A gestão de negócios nunca foi uma tarefa fácil. Os avanços modernos permitem níveis inéditos de otimização operacional e insights de dados.
As ferramentas disponíveis para os empresários de hoje são quase ilimitadas, o que pode ser uma benção e uma maldição. Existem ferramentas disponíveis para gerenciar todos os aspectos de um negócio, desde estoque até atendimento ao cliente e impostos. Cada software adicionado à pilha de tecnologia de uma empresa ajuda a suportar a carga de gerenciamento e também aumenta a complexidade da organização como um todo.
Progresso e complexidade muitas vezes andam de mãos dadas. Isto é especialmente verdadeiro para o progresso tecnológico. A boa notícia é que, embora os sistemas estejam se tornando mais complexos, eles também estão se tornando mais eficientes e precisos. Isso não impede que a dificuldade crie obstáculos.
Um dos obstáculos mais complicados ao trabalhar em um sistema complexo é a análise de sua otimização. Cada parte em movimento desempenha um papel que pode ser difícil de apreciar, e as próprias partes podem ter um inchaço desnecessário. É aqui que o gerenciamento de processos de negócios (BPM) pode ser introduzido para ajudar as organizações a aproveitar ao máximo seus recursos.
O que é BPM?
O BPM inclui uma análise de cada processo, bem como uma análise do papel que desempenha no quadro geral do negócio. BPM tem tudo a ver com processos de ajuste fino para espremer cada gota possível de otimização. Pode ser tão simples quanto remover uma etapa extra no processo ou reconstruir todo o processo do zero.
Antes de mergulhar no gerenciamento de processos de negócios, é importante primeiro definir o que é um processo nesse contexto.
O que é um processo de negócios?
Um processo de negócios pode ser descrito como uma série de etapas iterativas projetadas para atingir um objetivo. A repetição é um aspecto fundamental dos processos de negócios. Eles devem ser realizados regularmente e mais ou menos o mesmo todas as vezes.
Processos não são o mesmo que projetos ou tarefas. Projetos são instâncias individuais de um trabalho específico. Ao executar um projeto, o objetivo é alcançar um resultado único e único. As tarefas, por outro lado, são tarefas individuais ou partes de um projeto que devem ser concluídas para que o projeto seja considerado completo.
Processos são tarefas executadas regularmente, como integração de novos funcionários, tratamento de reclamações de clientes ou vendas.
Como funciona o BPM?
O gerenciamento de processos de negócios, como uma disciplina, tenta tratar cada processo executado por uma organização como um trabalho separado e isolado, enquanto os vê como parte de um quebra-cabeça organizacional maior.
O uso de métodos e ferramentas de BPM requer a capacidade de olhar para o negócio em escalas micro e macro em conjunto. Cada processo deve ser otimizado dentro de si, mas o impacto que tem em outros processos ou atividades também deve ser considerado.
BPM é um ciclo contínuo que inclui quatro etapas principais: análise, projeto, modelagem e implementação.
Análise
Cada processo de negócio é analisado quanto à sua eficiência e otimização. O objetivo desta fase é monitorar as operações e identificar oportunidades de melhoria. A análise envolve passar por cada processo para ver o que funciona e o que não funciona. A fase de análise é um processo contínuo.
Projeto
Após identificar oportunidades de melhoria, os profissionais de BPM começam a desenvolver ideias sobre a melhor forma de resolver um problema ou otimizar um processo. Este é o momento de criar metas. Os processos devem ser concebidos como uma versão ideal de si mesmos nesta fase.
Modelagem
As técnicas de modelagem podem variar dependendo do processo que está sendo refinado, mas prototipar ou executar casos de teste é sempre uma ótima maneira de ver como as alterações propostas afetarão as operações. Esta etapa é necessária para refinar ideias de design e combinar conceitos em mudanças acionáveis.
Dando vida a isso
Uma vez que a simulação confirme que as mudanças propostas têm um impacto positivo no processo e no negócio como um todo, é hora de fazer as mudanças e juntar todas as peças. A implementação de novos processos ou processos modificados pode ser uma tarefa assustadora, mas se as etapas anteriores tiverem sido bem-sucedidas, você saberá que o esforço vale o resultado final.
