громоздких препятствий при работе в сложной системе является анализ ее оптимизации. Каждая движущаяся часть играет роль, которую может быть трудно, оценить, и сами части могут иметь ненужное раздувание в них. Именно здесь можно внедрить управление бизнес-процессами (BPM), чтобы помочь организациям максимально использовать свои ресурсы.
Что такое BPM?
Управление бизнес-процессами (business process management) – это метод, с помощью которого организации управляют и улучшают свои процессы.
BPM включает анализ каждого процесса, а также анализ роли, которую он играет в общей картине бизнеса. BPM – это все о тонкой настройке процессов, чтобы выжать каждую возможную каплю оптимизации. Это может быть так же просто, как удалить лишний шаг в процессе или перестроить весь процесс с нуля.
Прежде чем углубится в управление бизнес-процессами, важно сначала определить, что представляет собой процесс в этом контексте.
Что такое бизнес-процесс?
Бизнес-процесс может быть описан как серия повторяющихся шагов, предназначенных для достижения цели. Повторение является ключевым аспектом бизнес-процессов. Они должны выполняться регулярно и более или менее одинаково каждый раз.
Процессы – это не то же самое, что проекты или задачи. Проекты – это отдельные экземпляры конкретной работы. При выполнении проекта цель состоит в том, чтобы достичь единственного единовременного результата. Задачи, с другой стороны, являются отдельными делами или частями проекта, которые необходимо выполнить, чтобы проект считался завершенным. Процессы – это задания, которые выполняются на регулярной основе, например, регистрация новых сотрудников, рассмотрение жалоб клиентов или продажи.
Как работает BPM?
Управление бизнес-процессами, как дисциплина, пытается рассматривать каждый процесс, выполняемый организацией, как отдельную, изолированную работу, одновременно рассматривая их как часть более крупной организационной головоломки.
Использование методов и инструментов BPM требует умения смотреть на бизнес в микро и макро масштабе в тандеме. Каждый процесс должен быть оптимизирован внутри самого себя, но также следует учитывать влияние, которое он оказывает на другие процессы или виды деятельности.
BPM – это постоянный цикл, включающий четыре основных этапа: анализ, проектирование, моделирование и внедрение.
Анализ
Каждый бизнес-процесс анализируется на предмет его эффективности и оптимизации. Целью этого этапа является мониторинг операций и определение возможностей для улучшения. Анализ включает в себя прохождение каждого процесса, чтобы увидеть, что работает, а что нет. Этап анализа – это непрерывный процесс.
Проектирование
После определения возможностей для улучшения специалисты BPM начинают разрабатывать идеи о том, как наилучшим образом решить проблему или оптимизировать процесс. Это время для создания целей. Процессы должны быть разработаны как идеальная версия самих себя на этом этапе.
Моделирование
Методы моделирования могут варьироваться в зависимости от процесса, который дорабатывается, но создание прототипов или выполнение контрольных примеров всегда являются отличным способом увидеть, как предлагаемые изменения повлияют на операции. Этот шаг необходим для уточнения дизайнерских идей и объединения концепций в действенные изменения.
Воплощение в жизнь
Как только моделирование подтвердит, что предлагаемые изменения оказывают положительное влияние на процесс и бизнес в целом, наступает время для внесения изменений и объединения всех частей. Внедрение новых процессов или модифицированных процессов может быть сложной задачей, но если предшествующие этапы были успешными, то вы знаете, что усилия стоят конечного результата.
