No contexto do rápido desenvolvimento da sociedade e do recebimento diário de uma grande quantidade de informações, uma pessoa necessita cada vez mais de tempo para utilizar integralmente os recursos disponibilizados.
A aceleração do ritmo de vida leva ao fato de que as pessoas devem ou sacrificar algo em benefício dos objetivos principais, ou construir atividades da forma mais racional e eficiente, reduzindo os custos de tempo.
A aleatoriedade na construção das atividades, a desordem no cronograma de operações e a falta de um plano de ação bem pensado levam ao fato de uma pessoa não ter tempo para fazer todas as coisas necessárias. Como resultado, há tensão, nervosismo, perda de tempo e energia, o que afeta negativamente os resultados da vida das pessoas.
A gestão do tempo visa agilizar suas ações e operações, bem como construir um cronograma para sua implementação, a fim de atingir seus objetivos da forma mais completa possível e com o mínimo de tempo.
A história da gestão do tempo
Mesmo nos tempos antigos, as pessoas tentavam construir seu modo de atividade de forma a tomar as medidas necessárias em pouco tempo e ao mesmo tempo obter o efeito máximo. No entanto, a gestão do tempo não recebeu a devida atenção, uma vez que não havia uma necessidade especial para isso.
Com o desenvolvimento do progresso científico e tecnológico e a aceleração do ritmo de vida em sociedade, surge uma nova direção de pensamento – gestão do tempo – como a ciência da gestão do tempo. A formação deste conceito remonta à segunda metade do século XX. (70-80 anos), quando tanto os cientistas da comunidade mundial quanto nossos compatriotas começaram a lidar seriamente com essa questão.
No século XXI, a teoria e a prática da gestão do tempo são amplamente utilizadas por diferentes categorias e grupos de pessoas. Isso inclui funcionários de empresas, freelancers, donas de casa e pessoas engajadas em criatividade livre, ou seja, quase todas as pessoas devem estudar detalhadamente as regras e métodos de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade no trabalho e em casa.
A finalidade e os objetivos da gestão do tempo
O principal objetivo da gestão do tempo, baseado na essência deste conceito, é gerir o tempo e alcançar o resultado mais positivo. De acordo com o objetivo, a gestão do tempo resolve as seguintes tarefas:
- organização de operações e ações em ordem de prioridade para uma pessoa;
- classificar metas por importância;
- distribuição de deveres e responsabilidades entre os membros de um grupo ou equipe;
- criar um cronograma para realizar as operações como a maneira mais eficiente de planejar o tempo;
- construindo o modelo de comportamento mais racional ao usar um recurso temporário;
- aumento da produtividade do trabalho e, como resultado, sua eficiência e eficácia;
- Procure reservas de tempo ocultas que possam ser usadas com mais eficiência.
As tarefas listadas são áreas de atividade ampliadas e, portanto, cada bloco pode ser dividido em muitas subtarefas menores. O que exatamente eles serão – depende de cada pessoa individualmente. O principal é que todos eles devem obedecer ao objetivo principal.
Ao resolver esses problemas, cada pessoa pode aprender a gerenciar adequadamente seu tempo, usando-o da maneira mais eficiente possível. Tais atividades permitem que você aprenda autocontrole e análise, estudo independente de vários métodos e práticas, organização do tempo pessoal para trabalho e descanso.
Princípios de gerenciamento de tempo
Como qualquer outra área do conhecimento, a gestão do tempo é baseada em certos princípios desenvolvidos por especialistas e tomados como base para uso. Os seguintes princípios de gestão do tempo devem ser destacados:
Planejamento
A gestão eficaz do tempo só é possível se estiver claramente dividida em determinados períodos para a execução de quaisquer ações. Ao mesmo tempo, por conveniência, você pode usar vários métodos de planejamento – escreva em um caderno ou organizador, em aplicativos especiais em seu telefone ou computador. O planejamento visual permite que você faça uma avaliação visual do cronograma elaborado, o que ajuda a analisá-lo com mais detalhes para eficácia.
Determinando a complexidade das tarefas
Ao elaborar um plano, é necessário focar no fato de que algumas tarefas e operações são mais complexas, exigindo concentração máxima ou grande quantidade de tempo. São eles que devem ser realizados em primeiro lugar e de preferência na primeira metade do dia, pois nesse período a pessoa tem mais força, está concentrada e seu desempenho é muito maior.
Depois de concluir tarefas complexas, você já pode se envolver em operações mais simples que podem ser executadas em um modo familiar semiautomático. Se você construir um cronograma na forma oposta, ou seja, primeiro faça as coisas fáceis e depois as difíceis, então com um alto grau de probabilidade uma pessoa não será capaz de fazer o trabalho duro, porque simplesmente não terá força;
Dividir processos complexos em simples
Se durante o planejamento houver pontos especialmente difíceis que exigem uma grande quantidade de recursos, é melhor dividi-los em menores. Nesse caso, um objetivo aparentemente insolúvel será cumprido quando a execução de um conjunto de subobjetivos simples for alcançada;
Pesquisar reservas de tempo ocultas
Muitas vezes as pessoas não percebem que alguns períodos de tempo poderiam ser usados de forma mais produtiva e, em vez disso, os gastam em coisas inúteis. O flagelo da sociedade moderna são as redes sociais e a Internet, nas quais há tanta informação (útil e não muito) que às vezes uma pessoa não percebe como pode passar várias horas seguidas em um computador ou telefone.
