في سياق التطور السريع للمجتمع والاستلام اليومي لكمية كبيرة من المعلومات ، يحتاج الشخص إلى المزيد والمزيد من الوقت لاستخدام الموارد المقدمة بالكامل.
يؤدي تسريع وتيرة الحياة إلى حقيقة أنه يجب على الناس إما التضحية بشيء ما لصالح الأهداف الرئيسية ، أو بناء الأنشطة بأكثر الطرق عقلانية وكفاءة ، مما يقلل من تكاليف الوقت.
تؤدي العشوائية في بناء الأنشطة والاضطراب في جدول العمليات وعدم وجود خطة عمل مدروسة جيدًا إلى حقيقة أن الشخص ليس لديه الوقت للقيام بكل الأشياء الضرورية. ونتيجة لذلك هناك توتر وعصبية وهدر للوقت والطاقة مما يؤثر سلبًا على نتائج حياة الناس.
تهدف إدارة الوقت إلى تبسيط إجراءاتك وعملياتك ، بالإضافة إلى إنشاء جدول زمني لتنفيذها من أجل تحقيق أهدافك على أكمل وجه ممكن وبأقل وقت ممكن.
تاريخ إدارة الوقت
حتى في العصور القديمة ، حاول الناس بناء نمط نشاطهم بطريقة تتخذ الإجراءات اللازمة في وقت قصير وفي نفس الوقت تحقيق أقصى قدر من التأثير. ومع ذلك ، لم يتم إيلاء الاهتمام الواجب لإدارة الوقت ، حيث لم تكن هناك حاجة خاصة إليها.
مع تطور التقدم العلمي والتكنولوجي وتسريع وتيرة الحياة في المجتمع ، ظهر اتجاه جديد للفكر – إدارة الوقت – باعتباره علم إدارة الوقت. يعود تشكيل هذا المفهوم إلى النصف الثاني من القرن العشرين. (70-80 عامًا) ، عندما بدأ كل من علماء المجتمع العالمي ومواطنينا في التعامل بجدية مع هذه القضية.
في القرن الحادي والعشرين ، يتم استخدام نظرية وممارسة إدارة الوقت على نطاق واسع من قبل فئات ومجموعات مختلفة من الناس. يشمل هؤلاء موظفي المؤسسات ، والعاملين لحسابهم الخاص ، وربات البيوت ، والأشخاص المنخرطين في الإبداع الحر ، أي أنه يجب على كل شخص تقريبًا أن يدرس بالتفصيل قواعد وأساليب إدارة الوقت لزيادة الإنتاجية في العمل والمنزل.
الغرض من إدارة الوقت وأهدافها
الهدف الرئيسي لإدارة الوقت ، بناءً على جوهر هذا المفهوم ، هو إدارة الوقت وتحقيق النتيجة الأكثر إيجابية. وفقًا للهدف ، فإن إدارة الوقت تحل المهام التالية:
- ترتيب العمليات والإجراءات حسب الأولوية للشخص ؛
- ترتيب الأهداف حسب الأهمية
- توزيع الواجبات والمسؤوليات بين أعضاء مجموعة أو فريق ؛
- وضع جدول زمني لأداء العمليات باعتبارها الطريقة الأكثر فعالية لتخطيط الوقت ؛
- بناء أكثر نموذج عقلاني للسلوك عند استخدام مورد مؤقت ؛
- زيادة إنتاجية العمل ، ونتيجة لذلك ، كفاءتها وفعاليتها ؛
- ابحث عن احتياطيات الوقت المخفية التي يمكن استخدامها بكفاءة أكبر.
المهام المدرجة هي مناطق نشاط مكبرة ، وبالتالي يمكن تقسيم كل كتلة إلى العديد من المهام الفرعية الأصغر. ماذا سيكونون بالضبط – الأمر متروك لكل شخص على حدة. الشيء الرئيسي هو أنه يجب عليهم جميعًا الانصياع للهدف الرئيسي.
من خلال حل هذه المشكلات ، يمكن لكل شخص تعلم كيفية إدارة وقته بشكل صحيح ، واستخدامه بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. تتيح لك هذه الأنشطة تعلم ضبط النفس والتحليل ، والدراسة المستقلة لمختلف الأساليب والممارسات ، وتنظيم الوقت الشخصي للعمل والراحة.
