A Matriz de Eisenhower é um método para priorizar suas tarefas com base em sua urgência. Isso ajuda você a determinar quais atividades são importantes e quais não merecem sua atenção.
O criador da famosa Matriz de Eisenhower é Dwight Eisenhower.
Esta citação também estabelece as bases para o gerenciamento de tempo pessoal de Dwight Eisenhower. Passando para a matriz, a matriz basicamente categoriza suas tarefas em 4 quadrantes de acordo com o que você precisa fazer em determinados momentos do dia.
Esses 4 quadrantes são:
- Ação.
- Solução.
- Delegação.
- Remover.
Ação
O primeiro quadrante da Matriz de Eisenhower consiste em suas tarefas mais importantes. Ações que precisam ser tomadas com urgência. Esta categoria geralmente inclui tarefas com prazo próximo ou aquelas que não podem ser adiadas.
Para colocar tarefas nesta categoria, você precisa primeiro analisar cuidadosamente suas prioridades e depois decidir se ela atende aos critérios “Faça agora”. Se uma tarefa precisa ser concluída em um dia ou não mais do que no dia seguinte, é uma tarefa urgente.
Outra maneira de contextualizar isso é lembrar o famoso princípio de Mark Twain de “comer o sapo” de que você deve fazer as coisas mais urgentes do dia logo pela manhã.
Vejamos um exemplo de trabalho específico para facilitar as coisas para você. No final de cada semana, você recebe a responsabilidade de fornecer ao seu gerente um relatório abrangente. Agora seu fim de semana é sexta-feira. É quinta-feira de manhã e você ainda não terminou seu relatório. Isso se aplica a tarefas urgentes? Absolutamente!
Solução
O 2º quadrante da matriz de Eisenhower é a solução. Consiste em tarefas importantes, mas não necessariamente urgentes. Isso pode incluir uma série de responsabilidades, desde cartas profissionais, acompanhamentos, até reuniões e compromissos mais pessoais.
As tarefas neste quadrante devem ser agendadas para outro momento. Via de regra, essas tarefas estão alinhadas com seus objetivos de longo prazo e contribuem para o seu crescimento. Um exemplo comum do dia-a-dia seria o exercício. Você sabe que é importante para uma boa saúde, mas não tem tempo para isso. Então, você precisa decidir quando está pronto para atacar.
Agende as tarefas de forma que elas não entrem na categoria “urgente”. Certifique-se de ter tempo suficiente para completá-los enquanto eles ainda cabem nessa unidade.
Delegação
3 quadrante da matriz de Eisenhower – delegação. Esta categoria inclui tarefas sem importância, mas urgentes. Embora isso pareça contra-intuitivo, porque naturalmente seu primeiro instinto seria que tarefas não urgentes também são importantes? Não é necessário!
Essas atividades costumam dar a ilusão de que você é importante, quando na verdade não contribuem muito para sua produtividade. Você precisa decidir se precisa reagendar este evento ou se outra pessoa pode fazê-lo.
Alguns dos exemplos podem incluir agendar entrevistas, responder a determinados e-mails ou reuniões de equipe que outra pessoa pode organizar enquanto você está ocupado com suas atividades do Quadrante 1.
Eliminação
A última categoria da matriz de Eisenhower é a eliminação. Eles consistem em tarefas que, de fato, matam sua produtividade. Eles não contribuem para seus objetivos em tudo. Identifique essas atividades e elimine-as para melhorar sua produtividade.
Exemplos comuns de tais atividades são navegar sem pensar nas mídias sociais, verificar constantemente seu telefone em busca de chamadas ou mensagens, jogar videogame ou atividades comuns que você usa para procrastinar.
Como usar a matriz Eisenhower para gerenciamento de tempo?
Se até agora você está se perguntando que sua vida será magicamente organizada com essa matriz, não é tão fácil assim! Mas com um pouco de esforço, você pode entrar no caminho certo.
Primeiro você precisa categorizar suas tarefas urgentes e importantes. Para fazer isso, você precisa priorizar e determinar corretamente os níveis de urgência.
Suas tarefas urgentes geralmente estão associadas a restrições de tempo. Todas essas aulas dizem “faça agora” e exigem sua máxima atenção.
Por outro lado, suas tarefas importantes tendem a ser de longo prazo e focadas. Via de regra, eles não fornecem resultados imediatos e estão mais focados em tomar decisões mais efetivas de longo prazo.
Depois de terminar de categorizar suas tarefas urgentes e importantes, aqui estão algumas coisas que você precisa fazer para utilizar totalmente o potencial da Matriz de Eisenhower para gerenciamento de tempo:
Dê códigos de cores aos quadrantes
Atribua códigos de cores aos seus quadrantes para entender rapidamente a gravidade da situação. Ao distribuir as cores, você pode descobrir rapidamente o que fazer em seguida. Esses códigos de cores também ajudam você a priorizar suas tarefas para uma tomada de decisão informada.
Por exemplo: O quadrante Antes pode ser colorido em vermelho para indicar a urgência das tarefas.
Categorize suas atividades profissionais e pessoais
Para evitar a duplicação de compromissos, crie matrizes separadas para suas tarefas profissionais e pessoais. Isso o ajudará a entender o que está por vir e influenciará muito a maneira como você gerencia seu tempo. O truque aqui pode ser reservar horas específicas do dia para ambos os tipos de compromissos e ver como isso funciona para você.
Limite o número de elementos em um quad
Adicionar muitos elementos ao quadrante complicará demais as coisas, e o propósito de usar a Matriz de Eisenhower para gerenciamento de tempo será perdido. Para otimizá-lo, limite o número de ações a 7 ou 8. Dessa forma, você não ficará sobrecarregado com o que precisa fazer.
Marina cumpre diligentemente seus deveres profissionais. Durante o dia, ela faz o que se espera dela, e muitas vezes mais. Ficar até tarde no trabalho, negligenciar as obrigações pessoais por causa das obrigações profissionais é muito comum para ela.
E todas as obrigações familiares importantes que ela perdeu são uma história diferente. Mas tudo isso agora está afetando sua saúde (mental e fisicamente) e sua produtividade.
Então, o que exatamente está faltando em sua vida? Como você deve ter adivinhado, as matrizes de Eisenhower.
Muitas vezes você pode não perceber, mas a única coisa que você precisa em sua vida é um pouco de organização e priorização do que precisa ser feito para cumprir obrigações sobrepostas.
Com isso dito, você provavelmente está pensando que não é tão difícil. Você está certo e errado ao mesmo tempo. Errado no sentido de que, se você acha que fazer uma lista aleatória de tarefas faz maravilhas para você, funcionará, mas não da maneira que você gostaria.
E você está certo, com um pouco mais de esforço e usando a Matriz de Eisenhower, sua vida será muito melhor.