Este tempo poderia muito bem ter sido usado de forma mais eficaz. É necessário identificar por si mesmo aquelas operações que são ineficazes e desnecessárias e começar a reduzir o tempo gasto nelas. Em vez disso, você pode criar atividades para si mesmo que realmente dariam algum tipo de resultado positivo.
Além disso, você pode combinar efetivamente duas classes, se elas não interferirem uma na outra. Por exemplo, se uma pessoa está esperando na fila, ela pode simultaneamente ler um artigo científico informativo sobre sua profissão ou começar a fazer um plano para o dia seguinte;
Motivação
Uma pessoa motivada realiza atividades com produtividade muito maior. A motivação intrínseca é uma espécie de alavanca ou catalisador, devido ao qual se manifesta um maior grau de perseverança, concentração de atenção e foco na obtenção do resultado final.
A motivação pode ser expressa de uma forma específica, e na maioria das vezes é um resultado financeiro, ou seja, receber dinheiro pelo trabalho realizado. Para se motivar, você pode pensar em quais benefícios o dinheiro será gasto.
Além disso, a motivação também pode ser puramente emocional, quando uma pessoa recebe satisfação psicológica ou física do resultado de sua atividade.
Regras de gerenciamento de tempo
A gestão eficaz do tempo envolve seguir certas regras de conduta, que são as seguintes:
- Use várias ferramentas e técnicas para planejar seu tempo;
- mantenha seu espaço de trabalho limpo para não perder tempo procurando documentos;
- não estude informações que não sejam necessárias para uma tarefa específica;
- não perca tempo navegando inutilmente nas mídias sociais;
- não faça várias coisas ao mesmo tempo, concentre-se em uma coisa;
- aprenda a recusar as pessoas se elas pedirem para você fazer um trabalho que você não precisa;
- determine os períodos em que você tem a maior atividade mental e física – faça um trabalho difícil neste momento;
- Reserve um tempo para relaxar e aprenda a relaxar completamente, não aos trancos e barrancos.
As regras de gerenciamento de tempo visam definir de maneira geral as táticas de organização do fluxo de trabalho. Sua aplicação é necessária para aumentar efetivamente a produtividade de uma pessoa e formular uma linha de seu comportamento na implementação do processo de trabalho.
Técnicas de gerenciamento de tempo
A gestão do tempo é um guia para a ação voltada para a gestão do tempo e contém métodos específicos para a realização dessa atividade. Dentre eles, os métodos mais utilizados são:
- Método de criação de cronograma de trabalho baseado em biorritmo – “coruja” ou “cotovia”. Ele sugere que cada pessoa pertence a um dos dois tipos de biorritmos, cuja atividade se manifesta em diferentes momentos do dia. É necessário elaborar um plano de trabalho e um cronograma de tal forma que as tarefas mais complexas e demoradas sejam concluídas durante um período de maior atividade do corpo.
- O método do primeiro passo baseia-se no fato de que iniciar um negócio difícil é sempre difícil, mas para isso você só precisa dar o primeiro passo. O progresso adicional será mais fácil, porque é sempre difícil para uma pessoa começar exatamente. Para que a primeira etapa seja bem-sucedida, você deve criar um modelo específico que possa ser usado para realizar operações semelhantes;
- Um método de restrição para ajudar a tomar decisões quando há incerteza. Se uma pessoa não sabe qual decisão tomar em uma situação específica, ela se impõe uma certa restrição – por exemplo, escolher entre duas opções em 10 minutos ou se não decidir fazer essa ação específica;
- O método de escrever de forma complexa pressupõe que todas as entradas devem ser feitas em um caderno ou organizador, e não em muitos pedaços de papel espalhados. Assim será sempre mais fácil encontrar a informação que necessita, e nunca se perderá, estando presa com toda a informação necessária;
- O método de registro gráfico sugere que às vezes é mais fácil e conveniente exibir informações usando um diagrama ou gráfico. Assim, será mais compreensível e fácil de lembrar, e muito menos tempo será gasto na correção.
Desvantagens do gerenciamento de tempo
O planejamento da gestão do tempo sempre dá resultados tangíveis, mas ao mesmo tempo tem várias desvantagens. Estes devem incluir coisas como:
- Circunstâncias de força maior emergentes podem interromper o cronograma. Mas, se as tarefas estão planejadas, elas ainda precisam ser resolvidas, e então começa uma nova busca por tempo livre. A violação do cronograma estabelecido pode levar ao nervosismo e à irritabilidade e, como resultado, à deterioração do bem-estar de uma pessoa;
- A liberação do tempo livre envolve usá-lo para realizar novas tarefas, em relação às quais uma pessoa se sobrecarrega deliberadamente com o trabalho. Em uma situação de aumento do volume de operações e aumento da produtividade, pode haver um aumento da fadiga que pode se tornar crônica;
- Um cronograma claro é bom, mas pode parecer que é o “Dia da Marmota” todos os dias. Uma pessoa precisa fazer muitas coisas diferentes todos os dias, depois das quais tudo começará de novo.
Os 5 principais livros sobre gerenciamento de tempo
- Trabalhe menos, faça mais – K. Gleason
- Gestão extrema do tempo – N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
- A arte de ser pontual – A. Lacaine
- Movimentação do tempo. Como conseguir viver e trabalhar – G. Arkhangelsky
- Gestão de tempo difícil. Assuma o controle de sua vida – Dan S. Kennedy