مبادئ إدارة الوقت
مثل أي مجال آخر من مجالات المعرفة ، تعتمد إدارة الوقت على مبادئ معينة وضعها الخبراء وأخذت كأساس للاستخدام. يجب تسليط الضوء على المبادئ التالية لإدارة الوقت:
التخطيط
الإدارة الفعالة للوقت ممكنة فقط إذا تم تقسيمها بوضوح إلى فترات معينة لأداء أي إجراءات. في الوقت نفسه ، للراحة ، يمكنك استخدام طرق تخطيط مختلفة – اكتب في دفتر ملاحظات أو منظم ، في تطبيقات خاصة على هاتفك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يتيح لك التخطيط المرئي تقديم تقييم مرئي للجدول الزمني الذي تم وضعه ، مما يساعد على تحليله بمزيد من التفاصيل من أجل الفعالية.
تحديد مدى تعقيد المهام
عند وضع خطة ، من الضروري التركيز على حقيقة أن بعض المهام والعمليات أكثر تعقيدًا ، وتتطلب أقصى تركيز أو قدرًا كبيرًا من الوقت. يجب أن يتم إجراؤها أولاً وقبل كل شيء ويفضل أن يكون ذلك في النصف الأول من اليوم ، لأنه خلال هذه الفترة يكون لدى الشخص قوة أكبر ، ويتركز ويكون أداؤه أعلى من ذلك بكثير.
بعد الانتهاء من المهام المعقدة ، يمكنك بالفعل الانخراط في عمليات أبسط يمكن إجراؤها في الوضع المألوف شبه التلقائي. إذا قمت ببناء جدول في الشكل المعاكس ، أي ، أولاً ، قم بأشياء سهلة ، ثم أشياء صعبة ، ثم مع درجة عالية من الاحتمال لن يتمكن الشخص من القيام بعمل شاق ، لأنه ببساطة لن يكون لديه القوة ؛
تقسيم العمليات المعقدة إلى عمليات بسيطة
إذا كانت هناك أثناء التخطيط نقاط صعبة تتطلب قدرًا كبيرًا من الموارد ، فمن الأفضل تقسيمها إلى نقاط أصغر. في هذه الحالة ، سيتم تحقيق هدف يبدو غير قابل للحل عند تنفيذ مجموعة من الأهداف الفرعية البسيطة ؛
البحث عن احتياطيات الوقت المخفية
غالبًا لا يلاحظ الناس أن بعض الفترات الزمنية يمكن استخدامها بشكل أكثر إنتاجية ، وبدلاً من ذلك يقضونها في أشياء غير مجدية. إن بلاء المجتمع الحديث هو الشبكات الاجتماعية والإنترنت ، حيث يوجد الكثير من المعلومات (مفيدة وليست كثيرة) لدرجة أن الشخص في بعض الأحيان لا يلاحظ كيف يمكنه قضاء عدة ساعات على الكمبيوتر أو الهاتف على التوالي.
كان من الممكن استخدام هذه المرة بشكل أكثر فعالية. من الضروري أن تحدد بنفسك تلك العمليات غير الفعالة وغير الضرورية ، وأن تبدأ في تقليل الوقت الذي يقضيه فيها. بدلاً من ذلك ، يمكنك أن تبتكر أنشطة لنفسك تعطي حقًا نوعًا من النتائج الإيجابية.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الجمع بين فئتين بشكل فعال ، إذا لم تتداخل مع بعضهما البعض. على سبيل المثال ، إذا كان الشخص ينتظر في طابور ، يمكنه في الوقت نفسه قراءة مقال علمي إعلامي في مهنته أو البدء في وضع خطة لليوم التالي ؛
الدافع
يقوم الشخص المتحمس بأنشطة ذات إنتاجية أكبر بكثير. الدافع الداخلي هو نوع من الرافعة أو المحفز ، بسبب درجة أعلى من المثابرة وتركيز الانتباه والتركيز على الحصول على النتيجة النهائية.
يمكن التعبير عن الدافع في شكل محدد ، وغالبًا ما يكون نتيجة مالية ، أي تلقي الأموال مقابل العمل المنجز. لتحفيز نفسك ، يمكنك التفكير في الفوائد التي سيتم إنفاق الأموال عليها.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون الدافع أيضًا عاطفيًا بحتًا ، عندما يتلقى الشخص إشباعًا نفسيًا أو جسديًا من نتيجة نشاطه.
قواعد إدارة الوقت
تتضمن الإدارة الفعالة للوقت اتباع قواعد سلوك معينة ، وهي كما يلي:
- استخدم أدوات وتقنيات متنوعة لتخطيط وقتك ؛
- حافظ على نظافة مساحة عملك حتى لا تضيع الوقت في البحث عن المستندات ؛
- لا تدرس المعلومات التي ليست ضرورية لمهمة معينة ؛
- لا تضيعوا الوقت في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي بلا فائدة ؛
- لا تفعل عدة أشياء في نفس الوقت ، وركز على شيء واحد ؛
- تعلم كيفية رفض الأشخاص إذا طلبوا منك القيام بعمل لا تحتاج إليه ؛
- حدد الفترات التي تمارس فيها أعلى نشاط عقلي وجسدي – قم بعمل شاق في هذا الوقت ؛
- خذ وقتًا للاسترخاء وتعلم الاسترخاء تمامًا ، وليس في نوبات متقطعة.
تهدف قواعد إدارة الوقت إلى تحديد تكتيكات تنظيم سير العمل بطريقة عامة. تطبيقهم ضروري من أجل زيادة إنتاجية الشخص بشكل فعال وصياغة خط لسلوكه في تنفيذ عملية العمل.
تقنيات إدارة الوقت
إدارة الوقت هي دليل للعمل يهدف إلى إدارة الوقت ، وتحتوي على طرق محددة لتنفيذ هذا النشاط. من بينها ، الطرق الأكثر استخدامًا هي:
- طريقة إنشاء جدول العمل المستند إلى النظم البيولوجية – “بومة” أو “قبرة”. يقترح أن كل شخص ينتمي إلى نوعين من الإيقاع الحيوي ، يتجلى نشاطهما في أوقات مختلفة من اليوم. من الضروري تشكيل خطة عمل وجدول زمني بحيث يتم إكمال المهام الأكثر تعقيدًا واستهلاكًا للوقت خلال فترة زيادة نشاط الجسم.
- طريقة الخطوة الأولى تستند إلى حقيقة أن بدء عمل تجاري صعب يكون دائمًا صعبًا ، ولكن من أجل ذلك ، ما عليك سوى اتخاذ الخطوة الأولى. سيكون المزيد من التقدم أسهل ، لأنه من الصعب دائمًا على الشخص أن يبدأ بالضبط. لكي تنجح الخطوة الأولى ، يجب عليك إنشاء قالب محدد يمكن استخدامه لإجراء عمليات مماثلة ؛
- طريقة القيد للمساعدة في اتخاذ القرارات عند عدم اليقين. إذا كان الشخص لا يعرف القرار الذي سيتخذه في موقف معين ، فإنه يضع لنفسه قيدًا معينًا – على سبيل المثال ، للاختيار من بين خيارين في 10 دقائق أو إذا لم يقرر القيام بهذا الإجراء المحدد ؛
- طريقة الكتابة في شكل معقد تفترض أن جميع الإدخالات يجب أن تتم في دفتر ملاحظات أو منظم واحد ، وليس على العديد من الأوراق المتناثرة. لذلك سيكون من الأسهل دائمًا العثور على المعلومات التي تحتاجها ، ولن تضيع أبدًا ، حيث يتم ربطها بجميع المعلومات الضرورية ؛
- طريقة التسجيل الرسومي أنه في بعض الأحيان يكون من الأسهل والأكثر ملاءمة عرض المعلومات باستخدام رسم تخطيطي أو رسم بياني. لذلك سيكون الأمر أكثر قابلية للفهم والتذكر ، وسيتم تخصيص وقت أقل بكثير في الإصلاح.
عيوب إدارة الوقت
يعطي تخطيط إدارة الوقت دائمًا نتائج ملموسة ، ولكن في نفس الوقت له عدد من العيوب. يجب أن تشمل هذه أشياء مثل:
- قد تؤدي ظروف قاهرة ناشئة إلى تعطيل الجدول. ولكن ، إذا تم التخطيط للمهام ، فلا يزال يتعين حلها ، ثم يبدأ بحث جديد عن وقت الفراغ. يمكن أن يؤدي انتهاك الجدول الذي تم وضعه إلى العصبية والتهيج ، ونتيجة لذلك ، تدهور رفاهية الشخص ؛
- يتضمن تحرير وقت الفراغ استخدامه لأداء مهام جديدة ، فيما يتعلق بها يثقل الشخص نفسه عن عمد بالعمل. في حالة زيادة حجم العمليات وزيادة الإنتاجية ، قد تكون هناك زيادة في التعب الذي يمكن أن يصبح مزمنًا ؛
- الجدول الزمني الواضح جيد ، ولكن يبدو أنه “يوم جرذ الأرض” كل يوم. يحتاج المرء إلى القيام بالعديد من الأشياء المختلفة كل يوم ، وبعد ذلك سيبدأ كل شيء من جديد.
أفضل 5 كتب في إدارة الوقت
- اعمل أقل ، أنجز أكثر – ك. جليسون
- إدارة الوقت القاسي – N. Mrochkovsky ، A. Tolkachev
- فن التواجد في الوقت المناسب – أ. لاكين
- القيادة الزمنية. كيف تدير العيش والعمل – G. Arkhangelsky
- إدارة الوقت الصعبة. تحكم في حياتك – دان إس كينيدي
